В последнее время всё больше компаний переходят на электронный документооборот. И это удобно и правильно - повседневная жизнедеятельность организаций предполагает составление, обмен, согласование, подписание, отправку исполнителю и прочие движения документов. Но, как известно, завершающая стадия "жизни" любой деловой бумаги - архив. И возникает резонный вопрос - если повседневный документооборот происходит в электронном виде, возможно ли полностью отказаться от бумажного архива? Ведь это очень удобно и выгодно - и рабочего времени тратится гораздо меньше, и дорогостоящих офисных площадей, на которых приходится размещать шкафы для хранения "отработанных" документов, до и просто затраты на расходные материалы - бумагу, картриджи, папки, стеллажи... Но бумажные носители информации никто не отменял, а в большинстве случаев, без них просто не обойтись.
На многих документах ставится подпись и печать. После эту бумагу можно отсканировать и перевести в электронный образ, но бумажный вариант всё равно останется. Таким образом, формируется два архива - физический (бумажный) и электронный. Для повседневной работы удобен электронный архив - к образу документа, в случае необходимости, сотрудник компании может обратиться из любой точки мира, где есть компьютер и интернет. Ну, и разумеется, при наличии доступа к электронному архиву. При наметившейся тенденции к переходу на удаленную работу там, где это возможно - безусловное удобство. Но, в любом случае, обращения к бумажному архиву неизбежны - во-первых, подавляющее большинство организаций до сих пор не ведет электронный архив рабочей документации из-за нехватки времени или человеческих ресурсов; во-вторых, есть риски утери информации - в результате программного сбоя, внезапного отключения электроэнергии, хакерской атаки, наконец. В-третьих, бывают выездные проверки контролирующих органов, которые, кроме электронных документов, требуют "предъявить к осмотру" оригиналы на бумажном носителе. По этим причинам, как минимум, в течение установленных законодательством сроков следует хранить все текущие документы. Об этом мы писали в этой статье.
Если у компании большой документооборот, неизбежно зарастание большими объёмами папок, коробов, связок и прочих единиц хранения, что требует значительных площадей и трудозатрат. В таком случае будет целесообразно внеофисное хранение документов или обслуживание архива сторонней компанией. В последнем случае документы остаются на вашей территории, но занимаются ими архивисты-профессионалы - поддерживают необходимый порядок, ведут архивный учёт, исполняют запросы подразделений. По истечении сроков хранения проводится оперативное уничтожение документов, с составлением необходимой сопроводительной документации и на совершенно законных основаниях.
Есть примеры, когда полный отказ от бумажных носителей информации приводит к серьезным последствиям. В одной из зарубежных стран медицинские карты граждан велись исключительно в электронном виде. Это очень удобно, никто не спорит - у любого врача есть доступ к необходимой информации о пациенте за считанные секунды. Но однажды произошло массовое отключение электричества в одном из регионов страны, приведшее к выходу из строя многих серверов, в том числе и медицинских. Попросту, сгорели жёсткие диски. В результате у нескольких тысяч жителей пропали истории болезни, результаты анализов и исследований. Если бы информация хотя бы частично дублировалась на бумаге, восстановить данные, столь важные для многих, было бы гораздо проще. Поэтому важные документы в любой сфере деятельности необходимо сохранять в классическом бумажном архиве.
Таким образом, делаем вывод, что полный переход на электронные документы невозможен - в первую очередь, для общей безопасности.
Архив - это навсегда.)
Если вам нравятся наши статьи - ставьте "Нравится", подписывайтесь на наш канал, посетите наш сайт... и покликайте на рекламу, пожалуйста :)).