Зачем нужен аудит?
Как правило, аудит проводят при смене руководителя, увольнении кадрового работника и при подготовке к плановой проверке Трудовой инспекции.
Мы бы добавили сюда еще возможность обезопасить себя от «сюрпризов» внеплановой проверки Трудовой инспекции и сложных случаев увольнения сотрудников.
Каждый аудит делится на два этапа.
На первом этапе определяем цели проведения аудита и собираем необходимые для проверки документы, а на втором — выявляем и исправляем ошибки.
Определяем цели кадрового аудита:
- Что мы хотим получить?
- Это просто понимание состояния дел?
- Это желание привести документацию в соответствие с законодательством?
На наш взгляд, если уж взялись за проведение аудита, то есть смысл организовать мероприятия по восстановлению документов так, чтобы внеплановая проверка Трудовой инспекции или обращение работника в суд не стало катастрофой мирового масштаба.
Итак, при любой внешней проверке запрашивают документы из трех отделов: бухгалтерии, отдела кадров и из отдела охраны труда.
Поговорим о документах в отделе персонала.
1. У хорошего кадровика есть отдельная папка с ксерокопиями всех учредительных документов.
Там лежат:
- копия Устава;
- копии ИНН, ОГРН;
- копия договора аренды на помещение;
- копия Решения о назначении генерального директора;
- приказ о назначении генерального директора;
- трудовой договор с генеральным директором и его должностная инструкция;
- документы об обучении по охране труда и пожаробезопасности.
Что нужно проверить?
- Прочитать Устав. Часто кадровик пишет в документах полное название компании, а затем — сокращенное. Читаешь Устав компании, а сведения о сокращенном названии – отсутствуют. Посмотрите внимательно: на какой срок назначают генерального директора, и кто заключает с ним трудовой договор;
- Посмотреть Решение, не пропустили ли вы сроки назначения генерального директора;
- Привести в соответствии с уставными документами трудовой договор с генеральным директором;
- Проверить документы по обучению охране труда. Сроки повторного обучения.
2. Штатное расписание.
Пересчитать количество реально работающих сотрудников и сравнить с Штатным расписанием. Работников может быть меньше или равно количеству штатных единиц. Названия должностей работников в приказах, трудовых договорах и в Штатном расписании должны совпадать. Проверьте орфографические ошибки!
3. Книга учета движений трудовых книжек.
Количество трудовых книжек должно в точности совпадать с записями в книге. Каждый работник своей рукой проставляет дату и роспись, подтверждающие выдачу трудовой книжки. На все отсутствующие подписи должен быть документ. Это копия письма с уведомлением забрать трудовую книжку (заявление от работника с просьбой выслать трудовую книжку по почте), почтовое уведомление, чеки и опись вложения в письмо, заверенная сотрудником почты.
4. Трудовые книжки.
Проверьте правильность записей. Номера приказов должны совпадать с самими приказами и карточкой Т-2. Если были переводы — должно быть отражено. Если изменяли личные данные — должна быть соответствующая запись.
Если закончились страницы для записи — выдан вкладыш.
5. Локально-Нормативные Акты.
Правила внутреннего трудового распорядка. Еще раз внимательно перечитайте и приведите в соответствие с статьей 189 и 190 ТК РФ.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение о заработной плате и премировании. Это может быть отдельный документ, а может быть частью ПВТР. Согласуйте с бухгалтерией все виды выплат работнику, все возможные надбавки, районные коэффициенты и премии. Проверьте даты выплаты заработной платы.
6. Приказы по основной деятельности и личному составу.
Все приказы должны быть зарегистрированы.
7. Графики отпусков.
Проверьте, чтобы в график отпусков попали все сотрудники, с кем заключен трудовой договор. Не забудьте совместителей и «потеряшек». Обратите внимание, что в текущем году вы должны запланировать не только очередной отпуск, но и дополнительный (если есть) и остатки отпусков с прошлых лет.
8. Личные карточки работников Т-2.
Карточки должны быть оформлены в день приема на работу, заполнены и на них есть подпись работника и кадровика. Часто просят работника сразу расписаться и на последнем листе в графе увольнения. Это ошибка.
9. Трудовые договоры.
Прочитайте трудовые договоры еще раз. Часто кадровик составляет новый трудовой договор на основе шаблона уже работающего работника. Иногда забывает изменить должность, систему оплаты труда или дату заключения договора. Кроме того, договор должен быть зарегистрирован, соответствовать Трудовому Кодексу (наличие всех обязательных сведений) и прошит, если он занимает больше 1 листа.
Четкого указания о прошивке трудового договора Кодекс не содержит, однако, работник может обратиться в суд с обвинением, что договор был частично заменен работодателем.
Как вариант — на каждом листе трудового договора можно предусмотреть подпись двух сторон.
10. Дополнительные соглашения к трудовому договору.
Они должны быть пронумерованы и отражать текущее положение дел работника. Проверьте, чтоб были «допники» на изменение заработной платы и должности.
11. Должностные инструкции.
В Трудовом кодексе нет строго указания на их наличие, но тогда трудовая функция работника должна быть описана в трудовом договоре. Удобнее написать хорошие работающие должностные (профессиональные) инструкции.
Не забудьте на них сделать отметку об утверждении, согласованию с профсоюзным органом (при наличии) и фразу, что данный документ «является неотъемлемой частью трудового договора».
12. Приказы о применении в отношении работников дисциплинарных взысканий, документы, подтверждающие соблюдение порядка применения дисциплинарных взысканий (докладные или служебные записки, объяснения, акты и т.д.). Проверьте сроки!
13. Документы воинского учета.
Правильность оформления в карточке Т-2, все формы по Военно-Учетному столу и своевременное оповещение.
14. Личные дела работников.
Если вы работаете в коммерческой организации, то их наличие является не обязательным. Если вы работаете в государственной компании, то должны соблюдать все рекомендации по ведению личного дела (наличие всех копий документов, опись и т.д.). Если к вам придет проверка Государственной Трудовой инспекции (в государственную или в коммерческую организации), то они обязательно посмотрят личные дела уволенных сотрудников на предмет наличия обязательных документов (трудовой договор, карточка Т-2, соглашение на передачу персональных данных, ознакомление с ЛНА).
15. Графики сменности.
Проверьте их наличие и даты ознакомления своих работников.
Перед вами краткий перечень документов, которые необходимо проверить, чтоб иметь полную картину состояния дел по кадровому делопроизводству.
На наших курсах мы подробно разбираем правильность заполнения каждого документа, проговариваем возможные ошибки и тренируемся в их создании.
Предлагаем пройти обучение в дистанционном формате по курсу «Кадровый учет. Правовые основы кадрового дела»
