Организация документооборота
Когда я получал дополнительное образование по деловому администрированию, на первом занятии по общему менеджменту профессор Шириков А.Д. дал нам матрицу, по которой предлагал организовать нумерацию документов в компании и соответственно их хранение. На первом занятии!!!
Организация – это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось. Алан Александр Милн
1. Зачем организовать документооборот?
Простой пример:
- Почему вы нас отключили без уведомления.
- Мы вам отправляли уведомление.
- Но мы его не получили.
- А в нашем экземпляре стоит отметка о получении, фамилия и подпись получателя.
Раунд
2. Какие элементы включает в себя организация документооборота?
Входящие документы.
Исходящие документы.
Внутренние документы.
Система хранения и учёта.
3. Какие навыки требуются для организации документооборота?
Получение документов и принятие решений по ним.
Хранение документов.
Учёт документов
4. Как организовать документооборот?
Документооборот – это организация процесса движения и учёта документов. Это часть системы делопроизводства.
Не всем нужна матрица, о которой я упоминал выше, достаточно просто организовать систему хранения входящих и исходящих документов.
Если вы рядовой сотрудник, то входящими в работе будут приказы, служебные и докладные касающиеся вас и вашего подразделения, а исходящими служебные и объяснительные.
Дома входящими будут счета и ответы на запросы в различные органы. А исходящими сами запросы.
Если вы руководитель, то входящих и исходящих у вас заметно больше.
Когда получили документ:
1. Внимательно прочитайте.
2. Примите решение, что нужно сделать по этому поводу и запланируйте действие.
Например, изменился маршрут и время движения служебного транспорта. Сотрудник: переставить будильник выйти пораньше. Руководитель: известить всех подчинённых.
3. Заархивируйте документ. Уберите в соответствующую папку.
Система хранения должна быть либо электронная, либо бумажная, либо дублирующая. Хранить часть документов в электронном виде, а часть в бумажном неудобно.
Когда создали документ:
1. Внимательно прочитайте.
2. Определите адресат
3. Подпишите, поставьте печать, присвойте номер и заархивируйте.
4. Когда придёт отметка о получении - снова заархивируйте.
5. Как я организую документооборот?
У нас нет канцелярии и электронный документооборот не налажен. Поэтому организацией приходится заниматься самостоятельно.
Бумажные входящие, которые присылают мне отдаю секретарю для сканирования и рассылки руководителям. Электронные рассылаю сам.
Исходящие подписываю ставлю печать, секретарь присваивает номер, сканирует и рассылает руководителям.
В итоге всё в почте.
6. Как улучшить организацию документооборота?
1. Если документов много - ввести электронный документооборот.
2. Свести архивацию к минимуму. Сфотографировали, скинули в облако, забыли. Начался новый год – создали новую папку.
7. Выполните задание
1. Если у вас не было системы документооборота, создайте две папки «исходящие» и «входящие». Если необходимо разделите по месяцам или контрагентам.
2. Если система документооборота была – придумайте, как её упростить.