Чаще всего я управляю небольшими командами от 3 до 8 человек - пара дизайнеров, программист, менеджер проекта другого агентства, сам заказчик, контент-менеджер, специалист по контексту, видеомонтажер.
Я работаю как консультант по маркетингу - делаю клиенту сайт, фирменный стиль, запускаю контекстную рекламу, видео, социальные сети. И все это - руками удаленных исполнителей.
У клиента может быть своя команда разработчиков, дизайнер. От 50% до 70% команды на проекте мне не знакомы, моя задача всех организовать и выдать готовый продукт. В 90% случаев это происходит успешно.
Один раз я управляла командой из 20 дизайнеров, мы делали 300 шаблонов сайтов для сервиса umi.ru. Это занимало около 2 часов моего времени в неделю за счет четкой организации.
Делюсь своими приемами, которые накопились за 10 лет работы.
1. Организовать общее пространство для работы.
В простых проектах это облачное хранилище - Яндекс.Диск, Облако@Mail.ru, Dropbox.
Я создаю основные рабочие папки (5-7 штук) и настраивают доступ исполнителей к нужным им папкам.
Дизайнер получает доступ к папке "Дизайн", контент-менеджер и фотограф к папке "Фотографии" и так далее.
Все папки нумеруются.
В эту же папку кладется текстовый файл - Доступы.txt - в нем доступы к рекламным компаниям, аналитике, сайту, ютуб-каналу и всем сервисам, с которыми мы работаем.
Файл лежит в корне, его видит только владелец все папки проекта, а пароли нужны чаще всего.
Если член команды меняется (бывает что половины команды меняется, пока проект будет сделан), его отключают от рабочей папки, и его место займет другой специалист.
2. Обучение команды совместной работе.
С каждым членом команды проводится беседа в скайп, мы вместе открываем папку и убеждаемся что у исполнителя она открывается и он умеет класть туда файлы.
Для верности лучше скачать приложение Яндекс.Диск на компьютер и убедится, что файлы добавляются и обновляются.
Так как хранение информации - ключевой кирпич всего проекта, я специально уделяю этому время в начале. Написать письмо, или просто сказать - недостаточно. Можно получить неприятный сюрприз, когда исполнитель пропал, а половина сделанной работы осталась у него на компьютере, а сроки проекта горят.
3. Еженедельные встречи с командой.
Выбирается день и время для скайп встречи, на которой проверяется ход работ, берется обратная связь и выдается мотивация.
Даже если в течении недели мы общаемся с исполнителями, все равно еженедельную планерку проводить необходимо.
Один раз я была вторым менеджером проекта на разработке международного сайта. Там была отличная команда программистов, уже 8 месяцев делали проект и в сроки укладывались. Я уехала на 3 недели в отпуск без интернета, еженедельные встречи не проводили.
Когда я вернулась, проект был в там же, где я его оставила. Ребята не смогли прояснить кто что делает и не сделали ничего.
4. Постановщик задач со сроками.
Можно использовать таблицу Гугл.докс, писать список задач в текстовом файле и класть в облако.
Можно взять бесплатный teamer.ru, пробную версию Битрикс24, бесплатный trello, mantis - задачников много, можно выбрать любой.
Если это незнакомый для команды сервис, так же проводится обучение.
5. Определить правила проекта, записать их и познакомить команду до начала проекта .
Это могут быть:
- сроки. Можно или нет задерживать, если да, то на сколько. Когда предупреждать об изменениях сроков.
- что считается ошибкой и будет возвращено на исправление. Например, дизайн макет я принимаю в jpeg и psd. Файл PSD должен быть разбит по слоям и слои поименованы. Шрифты кладутся в папку вместе макетом.
- сроки и условия оплаты. Если после меня работа принимается заказчиком, нужно написать, сколько времени занимает приемка и когда придут деньги. Важно оговаривать авансы и ситуацию, когда исполнитель выполнил раьоту неудовлетворительно или пропал.
- авторские права. Можно или нет писать в код авторство, ставить лейблы на фото и видеоматериалы.
Видеоператоры, даже если им 30 тысяч заплатили за ролик, упорно ставят свой логотип в первые секунды заставки. А мне этот ролик на ютуб в рекламу размещать.
- необходимость соблюдать правила этого проекта - взять явное согласие с этим.
5. Сохранять и поддерживать правила.
Задача менеджера - возвращать команду к установленным правилам.
Первое время файлы будут присылать на почту, вконтакт придет ссылку на папку с фотографиями. Причем это будет облако фотографа, а не облако проекта.
Менеджер со стороны заказчика, тоже может увиливать от еженедельных встреч, либо пытаться их переносить на другое время.
А потом у всей команды проблемы, потому что заказчик все по другому представлял.
Темп встреч, соблюдение правил и фиксация задач в письменном виде максимально важна в первые 3 недели проекта.
Если удается это наладить, команда вытягивается в такой режим и менеджер проекта наслаждаются результатом.
Если нет, то это опыт.
Делаем выводы и идем в следующий проект :)