Многие из нас в той или иной степени понимают пользу и цель делегирования — создание команды, готовой взять на себя часть рабочей нагрузки. Это позволяет вам оставить себе лишь те задания, справиться с которыми другим не под силу. Проведите ревизию, опираясь на следующие шесть критериев, чтобы определить, решение каких задач лучше всего доверить вашим коллегам и подчиненным.
Мелкие. Небольшие задания, которые имеют свойство накапливаться, хотя их выполнение кажется несущественным. К примеру, вам нужно зарегистрироваться на конференцию или другое событие, забронировать билет на самолет. Такие задачи никогда не бывают важными или срочными, но, даже требуя всего несколько минут внимания, выбивают вас из рабочего ритма и мешают заниматься более важными проектами.
Муторные. Если вам нужно вручную перенести список в электронную таблицу или обновить значение ключевых показателей эффективности в вашей презентации, делегируйте это. Вы сможете найти лучшее применение времени, которое у вас отнимают эти сравнительно простые задачи.
Отнимающие много времени. Хотя эти задания важны и относительно трудоемки, они отнимают много времени и не требуют вашего участия на протяжении первых 80% решения вопроса. Вы без проблем можете подключиться к работе, когда 80% ее будет выполнено, чтобы проконтролировать процесс.
Те, которым можно научить. Даже если задание на первый взгляд кажется непростым и, возможно, включает в себя ряд промежуточных задач, его выполнение может быть описано последовательностью действий. Ваши сотрудники легко запомнят ее, вам же останется контролировать качество и давать свое финальное одобрение.
Слишком трудные. Выполнение этих заданий не просто одна из ваших слабых сторон, оно требует навыков, которыми вы не обладаете. Вы тратите существенно больше времени, чем ваши квалифицированные в этой области коллеги, но результаты ваших усилий все равно не превышают среднего уровня. Например, презентацию для командного совещания можно доверить тому, кто лучше в этом разбирается, а создание презентации для выступления за пределами вашей организации стоит поручить профессиональному дизайнеру.
Те, с которыми нельзя медлить. Срочные задания, выполнение которых накладывается на дедлайны других приоритетных проектов. Нет времени делать все и сразу, поэтому вы делегируете важное и срочное задание, чтобы оно выполнялось параллельно с другими.
Ключевой момент, который поможет вам начать лучше делегировать, — это привычка часто (или даже ежедневно) оценивать, какие из стоящих перед вами задач можете сделать только вы. Все остальные вы можете делегировать.
Домашнее задание. В течение следующих двух недель записывайте ваши задания, которые соответствуют приведенным выше критериям на листе бумаги или в такой таблице, где разные колонки соответствуют разным категориям рабочих и домашних задач.
Даже если вы пока не знаете, кому делегировать вашу работу или как это сделать, определитесь сначала, какие задачи вы можете поручить кому-нибудь другому. Вы удивитесь, как этот новый угол зрения позволит вашему разуму решить, какие следующие шаги вам следует предпринять.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи в HBR Россия «Советы тем, кто боится или не умеет делегировать задачи». Другие материалы о профессиональном и личностном росте вы всегда можете найти в разделе на сайте hbr-russia.ru.