https://pixabay.com/images/https://pixabay.com/get/52e2dd414351b108f5d08460825668204022dfe05452714a702e72d3/notebook-428293_1280.jpg?attachmentid-428293/
Ваша личная жизнь - это проект. Научитесь управлять им, как премьер-министр!
Вам нужно что-то сделать. Вы назначили дату. В какой-то момент вы начинаете работать над этим. Время пролетает. Вы все еще работаете. Почему я думал, что назначил правильный срок? И как, черт возьми, это вышло так дорого!
Вы слышали когда-нибудь о "заблуждении в планировании"?
По сути, это универсальный термин для обозначения каждой возможной ошибки: недооценка затрат и сложности, неучет неизвестных и чрезмерный оптимизм в отношении внешних обстоятельств. Мы все ошибаемся.
Вот например: американцев попросили оценить ожидаемые затраты на переоборудование кухонь.
Средняя оценка? $18,500. А что в результате? Фактическая средняя цена почти 39 тысяч долларов.
Попробуйте объяснить это своему банку!
Опять же, мы все ошибаемся, но есть люди, которые, всегда на высоте. Им платят за то, что они делают правильно и не ошибаются.
Менеджеры проектов.
У них есть суперсилы? Им повезло? Нет, вовсе нет. Они просто случайно знают кое-что, чего не знаете вы.
И они собираются научить вас этим навыкам.
- Почему наши планы не оправдались?
Самоуверенность.
Лучше всего это объясняет концепция WYSIATI (What You See Is All Is Is There is), разработанная одним из самых выдающихся психологов всех времен, лауреатом Нобелевской премии, Даниелем Каннеманом.
Видите ли, когда мы строим планы, мы, как правило, фокусируемся только на "известных знаниях" - явлениях, которые мы уже видели и можем предвидеть.
Все, что вы делаете, на самом деле требует от вас гораздо меньших усилий. Мы не думаем о том, как выгуливать собаку, заваривать чай или отправлять письма в бухгалтерию.
Но и в более сложных проектах мы об этом не думаем.
Самый простой способ борьбы с нарастанием задач - это наличие физической платы. На ней будут выполняться все эти задачи.
Она называется канбанская доска Шая и впервые была использована Тайичи Оно в Тойоте.
Для примера доска, которую использовали для домашних дел. Задачи в списке очень специфичны.
Например, это не «уборка дома». Вместо этого, он разделен на более мелкие, управляемые задачи:
- пропылесосить дом
- почистить духовку
- протереть пол на кухне (уже сделано)
- помыть душевую
- почистить стоки
- вымыть кухонные жалюзи
Кроме того, все заинтересованные лица (ваш супруг (супруга), дети или соседи по квартире) могут сразу же узнать, каков статус того или иного пункта в списке.
На сколько пунктов необходимо разбить свои задачи?
Этот вопрос задают многие пользователи канбана, и, как ни парадоксально, на него редко отвечают в большинстве учебных пособий.
Для этого есть уважительная причина. Не существует единого для всех ответа. Вы должны быть гибкими и учиться тому, что работает на вас.
Но есть два общих принципа:
1. Зависимость
Одной из основных причин задержек в работе является зависимость от других людей. При разбивке работы на пункты убедитесь, что всем понятно, какой пункт от него требуется.
В начале количество внешних "заинтересованных сторон", которые будут выполнять вашу задачу, не должно превышать двух.
2. Время
Минимальный время выполнения задания - 30 минут.
Стремитесь работать максимум один рабочий день, чтобы не откладывать работу на следующий день.
Сначала посмотрите, что нужно сделать, сделайте это и переходите к следующему заданию.
Кроме того, как только вы увидите продвижение в делах, вы научитесь управлять своим временем, чтобы держать все под контролем: «Есть время для задачи Икс? Нет! Тогда я не успею на свидание! Сделаю задачу Y.»
Непрерывный поток задач
На доске в банке Шая нет колонки «отставание».Потому что менеджмент Канбана не заботится о временных ограничениях: приходит работа, длится какое-то время, заканчивается. Вот так.
Такой подход показался необычным, но Шай предположил, что простота канбана, как правило, больше подходит для личных или семейных нужд.
Еще один премьер-министр, Лей Шпион, руководитель проекта в FedEx и владелец ProjectBliss.net, разделяет подход Шая.
Три года назад она попросила свою 10-летнюю дочь использовать простую канбанскую доску, с тремя колонками "Не начато", "В работе" и "Готово".
-Простота позволяет моей дочери сосредоточиться на выполнении работы и очень быстро переместить задачу через этапы выполнения. Наличие списка работ по дому дает ей чувство контроля, - говорит Ли.
-Она также продолжает делать свою работу, но теперь она может определить порядок выполнения. И она официально взяла на себя ответственность и обязательства по выполнению этой задачи.
По завершении работы она перемещает задание в столбец "Готово" и выбирает следующий пункт. Это полезно и для меня, так как я всегда в курсе, над чем она активно работает, - объясняет она.
Так это просто список дел?
Во-первых,
мы мы не всегда знаем, когда у нас будет немного свободного времени. Плата Канбан позволяет выстраивать очереди задач, расставлять приоритеты и выполнять их, когда у вас есть время.
Во-вторых,
фиксация использования доски позволит вам увидеть шаблоны. Вы заметите повторяющиеся задачи, определите, какие из них занимают больше времени, чем ожидалось, и вскоре вы упростите повседневные процессы.
Но надлежащее управление проектом - это не только повышение эффективности работы.
Что бы вы ни планировали, задайте себе большую цель.
В конце концов, мы все работаем для чего-то действительно важного.
Каждое воскресенье Скотт Перри (сертифицированный PMP менеджер проекта днем и бейсбольный блогер на CatchersHome.com ночью) вместе со своей женой проводит «еженедельную семейную встречу».
Они открывают свои аналоговые планировщики Moleskine и просматривают планы на следующую неделю.
Но это еще не все.
«Еще одна вещь, которую я делаю в моем личном еженедельном планировании, это интегрирование карты ролей в мои планы. Это структурированный план каждой роли, которая присутствует в вашей жизни (сотрудник, сын, муж, отец, тренер и т.д.), который связывает вас с вашим недельным планом, так что ваши действия являются преднамеренными, а не реактивными, поддерживая дальнейшее развитие каждой роли. Таким образом, я могу тратить время на важные вещи, а не на второстепенную работу, которая не имеет значения.»
Вы когда-нибудь чувствовали себя занятым «по горло» чем-то, но при этом сознавая, что вы не становитесь ближе к достижению цели?
Да, занятость- это наркотик. И это сознание позволяет себя хорошо чувствовать. Но быть занятым не значит быть продуктивным.
Всегда спрашивайте себя: каковы реальные результаты того, что я делаю? В этом есть какая-то ценность? Являются ли шаги, которые я предпринимаю, приближающими меня к конечной цели?
Сделайте проверку реальности привычкой. Канбан или нет, неважно.
В конечном итоге, хорошее управление проектом - это правильный выбор. Тот, который действительно приближают вас к желаемому результату.