Бумажные трудовые книжки уходят в прошлое. По новому законопроекту, с 1 января 2020 года работодатели начнут предоставлять данные о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате.
Рассказываем, как будет происходить переход на электронные трудовые книжки и к чему нужно быть готовым.
Закон принят Государственной Думой в первом чтении. Окончательное решение по нему еще не дали, но причин для отклонения нет. Поэтому, как говорят, готовим сани с лета, и разбираемся, что нас ждет.
Электронная трудовая: что это такое
То же самое, что и бумажная, только в электронном виде. Никакой вещественной карточки, бумажки или ксерокопии у электронной трудовой нет. Ее нельзя пощупать, порвать или потерять. Это просто данные в базе Пенсионного фонда.
В электронной трудовой будут указаны:
- место работы;
- период работы и даты приема, увольнения или перевода;
- должность;
- квалификация;
- причина увольнения.
Кстати, вскоре мы перейдем и на новый СНИЛС. Пока он существует в двух вариантах — и в виде карточки, и электронный.
Почему переходим на цифровой формат
Все просто — у электронной трудовой есть явные преимущества.
Удобство. Трудовую не нужно письменно заполнять, хранить и передавать с одного места работы на другое — все данные доступны в электронном виде. Информацию можно получить и отправить онлайн.
Это удобно при найме удаленных сотрудников — им не придется ехать к вам, чтобы передать документ. А если сотрудник переходит к вам сразу после увольнения, не нужно ждать, когда он донесет трудовую — нужная для оформления информация появится в базе на следующий день.
Надежность. Информацию заносят в единую базу — она точно не потеряется и не сгорит вместе с книжкой. Кроме того, электронную трудовую нельзя подделать: изменить стаж и место работы или причину увольнения не получится.
Экономия. Переход на электронный формат снизит затраты работодателей на изготовление, хранение и ведение бумажных книжек.
Что изменится для сотрудников
Жизнь работников станет чуточку проще. Раньше за выпиской из трудовой приходилось идти в отдел кадров, привлекать коллег, ждать несколько дней. После этого документ нужно было отнести туда, где его просили.
Теперь все данные о трудовой деятельности можно будет получить и отправить онлайн:
- на сайте Пенсионного фонда России;
- на портале Госуслуг;
- через приложения для смартфонов.
Итак, забирать у работодателя бумажную версию и относить ее на новое место работы не нужно. В остальном все останется как прежде.
Что изменится для работодателей
Сначала о плюсах. Не придется тратиться ни на сами трудовые — их покупку, хранение, заполнение, ни на сотрудников, которые должны этим заниматься.
Теперь о трудностях. Меняется список обязанностей. Бумажные трудовые хранить больше не придется, но дел от этого меньше не станет. Особенно на первых порах.
- Об изменениях в трудовом законодательстве и переходе на электронные книжки руководитель должен будет письменно известить работников.
- Затем, с 1 января 2020 года, каждый месяц нужно предоставлять информацию о трудовой деятельности сотрудников в ПФР до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
- С 1 января 2021 года при приеме или увольнении сотрудника нужно отправить сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня.
Как будем переходить
Полный переход займет 2 года — с 1 января 2020 до конца 2021 года.
С 1 января 2020 года компании будут ежемесячно предоставлять в ПФР информацию о сотрудниках в электронном виде.
В течение 2020 года работодатели привыкают к новой системе, сочетая ее со старой, а сотрудники определяются — хотят они сохранить бумажные версии трудовых или нет.
От выбора сотрудника зависит, как в дальнейшем работодатель будет вести учет его трудовой деятельности. Есть два варианта развития событий.
Первый вариант: сотрудник хочет продолжить вести бумажную книжку
Для всех, кто успел получить трудовую книжку старого образца, переход относительно добровольный. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую — он может подать руководителю заявление о сохранении книжки.
Тогда компания будет вести и электронную, и бумажную версию одновременно. Так будет продолжаться вплоть до увольнения сотрудника.
Второй вариант: сотруднику не важна судьба бумажной книжки
Если до конца 2020 года сотрудник не подаст заявление, ему выдают бумажную книжку на руки — может оставить на память. С этого момента информация о нем передается только в электронном виде.
Если человек впервые будет устраиваться на работу в 2021 году, получить трудовую книжку старого образца он не сможет. К этому времени их перестанут выпускать. Сведения о таких сотрудниках будут храниться в электронном формате.
Итак
- С 2020 года ведем и электронную, и бумажную трудовую.
- В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о сохранении бумажной книжки.
- С 2021 года ведем только электронные книжки для тех, кто не подал заявление или пришел на работу впервые. Для сотрудников, которые написали заявление, оставляем оба формата.
Что будет, если не перейти на цифровой формат
Пока точного ответа на этот вопрос нет. За нарушение сроков власти обещают административную ответственность в виде предупреждения.
Следите за новостями в любимой социальной сети или мессенджере - Вконтакте, Фейсбуке,Телеграме
Читайте также:
Краудфандинг: как запускают проекты «всем миром»