У нас в компании нет CFO, человека который постоянно следит за финансами, чтобы все сходилось циферка в циферку. У нас есть бухгалтерия, которая выставляет и копирует счета, но пользы в контроле за расходами от нее никакой. У нас есть бюджет в гугл документах который перетерпел уже множество изменений и расширений. И все. Процессы в финансах у нас такие себе, но мы работает над улучшением.
Задумываться о контроллинге мы начали когда после сверки наших трат из спланированного бюджета и реальными тратами за предыдущие месяцы у нас вышел минус 50 тысяч. Мы постоянно тратили больше чем планировали, как так то? Как бы цифра большая, куда ушли деньги? Оказалось мелкие траты имеют свойство накапливаться.
А если учитывать что мелкие траты нам подкидывали множество сотрудников - тут и там +20% и все - денег нет. Многие из сотрудников имели доступ к кредитной карте и могли заказывать сервисы, которые им нужны направо и налево. Счета оплачивались разными людьми в разное время. Уследить за всеми тратами было сложновато. Мы выявили даже один и тот же сервис который мы оплачивали дважды от двух сотрудников.
После всего этого фиаско мы ввели систему, не идеально конечно, но лучше стало:
💳 Доступ к кредиткам есть только у меня и партнеров. Тут уже лежит ответственность на нас, если мы дали кому-то кредитку.
🛂 Все траты проходят через центральную систему. В данный момент эта центральная система выглядит так: Человек приходит к СЕО и говорит что ему нужно и зачем, СЕО одобряет или не одобряет и потом добавляет все в эксельку.
🧹 Проведена чистка всех сервисов которые нам не нужны, на этом мы сразу сэкономили около 2’000 в месяц. Например у нас был сервис для создание лендингов Unbounce, 200 баксов в месяц, никто им не пользовался, ничего там не висело, а мы все равно платили за него. Было пару сервисов которые были зарегистрированы на имейлы людей которые уже ушли, пришлось восстанавливать имейлы чтобы залогиниться и отменить их.
📝 Написали регламент как происходит процесс выбора и оплаты сервисов. Там расписано, как вести себя если надо оплатить расходы на поездки, на ланчи с клиентами, на обучение, на сервис, как создавать аккаунт и какие имейлы вводить. Куда присылать счета, чтоб все было документировано.
Процесс еще не закончен - многое еще надо автоматизировать, но уже лучше чем раньше. Чувствую еще многое предстоит поменять и улучшить, но всему свое время.
А у вас как? Такой же хаос?
#вадимКорсо
Мой канал: https://t.me/vadim_korso