Работодателям кажется, что кандидат, которого они нанимают, должен по умолчанию знать все, что касается его зоны ответственности. Звучит справедливо, но насколько это желание соответствует действительности, если вы берете на работу выпускника вуза, или, например, работа в вашей компании связана с каким-то инновационным продуктом, или ваш отдел продаж работает по уникальной методике, о которой не рассказывают на тренингах и семинарах? Выход один — брать максимально подходящего и учить. К слову, обучать и развивать полезно не только новичков, но и опытных специалистов, которые давно работают с вами. В этой статье мы поговорим про базу знаний компании и зададим несколько вопросов про систему обучения специалистам по онлайн-образованию из проекта EdMarket.
Хорошо, когда HR-департаменту вашей компании удается находить самых квалифицированных кандидатов для решения задач. Плохо, что знания и опыт имеют свойство устаревать. Конечно, теоретически можно уволить специалиста, который уже не справляется с вызовами, стоящими перед вашей компанией. Правда, бесконечная ротация кадров — путь в никуда. Гораздо эффективнее помогать уже имеющимся сотрудникам повышать свою квалификацию, получать новые знания и опыт. Для этого компании разрабатывают системы обучения, а одной из основных единиц системы является база знаний. База знаний помогает компании:
- сохранять накопленный опыт: даже если кто-то из сотрудников уйдет, новому специалисту не придется начинать работу с нуля;
- привлекать знания: у руководителей или HR-департамента есть понимание, какие потребности есть у команды, и как их закрыть с помощью внешних экспертов;
- распространить знания внутри коллектива.
Сохранять накопленный опыт:
Этот блок в базе знаний направлен прежде всего на новичков компании. В то же время, здесь может быть собрана информация, которая будет полезна тем, кто переходит в другой отдел, или, например, получил повышение.
Можно создать серию роликов, которые рассказывают о специфике работы отдела или компании. Спикерами могут выступить сотрудники компании, которые поделятся опытом работы в данном отделе или на данной позиции. Также можно написать статьи, составить чек-листы для коллег и создать другие материалы, которые помогут сотрудникам проще понять, как работает компания, как эффективно выполнять свои обязанности, как можно оптимизировать процессы — в общем, все то, что позволит не изобретать каждый раз колесо, а двигаться дальше с пользой и для человека, и для организации .
Привлекать знания:
Не все потребности в знаниях можно закрыть своими силами. К тому же, компания не может существовать в замкнутой системе. Во-первых, постоянно появляются новые инструменты. Во-вторых, всегда полезно узнать об опыте других компаний, которые работают в этом или смежном сегменте.
Привлекать знания можно разными способами: например, пригласить бизнес-тренера, чтобы провести семинар; привлечь эксперта, который напишет серию статей или запишет видеокурс (более простой вариант — купить курс, созданный бизнес-тренером или вузом), можно также оплачивать участие сотрудников в конференциях.
Из бюджетных вариантов: организовать встречи с коллегами из других компаний, проводить открытые лекции, паблик-токи, где все, кто так или иначе работают в вашей сфере, будут общаться и делиться опытом. Также, например, можно делать еженедельные рассылки с обзором статей и книг, которые будут интересны сотрудникам вашей компании.
Распространять знания внутри компании:
Еще одна задача базы знаний — сделать так, чтобы все члены команды понимали, что делают коллеги из других отделов, какие стандарты работы в компании, какие продукты предлагает компания клиентам: как они создаются, в чем их преимущества. Для этого департаментам надо начать рассказывать коллегам, чем они занимаются, какие проекты ведутся на данный момент, какие эффективные идеи и решения они внедрили в работу, как можно перенять этот опыт.
С одной стороны, это будет работать на создание благоприятной обстановки внутри коллектива и формировать позитивную корпоративную культуру. С другой, повысит эффективность всех сотрудников, а также позволит, например, формировать карьерные стратегии с учетом возможности перевода в другой отдел или департамент (человек уже будет знать, чем там занимаются, кто там работает).
