Продолжаю авторский цикл статей «СМК без секретов».
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками можно посмотреть/скачать.
СМК, как и любая система, не может существовать только в виде требований, изложенных на бумаге или в электронном виде. Намерения и действия персонала организации дают системе жизнь и, в свою очередь, СМК приносит организации те преференции, ради которых она, система, создавалась.
Подраздел (5.3) ГОСТ Р ИСО 9001 «Функции, ответственность, и полномочия в организации» устанавливает требования, как в организации сделать так, чтобы каждый работник знал свой манёвр в рамках СМК.
Для этого высшее руководство должно обеспечить определение, доведение до работников и понимание в организации обязанностей, ответственности и полномочий для выполнения соответствующих функций.
Целями распределения обязанностей, ответственности и полномочий являются:
- обеспечение соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001;
- обеспечение получения намеченных результатов процессов;
- обеспечение отчетности высшему руководству о результатах функционирования системы менеджмента качества и возможностях ее улучшения;
- поддержки ориентации на потребителя во всей организации;
- сохранения целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении изменений в систему менеджмента качества.
Как это реализуется на практике?
С «древних» времен становления СМК в Российской Федерации было «модно» рисовать этакую портянку (по размеру), называемую матрицей распределения ответственности и полномочий. Вреда от этой матрицы никакого, но и практическая польза не шибко велика – разве, что: демонстрация внешнему аудиту работ в этом направлении. Такая матрица широкими (очень широкими) мазками даёт некоторое представление о том, кто есть кто в СМК организации. Само собой, такая матрица никого ни к чему не обязывает (обычно включается в руководство по качеству в виде трудночитаемого справочного приложения).
Гораздо эффективнее направить усилия для конкретного описания обязанностей персонала. Как правило, обязанности в организации устанавливаются:
- положениями о подразделениях;
- должностными обязанностями;
- инструкциями по видам деятельности.
Достаточно часты случаи, когда в вышеуказанных документах (или их аналогах) нет ни слова о требованиях к действиям в рамках СМК. Соответственно, персонал, добросовестно выполняющий требования инструкций, видит проявления СМК где-то на инфостендах. Как избежать подобного конфуза?
Необходим документ, желательно стандарт организации, устанавливающий требования к разработке и обращению:
- положений о подразделениях;
- положений о видах деятельности;
- должностных инструкций;
- рабочих (производственных) инструкций.
В этом стандарте целесообразно установить такие требования, чтобы каждый работник знал: что, как и в какие сроки ему нужно делать. Естественно, излагать требования целесообразно простым и понятным языком, не скатываясь, впрочем, до примитивизма.
Стандарт достаточно объёмен, вот, например, фрагмент содержания такого СТО.
Полный вариант стандарта : «СТО 8765RISO-137-2022 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Положения о подразделении, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности» - можно посмотреть на сайте проекта «СМК-консультант» - здесь.
Для СМК, сертифицированных по ГОСТ РВ 0015-002-2020, также разработан свой стандарт. Смотреть здесь: «СТО 123456RW-137-2021 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Положения о подразделении, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности».
Наверняка обратили внимание, что в содержании типового СТО присутствует раздел «Обязанности, ответственность и полномочия». Желательно его присутствие в каждом стандарте СМК организации: там Вы устанавливаете:
- кто разрабатывает данный СТО и его актуализирует;
- на кого возложена ответственность за соблюдение требований этого стандарта;
- какими документами определены обязанности и полномочия персонала при реализации требований данного стандарта;
- кому предоставлены полномочия по контролю выполнения требований стандарта.
Содержание этого раздела СТО устанавливает один из базовых типовых стандартов организации: «СТО 123456RW-140-2021 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Стандарты организации» - его можно БЕСПЛАТНО скачать на сайте проекта «СМК-консультант» - здесь.
Соответственно, качество содержания стандарта об основополагающих обязанностях, будет сильно зависеть от того, кто его будет согласовывать. Весьма желательно, чтобы этот стандарт не прошёл мимо представителя руководства по СМК и юриста.
Не забываем доводить требования созданных документов до тех, для кого они созданы. Само собой – под подпись, не упуская принимаемых на работу.
Какими могут быть критерии оценки процедур управления положениями, должностными инструкциями и др.? Иногда ошибочно полагают, что выполнение требований этих документов. Не совсем так. Я бы предложил в качестве критериев оценки следующие:
- наличие актуального положения (инструкции и др.) для каждого подразделения (исполнителя, группы исполнителей);
- наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной стандартом. то есть: документ, где персонал оставляет подписи об ознакомлении, перечень положений (инструкций) и др.
Кстати, из требований подраздела 5.3 ГОСТ Р ИСО 9001 следует, что все вышеупомянутые положения и инструкции относятся к документированной информации СМК. Для некоторых специалистов ПЭО, ОТиЗ и др. это иногда бывает сюрпризом.
12.01.2021
