Сегодня будет ода протоколу.
Протокол, как фиксация позиций сторон, намерений и договоренностей в ходе и по результатам переговоров.
В тот момент, как моя позиция по отношению к этому документу сместилась с формальной отстраненности к поиску ответа на вопрос- а зачем?, я стала его приверженцем.
В каких ситуациях составление протокола полезно?
- при кардинально разных взглядах, потребностях сторон на решаемый вопрос
- при разных культурных уровнях участников переговоров
- при выработке группового решения, где мнение каждого ценно
- при большом желании сторон (хотя бы одной стороны) достичь договоренности
Даже из перечисленных ситуаций видны выгоды от составления протокола, однако, опишу отдельно:
- прояснение ожиданий сторон
- фиксация промежуточных и финальных договоренностей
- сохранение деталей информации
- возможность максимально конкретизировать договоренности
- передача информации заинтересованным в результатах переговоров лицам в доступном им в любой момент и максимально конкретном виде
- возможность продвигаться в отношениях за счет четкой фиксации достигнутого ( не топчемся на месте, не повторяем обсуждения)
- и ключевое, повышается эффективность переговорного процесса.
Это могут быть переговоры и в деловой, и личной жизни.
Я, например, обязательно направляю напоминалку даже собеседнику, с которым мы до чего-то договорились и в личном общении. Правда она включает только 5 и 6 пункты из перечня ниже. И в 100% случаев человек доволен , потому что наступает ясность в отношениях, ожиданиях. Становится проще выстраивать доверительные отношения там, где мы этого хотим.
Форма протокола не так важна, однако, есть обязательный набор параметров, ради которых он и составляется.
Для меня это:
- Дата
- Участники.
- Круг вопросов для обсуждения/повестка.
- Ключевая информация, предоставленная сторонами/Основные мнения сторон.
- Договоренности (со сроками и остальной конкретикой по SMART) сторон. Обязательно всех сторон. По сути, это action plan.
- Сроки следующего контакта и новый состав участников.
Думаю, вы видите, это напоминалка для участников.
Как вы относитесь к составлению протокола? Пользуетесь?