В этом блоке можно также использовать обучающие тексты и видео, созданные работниками, проводить бизнес-завтраки или конференции, но уже только для сотрудников компании.
Система обучения компании: на какие вопросы надо ответить перед ее созданием
База знаний является частью системы обучения компании. Мы попросили программного директора EdMarket Марину Литвинову ответить на несколько вопросов, которые возникают у тех, кто только планирует создавать такую систему в компании.
Что важно учитывать, когда создаешь систему обучения в компании? Какие показатели важно измерить, как определить отправную точку для системы?
Первое, о чем стоит задуматься: нужна ли компании система обучения. Далеко не всегда создавать ее целесообразно. Нужно понимать, что внедрение такой системы требует вложений, как на этапе создания, так и для ее функционирования.
Стоит определиться, какую стратегическую цель преследует компания, создавая систему обучения. Понять, кто будет работать над проектом. Есть ли ресурсы и учебный контент (хотя бы в виде сетевых дисков, корпоративного сайта, документов на гугл-док). Понадобится ли купить LMS или можно обойтись имеющимися ресурсами (скажем, организовать обучение на портале компании или провести серию вебинаров)?
Очень важный вопрос, который обязательно стоит рассмотреть до покупки LMS, — насколько легко будет интегрировать учебную платформу с другими системами компании, в частности, с кадровой системой. Для эффективного обучения будет важно, чтобы LMS получала сведения о должностях сотрудников, графике отпусков и другую информацию, которая влияет на учебный процесс.
Чтобы определить отправную точку, стоит понять, как в компании проводится обучение сейчас и какие на него тратятся ресурсы. Анализируя ресурсы, учтите не только финансовые траты, но и временные, количество сотрудников, которые задействованы (например, в роли экспертов или наставников). Далее эти траты нужно сравнить с расходами на организацию новой системы обучения.
Когда система уже будет функционировать, можно анализировать и другие метрики, например, насколько изменилось поведение сотрудников после обучения. Допустим, на сколько выросло количество сделок, после того как сотрудники отдела продаж прошли обучение?
Можно ли на старте просчитать бюджет создания системы, какие показатели важно учитывать?
Да, это возможно. Для расчета бюджета учтите расходы на заработную плату команды проекта: его руководителя, администратора системы и методиста, который будет отвечать за контент. Как правило, команда для запуска корпоративного обучения включает 2-3 сотрудника (в крупной компании значительно больше).
Дальше стоит определить затраты на покупку LMS - это может быть оплата системы + техподдержки + при необходимости, сервера или же, если вы выбрали облачное решение, оформление подписки.
Как вовлекать сотрудников в процесс обучения?
Люди, как правило, учатся только тогда, когда обучение позволяет достигать им личных целей. Например, поможет тратить на типовые операции меньше времени — и получить прибавку к зарплате за качественную работу. Или освоить новые задачи и подняться по карьерной лестнице.
Если ваша цель — эффективное обучение, стоит отталкиваться не только от бизнес-задач, спущенных “сверху”, но и от потребностей сотрудников. Выяснить их помогут опросы и серия проблемных интервью. Например, если ваша цель — обучить кассиров, стоит поговорить с ними, чтобы выяснить, какие задачи им приходится решать, и дать им то обучение, без которого они не могут эффективно работать.
Коротко
База знаний позволяет сохранить накопленный опыт, привлечь новые знания и распространять их в компании. Она помогает развивать компетенции сотрудников компании и ускоряет адаптацию новичков. База знаний может существовать самостоятельно, чтобы сотрудники могли обращаться к ней каждый раз, когда возникает потребность. Но она также может стать основой для системы обучения компании, в которой для каждого сотрудника существует своя образовательная траектория и стратегия по развитию.
Если в вашей компании база знаний? Как она устроена?
___________
Подписывайтесь на Cotraco Group в ВК, ФБ и Ln.
Заходите на наш сайт