Представляем конкурсанта Премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019». Сергей Широкий – руководитель отдела сопровождения и развития Единой информационной системы РУДН. В этом материале он рассказывает о внедрении ЭДО в организации и участии в конкурсе.
Когда стартовал проект внедрения ЭДО в РУДН?
Проект СЭД РУДН начался весной 2018 года. Проанализировав номенклатуру дел университета, мы начали автоматизацию с блока «Приказы» – самых масштабных документов в организации. Были сформированы несколько типовых форм приказов и один нетиповой, чтобы охватить все необходимые документы.
На какие этапы делилось внедрение ЭДО? Возникали ли сложности в процессе перехода на электронный документооборот?
Подготовив нормативную базу, мы начали внедрение с обучения сотрудников. Мы провели очное обучение в большом актовом зале главного корпуса, рассчитывая на многочисленную аудиторию, однако народу было немного. Такая же ситуация повторилась и на онлайн-обучении. Оказалось, что многие были в отпуске. Однако в сентябре началось массовое создание документов и шквал звонков в службу поддержки. Было сложно и нам, и пользователям ЭДО.
Как вам удалось преодолеть эти трудности?
Чтобы решить проблему, мы расширили службу поддержки, повторно провели обучение, выложили пример учетной записи, а также инструкции пользователя и делали постоянные рассылки с указанием телефона службы поддержки. Так удалось исправить ситуацию: пользователи стали работать в СЭД, создавая в ней проекты приказов и выполняя задачи согласования, утверждения, регистрации и рассылки. После окончания опытно-промышленной эксплуатации мы разработали регламент, который потом дополнили лишь однажды.
Опишите кратко ЭДО в вашей организации на сегодняшний день.
На текущий момент запущены блоки «Приказы», «Служебные записки» с электронным рассмотрением на планшете и возможностью создать резолюцию как текстовым набором, так и стилусом. Также есть блоки «Протоколы» с планированием мероприятия, рассылкой приглашений и ведением протокола и «Заявки на оплату госпошлины» с подписанием резолюции электронно-цифровой подписью, и так далее.
Сейчас в базе более 33 тысяч документов и более 4700 пользователей.
Для организации общего бесшовного информационного пространства с другими информационными системами мы интегрируем «1С:Документооборот государственного учреждения» и программы по работе с кадровыми документами и учету студентов, аспирантов и других категорий обучающихся.
Для повышения скорости работы пользователей мы разрабатываем уникальное приложение для iPhone и iPad, позволяющее выполнять задачи, просматривать все доступные документы с визами, резолюциями, рассылкой и связями с другими документами. Скорость поиска документов невероятна даже по сравнению с десктопным приложением 1С.
Какие задачи помог вам решить электронный документооборот?
Нам удалось достичь определенной унификации документов, что сделало их оформление более качественным, а время подготовки менее длительным. Безусловно, это сказалось на общей культуре делопроизводства в университете. Регламентация сроков согласования позволила сократить время выпуска документа, что сделало университет более динамичным.
Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019» важно для вашей организации?
Мы надеемся, что наш опыт внедрения поможет другим университетам сделать сложный шаг к электронному документообороту или решить проблемы, возникающие при его внедрении. А у нас будет возможность услышать про успехи других организаций и перенять их опыт.
Алиса Попова, CFO Russia