Топливная карта – это инструмент для бизнеса, позволяющий оплачивать ГСМ безналичным путем, грамотно контролировать расходы и экономить. Несмотря на то, что у каждого водителя в компании может быть своя топливная карта, выделять деньги для каждого не нужно: все средства хранятся на общем лицевом счете. Таким образом, пополняя «Единую», руководитель предоставляет возможность оплаты топлива всем водителям одновременно. Для регулирования их расходов нужно установить индивидуальные лимиты в зависимости от длительности смены, маршрутов водителей и прочих важных показателей.
Чтобы начать работу с топливной картой, счет компании нужно пополнить. Эта процедура происходит путем банковского перевода. Бухгалтерия Вашей компании должна перевести деньги с банковского счета компании на счет «Единой». Компания может:
- Самостоятельно выставить счет на оплату в Личном кабинете компании;
- Внести оплату по договору без выставления счета на оплату.
Перевод денег из банка на счет «Единой» занимает около 4-5 часов. В случаях, если у банка появляются технические проблемы, перевод может занять не более 24 часов.
Руководителю важно следить за состоянием лицевого счета и пополнять его заранее, ведь отсутствие средств может сильно повлиять на работу водителей и сбить налаженный график. Чтобы Вы помнили, что скоро придет время пополнения, «Единая» предоставляет бесплатную услугу напоминаний.
Однако порой случаются ситуации, когда деньги все-таки не были переведены вовремя, а работать нужно. В таком случае не стоит паниковать: пополнение «Единой» возможно путем эквайринга. Простыми словами эквайринг – это возможность компании оплатить что-либо или принять оплату по банковской карте, не привлекая долгие банковские переводы. Стать плательщиком может физическое лицо, являющееся клиентом абсолютно любого банка.
Оплату можно произвести в личном кабинете «Единой» в разделе оплаты, использовав банковскую карту любого сотрудника: руководителя, бухгалтера или менеджера. После ввода данных и осуществления транзакции в личном кабинете деньги моментально поступят на лицевой счет. В подтверждение перевода придет документ, который сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию компании. Далее процедура переходит в руки бухгалтеров, перевод оформляется как расход компании на топливо, а сотрудник получает возврат средств на свою карту. Важно вовремя предоставить и правильно оформить чек, чтобы платеж осуществился законным путем с учетом всех налогов.
