Чтобы добиться чего угодно, нужно сформулировать правильный запрос. Большинство сталкивались с проблемой понимания запросов для Алисы от Яндекса или Сири от Эппл. Скажи им: «поехали на Ваську» и получите «Извините, я вас не поняла». Нужно дать более четкое указание: «Маршрут до Большого проспекта Васильевского острова, д. 15».
К сожалению, формируя задачи для своих сотрудников и даже для себя, часто мы это делаем неправильно. Так, что приходиться включать голову и додумывать, что же мы имели ввиду. Пока додумываем — теряем время и отвлекаемся.
В сказках про джинов, джин готов выполнить любое указание Алладина. Но при условии, что он правильно это указание озвучит. Чтобы не проводить курс обучения по использованию лампы, джин предлагает герою начать указание с фразы: «Я желаю...».
Хотите такой же простой способ постановки задач? Ловите
Чтобы не приходилось тратить время на расшифровку задачи, составьте предложение так, чтобы в первой его части был повелительный глагол, а во второй — существительное. Например:
- Отправить заявку на доставку комплектующих
- Позвонить Иванову
- Подготовить коммерческое предложение
- Купить офисную бумагу
Предложения, оформленные таким образом, ясны сразу после прочтения и не требуют декодирования. Они указывают что делать и заставляют сработать триггер действия.
Если будем нарушать это правило, то предложения будут состоять из существительных. Получается просто некий список вещей. После прочтения триггер действия не срабатывает и требуются внутренние усилия, чтобы сообразить что с этим всем делать.Сравните сами:
- Заявка на комплектующие
- Звонок Иванову
- Коммерческое предложение
- Офисная бумага
Усилим список указаний конкретикой
Возьмите первый список, который мы составили по правилам и конкретизируйте задавая вопрос «Зачем?».
1. Зачем отправлять заявку на доставку комплектующих?
Чтобы договориться о дате доставки
2. Зачем звонить Иванову?
Чтобы назначить время проведения презентации.
3. Зачем готовить коммерческое предложение?
Чтобы выслать ИП Пупкину
4. Зачем покупать офисную бумагу?
Чтобы заправить ей принтер
Теперь давайте посмотрим что получилось, после конкретизации.
БЫЛО:
- Заявка на комплектующие
- Звонок Иванову
- Коммерческое предложение
- Офисная бумага
СТАЛО:
- Договориться о дате доставки комплектующих
- Назначить время проведения презентации с Ивановым
- Выслать ИП Пупкину коммерческое предложение
- Заправить принтер бумагой
Второй вариант стал яснее для исполнения. И мой опыт показывает, что исполняемость задач резко возрастает только лишь благодаря правильной их формулировке.
Пользуйтесь и приучайте сотрудников ставить задачи правильно.