Поиск подходящего программного обеспечения
Учитывая, что удаленная команда возможна только благодаря технологическим достижениям, неудивительно, что вы будете сильно зависеть от них, чтобы ваша команда могла работать вместе. Существует более чем достаточно программного обеспечения для поддержки виртуального сотрудничества вашей команды, но поиск подходящего для вас займет некоторое время и подумает.
Какое бы программное обеспечение вы ни выбрали, помните, чтобы оно было простым. Нет смысла использовать Skype, Google Hangouts и Slack для чата, а также Zoom, Teamviewer и Sococo для видеочата и обмена экранами, потому что выбор между этими вариантами каждый день будет только тратить драгоценное время членов вашей команды и принятие решений. энергия. Вместо этого инвестируйте в максимум два типа программного обеспечения, которые действительно будут соответствовать вашим потребностям. Хотя это может быть более дорогостоящим, чем использование нескольких более дешевых, это ни в коем случае не пустая трата денег, поскольку повышение производительности вашей команды определенно будет стоить того. Второе программное обеспечение пригодится в качестве резервной копии, когда первое проходит таинственно необъявленное обновление сервера или тому подобное.
Если вы определились с вашим программным обеспечением, обратитесь в ИТ-отдел. Они будут лучше знать, какое программное обеспечение соответствует политикам информационной безопасности вашей организации, и они также могут обучить ваши распределенные группы понимать, какие онлайн-действия создают риски для безопасности и как все можно сделать безопасно.
Советы по человеческим и технологическим аспектам
Знакомство с членами команды
Социальные навыки могут быть самыми необходимыми при работе с распределенными командами. В виртуальной среде вы обычно не получаете эти случайные, но очень ценные чаты в коридоре или кофейнике. Тем не менее, вы можете реализовать эти важные взаимодействия, создавая дружескую, социальную атмосферу и приобретая программное обеспечение, поддерживающее его, такое как Sococo. Это хорошо работает для членов команды, которые уже знают друг друга. Однако при создании новой команды для достижения этой цели потребуется немного подтолкнуть, особенно когда ваш проект имеет сжатые сроки. Отличный способ добиться этого - с помощью упражнения «Личные карты», созданного пионером Management 3.0 Юргеном Аппело. В этом упражнении члены команды собирают информацию друг о друге и представляют свои результаты команде.
Руководство по развитию культуры
Ваша распределенная команда никогда не будет испытывать вашу организационную культуру, как ваши локальные команды. Это означает, что, даже если у вас уже есть отличная организационная культура, которая способствует сотрудничеству, вам нужно будет активно генерировать эту культуру в команде. Если у вас еще нет организационной культуры, в которой вы нуждаетесь, это ваша возможность начать формировать ее с нуля в вашей команде и расширять ее оттуда до остальной части вашей организации. Всегда имейте в виду, что для того, чтобы распределенная команда реализовала свой потенциал, ей потребуется культура, поощряющая сотрудничество. Хвалите совместное поведение там, где вы его видите, и поощряйте благодарность и благодарность в вашей команде. Особенно интересным способом сделать это является использование Kudo Cards, еще одного замечательного инструмента, созданного Юргеном Аппело.
Предоставьте все контактные данные
Маленьких вещей, таких как, необходимость попросить номер телефона члена команды, порыться в куче бумаги или сделать короткий поиск по электронной почте, может быть достаточно, чтобы отвлечь людей от контакта, особенно если это только для быстрого вопроса. Чтобы избежать этого, создайте обзор контактов, который должен, по крайней мере включать следующую информацию о каждом члене команды:
Полное имя (вы не думаете, что это необходимо упомянуть, но, как ни странно, это так)
Адрес электронной почты
Рабочий телефон
Частный номер телефона для экстренных случаев, но только с разрешения каждого участника
Обычные часы работы, в течение которых он / она будет онлайн
Страна или штат, в котором он / она находится в плюс часовой пояс
Создать диаграмму команды, основанную на компетенции
Скажем, вы собираете команду разработчиков программного обеспечения или, как в нашем случае на Meinrad.CC, команду менеджеров переводческих проектов. В вашей команде будут очень компетентные люди, чьи знания должны быть переданы другим и чьи навыки должны использоваться всей вашей командой или организацией. Чтобы это произошло, ваша команда должна сначала узнать о навыках каждого члена команды. Чтобы создать таблицу компетенций, вы можете использовать упражнение «Личные карты», упомянутое ранее, для сбора необходимой информации, а затем просто поместить ее в презентацию PowerPoint, в идеале включая контактную информацию, указанную выше. Убедитесь, что все в вашей команде имеют доступ к этому графику. Возможно, вы даже захотите распечатать его и отправить его членам вашей команды, чтобы они всегда были под рукой, когда им это нужно.
Обеспечить как можно больше технической поддержки
Независимо от того, предоставляет ли он веб-камеры, чтобы вы могли видеть лицо, которое сопровождает голос, или связывается с региональным интернет-провайдером члена команды, чтобы получить специальное предложение для высокоскоростного соединения, всегда думайте о способах улучшения совместной работы. Следите за потенциальными технологическими барьерами и делайте все возможное, чтобы минимизировать их.
Технологический барьер может быть чем-то таким базовым, как незнание того, какое программное обеспечение использовать или как его использовать, поэтому создайте обзор программного обеспечения, которое будет использовать ваша команда, вместе с основными инструкциями и убедитесь, что все знают о каждом программном обеспечении. конкретное назначение пакета. Имейте в виду, что вам нужно будет назначить человека, который будет управлять программным обеспечением, с точки зрения того, что вы будете руководителем и общаетесь с ИТ-отделом или компанией-разработчиком программного обеспечения.
Не забывайте веселье
Если вы наслаждаетесь техническими гаджетами так же, как и мы, и вам повезло иметь щедрый ИТ-бюджет, то, безусловно, есть что-то, что сделает работу распределенной команды более увлекательной. Например, роботы Telepresence становятся все более популярными, и мы сами сейчас думаем об установке сенсорного экрана в кофейном уголке, который позволит сотрудникам на месте наслаждаться чашечкой кофе с удаленными коллегами через видеочат.
Последние мысли
Наконец, помните, что с каждым изменением людям нужно время, чтобы приспособиться. В конце концов, вы не строите машину, а имеете дело со сложными человеческими сетями. Немного ослабьте себя и свою команду и, самое главное, поговорите о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь. Поделитесь своим опытом с командой и с другими командами, и предоставьте друг другу возможность высказаться. В конечном счете, вы должны сосредоточиться на том, как улучшить опыт совместной работы удаленно. И не стесняйтесь просить о помощи.