На этот простой вопрос ответил Дэвид Аллен в своей книге "Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса".
И вам крупно повезло
вместо чтения целой книги, я поделюсь основными идеями из нее, которые мне резонировали и добавлю свои советы, чтобы используя их, следовать принципам автора, а то книга-то вышла аж 18 лет назад.
В общем всё, чтобы вы как можно быстрее приступили к приведению своих дел в порядок, ага.
Поехали.
1
Ваш мозг - не сейф для хранения информации. Так уж получилось, что запоминающая способность нашего мозга ограничена - поэтому старайтесь максимально разгрузить его.
Аллен утверждает, что наш мозг постоянно пытается решить нерешенные проблемы в самый неподходящий момент. А если мы храним все наши проблемы в голове, еще и добавляем туда постоянно новые, то мозг начинает путаться и теряет способность объективно смотреть на проблемы и реально решать их - он погрязает в постоянном хранении и обработке новой информации. И как хороший мальчик - он постоянно напоминает нам о нерешенных проблемах, которые лежат для него на поверхности и упускает из виду другие вопросы и детали.
Короче, Аллен советует создать “Корзину” для сбора всей информации за пределами нашего мозга. Это может быть блокнот, папки, компьютер или смартфон. Основное - эта корзина должна быть доступна вам 24/7 из любого места.
СОВЕТ
для этих целей подойдет любой из существующих облачных таск-трекеров, которые синхронизируются с вашим компьютером и смартфоном, ниже - несколько тех, с которыми лично работал
1. To-doist https://todoist.com
2. Wrike https://www.wrike.com/ru/
3. Asana https://asana.com
4. Jira https://www.atlassian.com/ru/software/jira
Одним из основных плюсов, подобных сервисов считаю возможность настройки уведомления о задачах - так риск что-то упустить в разы уменьшается, а мозг отпускает с контроля еще и напоминания о задачах.
Если хотите детальный обзор с личной оценкой какой мне нравится больше, напишите, пожалуйста, в комментарии.
2
Ежедневно опустошайте свою корзину. Под “опустошением” Аллен имеет ввиду:
- удалите нереалистичные задачи, которые невозможно выполнить по тем или иным причинам, а если считаете что задача выполнима - разбейте ее на мелкие быстро решаемые составляющие
- определите для каждой задачи цель, из которой будет выстраиваться комплексная работа, т.е задач без цели быть не должно
- определите и внесите в календарь все задачи имеющие четкие дедлайны или цикличность (встреча, планерка, рабочая встреча итд)
СОВЕТ
в любом таск-менеджере, который вы будете использовать проставьте “теги”, которые будут обозначать цель или конечный результат для каждой задачи либо оформляйте задачи в виде “Задача - список подзадач”. Это возможно в Asana и To-doist.
3
Планируйте работу исходя из конечного результата. Выразите ожидаемый результат в виде одного предложения и стройте все задачи-подзадачи исходя из этой конечной цели.
СОВЕТ
В проектах, над которыми я обычно работаю, стараюсь выделить ряд подобных долгосрочных микро-целей, на которые ставится дедлайн и эти микро-цели берутся за KPI (key performance indicator), затем каждая задача работает на выполнение определенного показателя, как-то так.
В заключении, хочу отметить, что указанное выше может работать для одних и быть не актуальным для других. Поэтому как и в любом материале - важна ваша критическая оценка и понимание применения в своей жизни.
Успехов!
Подписывайтесь на канал, оставляйте комментарии, давайте обсуждать и делиться мыслями друг с другом.