Прошло 8 лет, с тех пор как федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронные документы признали равнозначными документам бумажным. На дворе 2019-й год и до сих пор малая часть компаний пользуются всеми преимуществами перехода на электронный документооборот со своими контрагентами.
До недавнего времени, наша компания тоже относилась с большим скепсисом к ЭДО, однако вот уже год, как мы перевели наши отношения с клиентами и поставщиками в электронный вид и на данный момент можно подвести некоторые итоги.
В данном блоге я постараюсь раскрыть все преимущества перехода на электронный документооборот простым и доступным языком, поскольку преимуществ намного больше чем недостатков. Подписывайтесь на данный канал чтобы ничего не пропустить!
Что такое электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами?
Электронный документооборот - это обмен юридически значимыми (закрывающими) документами между контрагентами в электронном виде (без бумаги, без синей печати). Электронный документ является равным по значению бумажному, это означает, что нет необходимости обмениваться с контрагентом бумажной копией акта или счета фактуры, достаточно лишь электронной копии (достаточно даже для ФНС).
Важно, что для работы в ЭДО необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП) выданная на директора организации или сотрудника имеющего право подписи, такая подпись есть у всех организаций, которые сдают отчётность через интернет.
Какие документы можно отправлять/принимать через электронный документооборот?
· Акт приемки-сдачи работ (услуг);
· Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212);
· Счет-фактура;
· Корректировочный счет-фактура;
· Исправленный счет-фактура;
· Исправление корректировки счета-фактуры;
· Универсальный передаточный документ;
· Универсальный корректировочный документ;
· Исправленный универсальный передаточный документ;
· Исправленный универсальный корректировочный документ;
Указаны формализованные документы, в рамках ЭДО возможен обмен не формализованными документами.
Почему мы перешли на электронный документооборот?
Количество контрагентов, с которыми нам необходимо обмениваться закрывающими документами порядка трёх тысяч.
Переход на ЭДО позволил нам:
· Значительно сократить количество бумажных закрывающих документов (снижение более чем в 5 раз!), соответственно упали расходы на канцелярию и печать;
· Ускорить получение документов от наших клиентов, поскольку теперь не требуется ждать возвращение курьера (который нам теперь почти не нужен) или письма отправленного почтой России, достаточно лишь связаться с ответственным сотрудником на стороне клиента и получить подписанный акт в течении нескольких минут онлайн;
· Избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.
Сколько стоит ЭДО? Как подключиться?
Пользоваться ЭДО можно бесплатно, если у вас есть действующая квалифицированная электронная подпись. Почти у всех операторов ЭДО входящие документы бесплатные, плата идёт только за исходящий трафик.
На сайте ФНС Росси представлен список из 128 организаций операторов ЭДО, т.е компании которые предоставляют официальные и одобренные ФНС услуги по подключению организаций к электронному документообороту.
Не скажу про всех, уточню лишь, что наша организация пользуется услугами двух операторов ЭДО:
1. Диадок от СКБ Контур – ссылка на сервис: https://kontur.ru/diadoc?p=f04863;
2. Сбисс ЭДО от Тензор – ссылка на сервис: https://sbis.ru/edo
Интересно, что порядка 95% наших контрагентов являются пользователями Диадока, основной наш трафик проходит через них.
На своём сайте они пишут, что в Диадоке работают более 1,5 млн. компаний (указано вот здесь https://www.diadoc.ru/success/?p=f04863), очень похоже на правду.
К какому оператору подключаться выбирать вам. В следующих постах мы разберем, как проверить подключены ли ваши контрагенты к системе ЭДО или нет.
Понравилась ли вам данная статья? Какие вопросы разобрать в будущих постах?
