В интервью с CFO Russia Александр Давыдов, директор по экономике и финансам «Брянского арсенала», рассказал о необходимости внедрения RPA-технологии в компании, а также процессе построения одного робота на замену казначейским работникам.
Как вы поняли необходимость внедрения RPA-технологии в компании?
RPA всегда использует несколько информационных систем для ввода и обработки данных. Казначейство сильно зависит от качества и скорости работы других подразделений, особенно коммерческих служб и бухгалтерии. На этапе ввода данных возникает наибольшая потеря времени, которую можно устранить при помощи RPA. Эта технология наиболее эффективна там, где образуются задержки времени или побочные потоки данных.
В чем преимущества использования RPA в казначействе?
Она позволяет существенно увеличить скорость ввода и обработки данных, что радикально ускоряет подготовку отчетности и аналитических данных для BI (особенно отчета о движении денежных средств).
На какие этапы делится процесс построения одного робота на замену казначейским работникам?
Первый этап построения робота – определение проблемы, которую он поможет решить. На данном этапе важно провести проверку бизнеса-процесса казначейства на возможность роботизации. Для этого в компании разработали checklist и матрицу:
- есть повторяемые операции?
- ввод и вывод данных структурирован (может быть представлен в табличном виде)?
- происходит обмен данными между разными системами?
- есть доля ручного труда (ввод, копирование, вставка, переключение между системами)?
- есть ли выборка и сравнение данных в разных системах?
- структура процесса не изменяется часто?
- была бы эффективна работа алгоритма 24/7?
После определения процесса формулируют цели, задачи и сроки реализации проекта.
На втором этапе реализуют алгоритмическую часть роботизации. В составе RPA есть четыре основных рабочих инструмента, которые робот использует при решении казначейских задач:
- считывание с экрана (screen scraping);
- считывание из программы (data scraping);
- имитация движений пользователя (user events);
- имитация преобразования данных (data transformation).
При написании робота используют разные их комбинации.
На третьем и четвертом этапах происходят тестовое внедрение и опытная эксплуатация.
С какими сложностями вы сталкивались в этом процессе и как удалось их преодолеть?
Основные трудности связаны с неоптимальными бизнес-процессами и сопротивлением сотрудников внедрению. Решить проблемы с персоналом удается благодаря обучению и ротации кадров. Внедрение роботов помогает взглянуть на бизнес-процессы по-новому.
Каких результатов после внедрения RPA вы достигли на сегодняшний день?
Компания выбрала направление, которое требует оптимизации с помощью программных роботов, – ввод данных и обмен ими между разными учетными системами.
При расчете выгоды от RPA нельзя рассматривать только экономию затрат от снижения количества человеческих ресурсов для выполнения процесса. Кроме этого, следует учесть уменьшение нагрузки на оборудование и сети, а также экономию времени управленческого персонала при рассмотрении отчетности и использовании программ. В качестве затрат учитывают стоимость разработки и обслуживания RPA.
В процессе оптимизации ввода данных мы получили экономию: три человека. Мы переориентировали их с ввода, проверки и обработки данных на другие участки работы.
В процессе оптимизации обмена данными мы также сэкономили: пять человек в дочерних предприятиях. Мы изменили потоки данных, объемы и частоту передачи информации внутри дочерних обществ. Основной эффект достигается за счет оптимизации количества отчетных форм и скорости предоставления данных для консолидации в BI. Особое внимание уделяют качеству и актуальности данных.
Задать свои вопросы Александру Давыдову и узнать больше об опыте «Брянского арсенала» вы сможете на Третьей конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая состоится 19-20 сентября 2019 года в Москве.
Елизавета Гета, CFO Russia