Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным стимулом к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО) , даже в тех компаниях, которые раньше не задумывались об этом. Внедрение электронных документов в HR требуют новых знаний от сотрудников кадровых служб. Рассказываем с чего начать внедрение КЭДО и как убедить руководство в его необходимости дополнительных затрат.
Мы выделили 5 ключевых шагов, которые предстоит сделать компаниям, только планирующим переход на КЭДО.
1. Принять, что изменения будут и подготовиться к ним.
2. Составить план, какие процессы следует перевести в электронный вид сначала. Для этого нужно определить те процессы, на которые компания тратит больше всего ресурсов, и переводить их на ЭДО в первую очередь.
3. Понять, насколько компания готова к переходу на ЭДО. Что это значит? Во многих компаниях есть так называемые исторически сложившиеся процессы, которые необходимо оптимизировать. Нужно по каждому из них сформировать целевой эталонный процесс, который будет тиражирован на все подразделения компании. Это серьезно поможет при настройке функционала будущей системы ЭДО.
4. Имеет смысл ознакомится с наиболее популярными системами на рынке, сформулировать важные для вашей компании критерии и требования. Соотнести бюджет и предлагаемые решения, обратиться к опыту компаний, уже перешедших на КЭДО.
5. Сделать методологическую и юридическую «обвязку» – в соответствии с требованиями законодательства подготовить внутренние документы, которые защитят вас в будущем, например, положение, в котором четко прописан КЭДО: порядок обмена документами, выдачи и использования электронных подписей, используемые системы, порядок хранения и уничтожения документов и т.д.
В целом, чтобы обосновать расходы на внедрение ЭДО, руководству нужно показать, какова реальная стоимость функции сейчас и сколько она будет стоить после внедрения ЭДО. При оценке стоимости функции имеет смысл учесть не только очевидные расходы на бумагу и принтеры, но и временные затраты всех участников процесса – от сотрудника до руководителя – на распечатывание, согласование, формирование в дела, логистику и хранение этих документов. Оперативный доступ и удобство поиска документов в электронном виде – еще одно преимущество электронных документов. Допустим, расходы на содержание HR-функции сегодня – 5 единиц, затраты на внедрение системы ЭДО составят 20 единиц, но в результате внедрения ЭДО функция будет стоить 1 единицу. При этом срок окупаемости расходов на внедрение системы составит 1,5 года. Для руководства очень важно наглядно увидеть, какую экономию даст внедрение системы ЭДО.
Полную версию статьи см. тут