До того как Дуайт Эйзенхауэр стал 34-м президентом Соединенных Штатов, он был генералом армии и Верховным главнокомандующим союзниками во время Второй мировой войны. В этот период своей жизни он столкнулся со многими сложными решениями в отношении управления временем и расставления приоритетов, на которых ему приходилось сосредоточиваться каждый день. Это привело его к изобретению принципа, который позволил ему "расставить приоритеты" задач. Таким образом, матрица Эйзенхауэра - это инструмент повышения производительности, который помогает сортировать выполняемые работы и разумно распределять их по времени.
В какой-то момент он начал задумываться о делегировании задач.
Цитата Эйзенхауэра: "что важно редко является срочным, а что срочным - редко важным" отражает его размышления на эту тему.
Разница между срочным и важным в матрице Эйзенхауэра.
Чтобы извлечь максимальную пользу из работы матрицы Эйзенхауэра, важно определить свои приоритеты, проводя различие между тем, что является срочным и что важно. Срочные задачи, как правило, являются срочными и требуют немедленного внимания. Они заставляют вас реагировать, вызывая беспокойство и стресс. И наоборот, важные задачи ставят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам возможность сделать правильный выбор, чтобы избежать глупых решений. Чем больше времени вы будете тратить на важные, но не срочные виды деятельности, тем продуктивнее вы будете работать.
Тем не менее, лучший способ отличить неотложные задачи от важных заключается в следующем:
Определить и зафиксировать то, что важно, т.е. определить приоритеты и цели - основные ценности.
Как применить матрицу Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра для установления приоритетов, постановки целей и рационального использования времени остается базовой. Все, что вам нужно сделать, это разделить свои действия в соответствии с четырьмя вариантами:
- Срочные и важные (задачи, которые вы должны выполнить немедленно);
- Важно, но не срочно (проект будет запланирован позднее);
- Срочно, но не важно (мероприятия, которые вы делегируете кому-то другому);
- Не срочные и не важные (работы, которые вы устраните).
Преимущество этой матрицы в том, что она может быть использована для управления временем и приоритетами в целом ("Как распределять мои задачи каждую неделю?") и более конкретно ("Что мне делать сегодня?").
Срочно и важно:
Сделай это сейчас и сделай сам. Например, если дом горит, это очень срочно и важно, и действия, которые вы предпринимаете, должны быть быстрыми и эффективными. Задачи в этой категории должны быть в верхней части вашего списка в матрице Эйзенхауэра, и вы должны немедленно их обработать.
Важно, но не срочно:
Вы должны установить конкретный срок для выполнения этих действий или отложить их на более поздний срок. Они должны быть выполнены вами. Как правило, праздники и вся ваша общественная жизнь, включая отношения и семейные проблемы, попадают в эту категорию, поскольку от того, как вы живете и отдыхаете, во многом зависит производительность. Однако здесь спать не рекомендуется. Напротив, это идеальное время для постановки целей и соответствующего планирования проектов.
Нижняя часть матрицы Эйзенхауэра принадлежит тому, чего вы не собираетесь делать, даже если поначалу это звучит безумно.
Срочно, но не важно:
Делегирование соответствующей работы.
Срочные задания все равно не будут ждать, даже если они менее важны, чем те, с которыми вы занимаетесь лично. Так что разумнее делегировать такие задачи. Именно в этом конкретном случае в матрице Эйзенхауэра важное значение имеет правильное определение приоритетов. конкретный пример:
вам нужно перекрасить кухню, но поскольку вы можете делегировать эту задачу, вы решили просто нанять подрядчика, чтобы он помог вам. Здесь следует отказаться от задач, которые не являются важными, несмотря на их срочность. Они не сталкиваются с проблемами задержек, кризисов или урегулирования конфликтов.
Ни срочных, ни важных:
Чтобы хорошо распоряжаться своим временем, важно избавиться от "трудоемкости". Некоторые действия не направлены на достижение ваших целей, а некоторые могут быть навязаны вам. Прежде чем начать каждое занятие, задайтесь вопросом: "Является ли оно срочным? Или важно? ». Если ответ "нет" в обоих случаях, очевидно, что не стоит тратить время впустую.
Некоторые инструкции по использованию матрицы Эйзенхауэра.
Чтобы правильно распорядиться своим временем, вы должны начать с составления списка задач, которые должны быть выполнены. Это освобождает ваш разум от постоянной тревоги.
Планируйте свои действия за день до этого и просматривайте их рано утром.
Затем определите лимит задачи, который вы можете включить в каждую категорию.
Всегда спрашивайте, что стоит сделать в первую очередь и что следует отложить. Тем не менее, будьте осторожны с затягиванием.