Делать собственные мероприятия = креативить до последней щепотки пороха, или, иными словами, пока есть силы и время. Вам будет не важен бюджет, если есть крутая идея и ВЫ в неё верите!
Совсем другое дело взяться за мероприятие со сторонним заказчиком. В первых коммерческих проектах стирается ощущение границы между блестящей организацией и исполнением любого каприза того, кто платит.
Профессиональный подход к выполнению договоренностей без «прогибов» — это то, к чему стоит стремиться с первых шагов.
Как я недавно выяснила, самые дешевые грабли в интернет-магазине обойдутся вам в 167 рублей. Так вот, предлагаю сэкономить и, обойдясь без лишних граблей, начать учиться избегать осечек.
1. Цена контракта.
Итак, оффер поступил, а проект долгожданного контракта уже у вас в почтовом ящике? Знаю, вы готовы на все, сколько бы вам ни платили. Вы уже прикинули, на чем можно сэкономить и какие бреши закрыть своими силами. Но! Ответьте себе на главный вопрос: «зачем?». Не стоит перебарщивать с желанием сделать прибыль с первых ивентов, но научиться оценивать и ценить свой труд с первых шагов просто необходимо, иначе «комплекс благотворительности» станет привычным делом. Взвесьте все риски, проиграйте в голове все сценарии. И, если все-таки решите, что цена покрывает все мыслимые статьи затрат, то знакомьтесь: перед вами ваш первый заказчик!
2. Границы дозволенного.
Заказчики имеют тенденцию наращивать «аппетит во время еды». Почти все они осознанно или подсознательно начинают прощупывать порог вашей терпимости и исполнительности. Они постоянно просят что-то переделать, их концепции меняются на ходу: в который раз просят внести пустяковые правки в баннер, недовольны размерами, масштабами, цветами, формами и всем, чем только можно. Звонят и пишут семь дней в неделю и даже будят по ночам просьбой не забыть закупить воду для спикеров или сообщить, что определились с цветом ланьярдов для бейджей. Перед мероприятием вы носите мебель туда, а потом обратно, переставляете конструкции, включаете и выключаете оборудование, перекладываете POS-материалы с места на место. Это происходит часами, а вы не успеваете даже выпить воды? Тормозните на каждом этапе, выдохните. Снивелируйте. Оцените картину и найдите лишнее. Ликвидируйте.
3. Кто платит, тот и танцует.
Да, заказчик всегда прав в своём видении, это его ивент. Однако не забывайте, что вас он нанял, потому что справляться со всем не хочет или попросту не умеет. А вы зачем взялись за этот проект (ответ «чтобы заработать» не считается)? Правильно, потому что это ВАШЕ дело! Вы что-то да знаете о том, каким должен быть успешный ивент.
Учитесь отстаивать свои позиции, потому что никому не будет интересно узнать, что ивент провалился из-за упорности заказчика. Все запомнят, что ВЫ сделали не слишком успешный ивент.
Деликатно, уверенно, аргументировано объясните, почему тот или иной шаг стоит сделать или, наоборот, самое время отложить. Возможно, вас не услышат ни с первого, ни с десятого раза. Но просто поверьте на слово: в 90 процентах случаев, если рекомендация подкреплена аргументами, заказчик как минимум усомнится и даст вам шанс убеждать его дальше.
4. Сохраняя баланс.
Излишне делать акцент на том, что, насколько бы твёрдо вы не придерживались своих позиций, дипломатический подход никто не отменял. Хамить нельзя ни при каких условиях. Скрылись из виду - пожалуйста. Сколько тумб я перепинала в офисе, сколько ручек сломала… Но этого никто и никогда не должен увидеть. И уж тем более слезы. Это только наедине с самим собой. В крайнем случае, с самыми близкими, теми, кто почтительно помолчит, пока вы выдыхаете пар.
Для заказчика вы - глыба. Уверены, спокойны, адекватны. Для любого гостя - настроение и помощник.
5. Прогиб засчитан.
Не расценивайте как слабость возможность сделать маленькие комплименты заказчику. Любой внимательный жест, любой не оговоренный заранее способ создать атмосферу, - если это в ваших силах и власти - что вы теряете? Фоновая музыка, стильная композиция из буклетов или бейджей в зоне регистрации, да хоть стакан кофе в перерыве. Из этого складывается атмосфера. В конце концов, не оценят стараний - примете к сведению. Не так уж и обидно потратить совсем немного сил, но сказать (про себя, само собой!): «Вот это уровень организации!»
P.S. Со временем я заметила любопытную деталь: чем больше капризов, истерик и придирок от заказчика во время мероприятия, тем теплее он благодарит вас после, а самое главное - тем больше вероятность, что он вернётся вновь! Невероятно, но факт.