Нас постоянно окружают какие-то дела: дома — уборка, готовка, стирка; на работе — отчёты, проекты, электронные письма; а ещё надо продукты купить, мусор вынести, родителям позвонить и так далее, по кругу.
Многие жалуются, что им не хватает 24-х часов в сутки, чтобы успевать разгребать накопившиеся дела. Отвечаешь на все рабочие письма — не успеваешь доделать отчёт. Успеваешь доделать отчёт — в почте скапливается куча непрочитанных сообщений.
То же самое дома: успеваешь убраться — не хватает времени на готовку, успеваешь приготовить шикарный ужин — не остаётся сил на уборку. Можно ли успевать всё, при этом не заказывая на дом пиццу или клининг?
Дэвид Аллен в своей книге «Getting Things Done» (в переводе «доведение дел до завершения») сформулировал эффективное правило двух минут: если на дело требуется пара минут, сделайте его сразу же, не откладывая!
Методика Дэвида Аллена, заключающаяся в рациональном использовании времени и повышении личностной эффективности, получила одобрение у научных изданий, её используют во многих странах.
Как применять это правило 👇
Ежедневно у каждого из нас могут скапливаться различные мелкие дела. Например, вымыть чашку после утреннего кофе, развесить вещи в шкафу, перезвонить коллеге и так далее. Некоторые из таких дел можно выполнить даже быстрее, чем за пару минут.
Но мы обычно торопимся на работу или отвлекаемся на какие-то другие важные дела. А мелкие, тем временем, продолжают накапливаться. И в конце дня, чтобы с ними справиться, нужно будет потратить уже гораздо больше времени.
Если начать применять правило двух минут, то всей этой кучи дел возможно будет избежать.
Как определить, к какому делу применить это правило 👇
- Оцените, насколько дело является срочным.
- Если оно срочное, то необходимо определить, сколько на него понадобится времени.
- Если его можно выполнить за пару минут — сделайте это сразу же.
- Если же дело может занять намного больше времени и оно не слишком срочное — можете его отложить.
Конечно, не нужно сверяться с секундомером и бросать начатое дело на полпути только потому, что две минуты уже истекли. 5, 7 или 10 минут, потраченные на выполнение конкретной задачи, вполне допустимы.
Даже если у вас уйдёт полчаса, это будет полезным опытом — вы узнаете, какое количество времени требуется на выполнение того или иного дела. В дальнейшем, этот опыт поможет вам эффективнее управлять своим временем.
Благодаря правилу двух минут, вы сможете быстрее расправляться со всеми мелкими делами в течение дня. Согласитесь, легче вымыть одну чашку, чем вечером перемывать целую гору посуды.
К тому же, делая одно дело за пару минут, вы сделаете его качественнее, нежели целую кучу за ограниченный отрезок времени. Уберите важный документ в папку, и вы его не потеряете. Ответьте на письмо, и вам не придётся отвечать сразу на десять. Повесьте вещи в шкаф, и утром их не нужно будет гладить.
Это правило можно использовать и для решения рабочих вопросов, и для домашних дел, и для сферы личных отношений. Применяя правило на практике, вы начнёте успевать больше, а уставать меньше.
Дела перестанут накапливаться, психологически давить на вас и заставлять тратить много времени на их выполнение. С помощью правила двух минут вы сможете значительно увеличить свою эффективность как в рабочем, так и в личностном плане.
А как вы справляетесь со своими делами? Используете методы, подобные правилу Дэвида Аллена?
Хакуна Матата — вдохновляемся и держим хвост пистолетом!