Представляем конкурсанта Премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019». Андрей Богданов – начальник управления методологии и процессов бухгалтерского учета УК «Полюс». В этом материале он рассказывает об этапах внедрения ЭДО в компании и участии в конкурсе.
С чего начался переход на ЭДО в вашей компании?
У нас было две главных причины. Первая – необходимость сокращения сроков прохождения и подписания документов, а также затрат на организацию документооборота.
Вторая причина – создание многофункционального центра (МФЦ) – единого для всех компаний «Полюса» центра предоставления услуг по таким направлениям, как бухгалтерский и налоговый учет, проведение расчетов и платежей, валютный контроль, ИТ и управление персоналом. Для МФЦ требовалась система, в которой сканируются и архивируются бумажные документы всех компаний «Полюса».
В каком году началось внедрение ЭДО?
Проект стартовал в августе 2017 года, когда мы выбрали систему, подрядчика, и сформировали проектную команду.
На какие этапы делилось внедрение ЭДО? На каком этапе вы находитесь сейчас?
Внедрение проходило в два этапа.
В рамках первого этапа – пилотного проекта – мы внедрили ЭДО в двух крупных бизнес-единицах: добывающем активе и сервисном предприятии. Главной задачей было охватить как можно больше процессов. Мы разделили работу по функционалам: сканирование с архивированием документов и электронный документооборот. Первый функционал нужно было внедрить до открытия МФЦ. В июне 2018 года мы запустили электронный архив для сканирования документов, а в сентябре 2018 года стартовал пилот по электронному документообороту.
Вторым этапом проекта стало тиражирование ЭДО на все компании «Полюса».
Возникали ли сложности при переходе на ЭДО? Как удалось их преодолеть?
В части электронного архива и сканирования бумажных документов основной сложностью стали наши требования по распознаванию документов. Оказалось, не так просто выстроить необходимый нам процесс распознавания. Пришлось вносить изменения в требования, от некоторых из них мы вообще отказались.
Также много времени и ресурсов было потрачено на выполнение требований информационной безопасности, так как в системе обрабатываются персональные данные.
Следующая сложность – мотивировать сотрудников использовать ЭДО и научить правильно применять этот инструмент. Люди привыкли работать с бумагами, и в первое время было тяжело объяснить, что документы можно оформлять не на бумаге, а в электронном виде. Но как только у нас набралась «критическая масса» сотрудников производственных подразделений, которых мы смогли убедить в преимуществах ЭДО, сработал эффект «сарафанного радио», и проблема была решена. Сейчас по внутренним документам, реализованным в ЭДО, всего 3% по-прежнему оформляются на бумаге.
Какие у вас дальнейшие планы по развитию ЭДО?
У нас остались две компании, которые до конца 2019 года мы планируем полностью перевести на ЭДО. Работать с архивом они начали еще в 2018 году.
С 2020 года начинаем следующий этап проекта – расширение системы. Мы намерены существенно увеличить долю электронных документов во внешнем документообороте с поставщиками. Следующая задача – перевод в электронный вид новых видов внутренних документов. Это не бухгалтерские документы, но они тоже являются частью нашего внутреннего документооборота. Нельзя разрывать процесс: делать бумажные производственные документы и электронные бухгалтерские. Также мы планируем перевести в электронный документооборот подписание договоров с контрагентами.
Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019» важно для вашей компании?
Во-первых, это важно для еще большей популяризации ЭДО внутри компании: показать, что наша система – одна из лучших. В реализации этого проекта участвовало множество сотрудников. Это не только команда, которая внедряла систему, но и все бизнес-пользователи, к которым мы обращались за помощью. Конкурс поможет подтвердить внешней оценкой высокий уровень проделанной всеми причастными к проекту коллегами работы.
Во-вторых, наш МФЦ очень молодой, и участие в конкурсе важно для его статуса.
Алиса Попова, CFO Russia