Что мы сделали для организации работы в #хоумофис
📌 Сняли склад по линии метро, чтобы все "безлошадные" сотрудники могли добираться без проблем (и лошадей). Перевезли туда офисную мебель, ковёр, мелкую шнягу и реквизит, который сдаём в аренду на мероприятия. Составили детальный гуглдок с перечнем того, что есть на складе. Попутно избавились от кучи хлама. Сделали каждому сотруднику по ключу. Если им что-то нужно, они едут на склад сами, забирают, отмечают в реестре. Д – доверие. С – самостоятельность.
📌Купили терабайт на Яндекс диске для архива и обменника. Почему не сделали этого раньше? Теперь у меня есть доступ ко всему архиву Завода даже с телефона. Кайфую.
📌Отказались от наличных денег (монеток и бумажек). Все проектные деньги, необходимые для расчета с «нальными» подрядчиками, переводим на карты менеджерам. Не у всех они были. Договорились, что надо завести.
📌Прописали регламент взаимодействия. Каждое утро (кроме пятницы) начинаем со встречи в скайпе: в понедельник – на общей планерке, во вторник, среду, четверг – на коротком дэйли-митинге (участвуют только проджекты и руководитель отдела). Эти встречи очень хорошо структурируют день и задают рабочий настрой. В пятницу в скайпе подводятся итоги недели. Единственная живая встреча проводится по четвергам. Стараемся приучить клиентов, что с 16.00 до 18.00 нас нет в эфире. Это время для образования, общения, мозговых штурмов. Как станет теплее, будем выезжать в ебеня.
📌Перенесли мозговые штурмы и краш-тесты (проверку готовности мероприятия накануне) в скайп и воцап. По запросу проджекта (если очень надо) можем провести их в митинг руме в любое время.
📌Сделали гибким режим дня. Главное правило – не опаздывать на наши онлайн и офлайн встречи, реагировать максимум в течение получаса на сообщения в чате, не пропадать с радаров клиентов, постоянно держать связь с ними.
Что осталось неизменным в работе на #хоумофис
📌Trello для постановки и контроля выполнения задач (десктоп и мобильные версии) – это бесплатно.
📌 ГОСТ – гуглдок с инструкциями, политиками и заводскими стандартами. Начали писать в прошлом году. Как чувствовали. Теперь это отличный инструмент для новичков. ГОСТ постоянно дополняется.
📌Чаты. Общаемся в whatsapp. (Планирую затестить Slack в ближайшее время). Здесь решаем рабочие вопросы. В чатах вк, фб, инсты, телеграма – околорабочий флуд, не требующий быстрой реакции.
📌Фидбэчные. Ежемесячные двусторонние фидбэки с каждым сотрудником остались очными.
📌Встречи с клиентами – на их территории или в кафе, с промо-персоналом – в митинг руме.
📌Почтовый адрес остался прежним, потому что дружелюбные соседи подарили нам на 1 квартал митинг-рум, комнату с видом на Оперный.
Что требует доработки в работе на #хоумофис
📌Документооборот. Это жопа, ребята. Пока принтер и сканер находятся у меня дома. И я – немножко секретарь: распечатываю, подписываю, сканирую. Уже купила электронную подпись в Контур.Диадоке, но это не решает проблему, т.к. большинство подрядчиков еще не перешло на ЭДО (хотя за этим будущее, давайте спасать леса, серьезно, призываю всех активно переходить на ЭДО, посчитайте сколько вы тратите на почту, бумагу, расходники для принтера – это сопоставимо со стоимостью эл.подписи и абонентского обслуживания, не говоря уже о временных бесценных затратах). Планирую также сделать доверенность руководителю отдела. И открыть вакансию делопроизводителя. Но все это не избавит нас от необходимости привозить друг другу бумажки (или куда-то ехать за ними). Пока стараемся подкапливать документы и передавать их во время наших общих встреч. Но это еще не высокий сезон работы.
Прямо сейчас у нас идет кампания по найму новых сотрудников. Многим интересно, как будет проходить адаптация новичков. Обещаю рассказать, как только накопим опыт. Стэй тюнд. Стэй хоум.