Всем знакома рабочая ситуация, которую в народе именуют — аврал. Работы много, дедлайн близко. Обязательства растут как снежный ком. Мозг паникует, руки опускаются. Как не сойти с ума, при этом выполнить все задачи и оставить силы для других дел?
Мы подобрали техники и советы для рационального использования времени.
Первое, что нужно сделать - это убрать все, что мешает работе:
- Беспорядок на рабочем столе. Поиск ручки или записной книжки займет время, которое могло пойти на решение рабочих задач. Пусть все будет на своих местах в быстром доступе. Кроме того, хаос отвлекает и продуктивность снижается.
- Мало сна и отдыха. Всегда нужно находить возможность для полноценного сна. Человек - не робот. Рано или поздно заезженный организм даст сбой.
- Многозадачность. Выполняя две и более задач одновременно, человек не вникает в суть каждой. Происходит поверхностное изучение и постоянное переключение между задачами, что ведет к потере важных деталей и ошибкам. Лучше последовательно выполнять каждую поочередно.
- Неудобства в квартире. Если человек не создаст себе удобные условия жизни, то рабочее время будет утекать при выполнении ненужных действий. Например, рабочий стол закрывает розетку. Становится трудно добраться до нее, человек отвлекается, а следовательно тратиться время на бессмысленные, не приносящие пользы дела. Стоит просто передвинуть стол и дела пойдут быстрее.
Убрав все отвлекающие и мешающие моменты, учимся расставлять приоритеты. Для этого нужно разделить рабочие задачи на важные и срочные. То есть определить, что необходимо выполнить для достижения конечной цели. Важность и срочность в совокупности расставляют приоритеты. Существует техника под названием “Матрица Эйзенхауэра”. Суть техники в разделении дел на 4 блока:
1. Срочные важные дела. Те задачи, которые необходимо сделать здесь и сейчас. От их выполнения часто зависит все дело. Например, продление лицензии на деятельность, подготовка бухгалтерского или налогового отчета, важная онлайн-собеседование или звонок.
2. Не срочные важные дела. Это такие дела, которые направлены на развитие бизнеса. Например, обучение, подготовка важных проектов. Кстати, затягивание выполнения этих задач приводит к трансформации их в дела из первого блока. То есть они становятся “горящими” задачами.
3. Срочные не важные дела. Рутинные, каждодневные задачи. Именно их стараются делегировать, чтобы освободить время для более важных дел.
4. Не срочные не важные дела. Все те действия, которые не ведут к главной цели. Эти дела отвлекают, занимают много времени, но не приносят пользы. К ним относятся долгие телефонные разговоры “не о чем”. От таких дел нужно освобождаться и не тратить на них силы.
Есть похожая техника, которая получила название “А, Б, В, Г”. Задачи также делятся на группы и выполняются последовательно:
- А — сделать прямо сейчас.
- Б — посвятить оставшееся время.
- В — делегировать.
- Г — отказаться.
Разделение дел и расстановка приоритетов — это хорошо. Но нужно вести учет задач, то есть составлять список дел на день, неделю и долгосрочных целей. Память человека ограничена, может запомнить только несколько задач. И это неплохо, так как иначе люди бы просто сходили с ума от огромного объема информации. Когда ведется запись того, что нужно успеть сделать сегодня или завтра, исчезает вероятность упустить важное.
Еще одной рекомендацией по организации рабочего времени станет ведение хронометража. Суть в том, что каждое действие и время, затраченное на его выполнение, записывается, а после анализируется. Путем анализа выявляют ненужные и времязатратные действия. Цель техники — убрать “пожирателей” времени.
Очень много рабочего времени уходит на разговоры по телефону. Поэтому следующим советом станет продумывание хода телефонных разговоров. Можно даже записать все интересующие вопросы и темы для обсуждения, обсудив которые, закончить разговор.
Умение говорить “НЕТ” также хорошо разгружает время. Неумение отказывать людям в их просьбах в ущерб себе замедляет рабочий процесс. Делая работу за других, человек создает бардак в своих делах. Часто именно родственники и друзья отрывают дистанционных работников от работы, думая, раз человек дома, значит свободен.
Ну и последний совет касается проверки почты, сообщений в социальных сетях и разбор их завалов после отпуска. Уделять этому процессу стоит по 15-20 минут в день. Бегло просматривая все письма, сразу удаляя спам. Отвечать стоит на более ранние и важные. По истечении времени, прекратить проверку, оставив ее на завтра. Постепенно почта будет разобрана.
Существует множество техник и советов по тайм-менеджменту. Мы считаем, что ажиотаж, который собран в последнее время по этому вопросу, оправдан. Потому как собранность и умелое распределение рабочего времени даст высокую продуктивность коллектива.
Кадровое агентство “Персонал-Онлайн” занимается подбором и трудоустройством дистанционных сотрудников. С нами каждый соискатель найдет своего работодателя. Потому что мы не за фриланс, мы за официальное трудоустройство.