Знакомо ли вам состояние, когда кажется, что работы больше, чем часов в сутках. И лишь правильный выбор приоритетов позволяет сосредоточить усилия на выполнении более сложных задач и проектов. Если не сделать это вовремя, все будет казаться одинаково важным, вы будете пытаться одновременно решить разные задачи и разрываться между ними, не имея возможности на ходу определить, как эффективнее тратить время и энергию.
В полной мере это относится и к деятельности команд. Необходимо установить, какие задачи первостепенны, а какие можно отложить на потом. Без четких приоритетов члены команды не могут нормально координировать свои действия, чувствуют себя перегруженными работой, а зачастую просто перестают понимать, что и когда нужно делать.
Признаки, указывающие на необходимость проработки навыка:
- Вы чувствуете, что вас захлестнуло слишком много первоочередных задач;
- Вы думаете, что каждая из задач одинаково важна;
- Вы не умеете как следует управлять своим временем и из-за этого не укладываетесь в установленные сроки;
- Вы не умеете отказывать людям и часто берете на себя слишком много работы.
Итак, суть навыка - в определении наиболее важных задач и выделении соответствующего времени на их выполнение.
Пятиминутные упражнения на развитие навыка:
РАЗБИВАЕМ ПРОЕКТЫ НА ЗАДАЧИ
Конечно, новые проекты приходится начинать не каждый день, но вы можете привыкнуть разбивать свои еженедельные задачи на шаги, их составляющие, используя это упражнение.
Выберите из списка дел задачу и запишите 2-3 действия, которые нужно предпринять, чтобы задача была выполнена. Предположим, сегодня нужно подготовить презентацию. Предстоит сделать два шага: создать слайды и написать заметки для докладчика.
РАЗГРАНИЧИВАЕМ ТЕКУЩИЕ ЗАДАЧИ ПО СТЕПЕНИ ВАЖНОСТИ
Вы можете приучить себя к такому подходу, начиная каждый рабочий день с этого простого упражнения. Сядьте за стол, составьте список задач на текущий день. Выберите 1-2 наиболее важные. И выполняйте их в первую очередь.
ВЫДЕЛЯЕМ ДОСТАТОЧНО ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТЫ
Эта модель поведения требует от вас точной оценки времени, необходимого для выполнения конкретной задачи. Без этого трудно планировать свою работу и завершать ее в срок. Развить такую привычку поможет следующее упражнение. Добавив новую задачу в список дел, оцените время, которое, по вашим подсчетам, займет выполнение, и запишите его здесь же. Например, вам надо разослать сотрудникам письмо, информирующее их о новом клиентском проекте. Вы сочли, что подготовка займет 30 минут, - запишите это.
ЧЕТКО РАЗЪЯСНЯЕМ ПРИОРИТЕТЫ ЗАДАНИЙ
При определении приоритетов проектов и задач обосновывайте свое решение, чтобы и вам, и членам команды был понятен выбор. Используйте следующее упражнение. После того как вы опишите проект (по электронной почте, в разговоре, на рабочей встрече), кратко объясните: “Он является для нас приоритетным, потому что...” Например, потому, что закладывает основы будущего стратегического партнерства.
Марафон #навык_за5минут полным ходом идет в моем Instagram
Кому нужна красивая презентация с практическими упражнениями, то ее можно скачать по ссылке в моем Instagram профиле.
Кстати, 18 октября расскажу про развитие навыка "Планирование и организация работы"