Был солнечный августовский день. Я шёл по территории завода из строящегося цеха в офис, когда мне позвонил начальник смены и сказал, что у него всё оборудование остановилось. Я вежливо и почти без мата спросил почему он звонит главному энергетику, а не дежурному персоналу, в ответ он что-то пробурчал и повесил трубку. Я решил пройти не по улице, а через цех. Оказалось, что во втором производстве те же проблемы: конвейер остановился и нет света. Позвонил инженеру-электрику, он уже был в курсе и бежал на трансформаторную подстанцию, а я искал в телефоне контакты дежурного ГПП. Когда дозвонился мне сказали, что выбило только наши два фидера, а значит проблема у нас. Инженер электрик проверил подстанцию, там аварии не было. Оставалась кабельная линия. Я забежал в кабинет в папке со схемами нашёл схему кабельной линии и пошёл к подстанции чтобы от конца к началу пройти по линии. Позвонил директору и он поехал к началу линии. Когда я дошёл до середины меня там ждали инженер, который выдвинулся раньше, директор и бригада «чёрных копателей», которые откапывали старые трубы, чтобы сдать на металлолом и порвали наш кабель.
Я дважды воспользовался справочной информацией. Сначала нашёл контакт в телефоне, затем схему кабельной линии.
1. Зачем организовать справочную информацию?
Чтобы получить справку максимально быстро и точно
2. Какие элементы включает в себя организация справочной информации?
Информация
Система хранения (база)
3. Какие навыки требуются для организации справочной информации?
Поиск информации во внешних источниках
Обработка информации
Сохранение информации в нужном виде
Работа с базой: дополнение, преобразование, удаление
Поиск информации в базе
4. Как организовать справочную информацию?
Справочная информация бывает четырёх типов:
Вспомогательная информация: планы, списки.
База знаний: госты, книги, конспекты.
Контакты: телефоны, e-mail, дни рождения.
Рабочая информация: схемы, письма, проекты
Справочная информация - это то к чему мы обращаемся в процессе выполнения задачи.
Организация любых данных строится по простой схеме:
1. Выбираете систему хранения: по алфавиту, по людям, по датам, по проектам или более сложную
2. Ставите шкафчики, в шкафчиках делаете полочки, на полочки ставите папочки.
3. Нумеруете шкафчики, полочки и папочки
4. Раскладываете данные по этим папочкам.
Вуаля.
Сложности начинаются при выборе системы, точнее при неправильном выборе системы хранения. Я уже рассказывал об этом в ролике про хранение идей, но повторюсь для закрепления: «Важно не то как вам удобно хранить, а то как вам удобно искать.»
Разберём на примерах.
Самый простой. Контакты
Как мы ищем контакты во внешних источниках?
- Звоним знакомым
- Ищем в сети
Как записываем?
Фамилия + имя, название, может быть имя с уточнением: Иванов, Иван, Дежурный ГПП, Сергей футбол.
А если это клиент или контрагент?
Добавляем отчество, название организации, дату рождения и записываем в CRM
Как ищем контакты?
По фамилии, по названию организации
Поэтому храним по алфавиту. Хотя в данном случае мы не выбираем способ хранения, его выбрали за нас.
Шкаф – записная книжка телефона
Полки – буквы алфавита
Папки – ФИО
Внутри папки данные контакта: телефон почта, день рождения, название организации
Здесь всё просто и привычно. Немного усложним.
База знаний
Как мы ищем информацию для новых знаний и навыков?
Гугл, ютюб, рекомендации, книги
Как сохраняем?
А вот здесь сложнее. Информация может быть в формате видео, аудио, текстовой электронной, текстовой бумажной, графической.
Нужен каталог.
Я использую для этого интеллект-карты.
Основная карта «Моя база знаний» в которой расписаны все направления. По каждому направлению своя карта. Например, карта «персональный менеджмент», которая делится на карты анализ, цели, планирование, организация и т.д. В них уже помещается информация и ссылки.
Когда я нахожу какую-то полезную информацию, например в книге, в статье, то решаю к чему она относится и заношу в соответствующую карту.
Как ищу?
Нужно что-то по мотивации открываю карту мотивация и нахожу.
Шкаф – база знаний
Полки – направления: менеджмент, маркетинг, дизайн, …
Папки – подразделы: мотивация, постановка целей, …
В папках нужные знания
5. Как улучшить организацию справочной информации?
1. Пронумеруйте папки 01, 02, 03…
2. Создайте систему в системе. Если ваша справочная информация размещена по проекта или по имени клиента расположите её ещё и по алфавиту или по сроку сдачи.
3. Визуализируйте. «Раскрасьте папки»
4. Автоматизируйте поиск. Например, с помощью excel.
5. Стандартизируйте название файлов.
6. Выполните задание
1. Список - один из видов справочной информации. Составьте список книг для чтения и организуйте его удобным для вас способом. Учтите вам нужно будет добавлять в него книги и выбирать что прочесть.
2. Представьте сервер средней организации 300-500 человек. Есть производство, техническая служба, кадровая служба, бухгалтерия, служба строительства, склад и логистика. Внутри служб есть подразделения и люди. У каждого на сервере своя папка, в которой находится справочная информация. Люди увольняются, папки остаются. Как бы вы организовали хранение и поиск справочной информации на сервере?