Мы сейчас не говорим о тотальной слежке и нарушении личного пространства, речь пойдет о доработках портала для координации совместной работы.
Портал Битрикс24 предлагает множество инструментов для любой сферы бизнеса. Основной – это задачи со встроенным счетчиком учета времени!
От сотрудника достаточно нескольких минут в день на запуск кнопки таймера, для фиксации времени по выполняемым задачам. Компания же получает в итоге полную картину загрузки менеджера, отдела и производственного процесса в целом. В некоторых компаниях строгая система контроля и подобные автоматические отчеты позволяют держать руку на пульсе.
Не будем останавливаться на штатных отчетах. У них есть свои плюсы и минусы. Нам требовался свой инструмент, который удобно визуализирует затраченное время. Было несколько версий и решений. Мы меняли логику отображения информации и вывода подсчета данных. В итоге остановились на дашборде и общей сводной таблице по затраченным часам в разрезе каждого сотрудника.
Дашборд – Таймер текущей занятости
Для получения информации о том, кто из сотрудников и какую задачу сейчас выполняет, мы собрали дашборд, визуализирующий занятость в режиме реального времени внутри портала Битрикс24:
Единый список показателей по сотрудникам в виде плиток с цветами светофора сигнализирует нам:
- Зеленый цвет – сотрудник выполняет клиентскую задачу. Система идентифицирует ее по привязке к CRM. Данный тип задачи в нашей работе считается более приоритетной (здесь мы зарабатываем деньги).
- Желтый цвет – выполняется внутренняя задача: обучение, заточка своих инструментов, задачи развития и любые дела компании.
- Красный цвет – таймер учета времени не запущен.
На удаленке инструмент стал просто находкой – понимаешь, кого можно отвлечь сейчас, а кого лучше не дергать. Видно, что сотрудник сейчас трудится над сложной клиентской задачей, занят обучением или заточкой внутренних инструментов.
Отчет по затраченным часам
Для детализации работы по каждому сотруднику у нас собрана отдельная сводная таблица данных – отчет по часам. Через фильтр нужного промежутка времени выводится информация по объему затраченных часов и шкала выполнения плана. Сюда собирается информация по выполняемым задачам, где была фиксация времени по таймеру, запущенному через кнопку или отмеченного вручную.
- Зеленые и желтые полоски показывают процент времени, затраченного на клиентские и внутренние часы соответственно.
- Есть разделение по запущенным часам через кнопку «Начать учет моего времени» и проставленным вручную.
- В каждую цифру можно перейти и получить нужную детализацию.
Особенно интересны общие результаты: когда за месяц перелопачены тысячи часов - кликается цифра и появляется понимание, куда они все ушли, как распределились.
Вместо непринятия «за мной следит руководство, нужно отчитываться по каждому шагу» мы получили прозрачную систему, где даже руководители подразделений фиксируют время, и список выполненных ими задач могут посмотреть подчиненные.
Готовы повторить решения на вашей коробке Битрикс24. Оставьте запрос в форме.
