В этой статье мы разберём частые ошибки при делегировании, а также выделим основные ключи для грамотного распределения задач между сотрудниками.
Делегирование — это распределение целей внутри своего отдела, причем ответственность за их исполнение всегда лежит на плечах руководителя.
Делегирование необходимо любому менеджеру. Почему?
Во-первых, объем задач руководителя всегда перевешивает его имеющееся время. Как бы вы ни планировали свой рабочий день, но втиснуть в него все свои планы вы не сможете физически.
Во-вторых, найдется та работа, с которой подчиненный справится лучше своего руководителя, что вовсе не страшно, а очень хорошо, ведь задача руководителя заключается в организации рабочего процесса, а не в том, как бы сделать все своими руками.
Какие наиболее частые ошибки совершает руководитель?
№1 — Не делегирует.
Да, без делегирования могут появиться некоторые проблемы, например: сотрудники не будут развиваться, они не смогут отправиться в отпуск; руководитель ничего не сможет успеть, ведь он будет перегружен.
№2 — Руководитель делегирует задачу группе без персональной ответственности.
Команда подчеркивает и усиливает персональную ответственность за результаты работы, поэтому необходимым становится назначить задачу конкретному сотруднику, установить срок для ее выполнения.
№3 — Руководитель делегирует без промежуточного контроля.
Стоит придерживаться маленького правила — «Доверяй, но проверяй», даже самый заслуженный и проверенный сотрудник может допустить ошибку, к примеру, неверно поставить приоритет у задачи или не уложиться в дедлайн. Поэтому нужны промежуточные точки контроля — минимум одну в середине срока.
№4 — Избыточный контроль.
Хорошего должно быть понемногу, не нужно стоять за спиной у сотрудника и контролировать каждое его действие. Назначайте встречу с сотрудником, проверяйте результаты его работы в определенные точки контроля.
№5 — Руководитель делегирует сотрудникам, которые к этому не готовы.
Как хороший руководитель, вы должны знать своих людей, т.е. понимать, кто стремится к росту, а кто пришел «отсидеться». Ставьте задачи в соответствии с мотивацией.
№6 — Руководитель делегирует планирование и мотивацию.
Ни один руководитель не может делегировать эти функции менеджера. Тем самым он рискует потерять управление своим подразделением.
№7 — Руководитель не удостоверился в понимании результата.
Суть делегирования заключается в том, что вы получаете необходимый вам результат в нужный срок. Обязательно нужно убедиться, как вас понял сотрудник, что можно от него ожидать в ответ.
№8 — Руководитель делегирует постановку целей.
Если руководитель не ставит задач — он может не интересоваться их выполнением. Если вы не можете присутствовать в момент постановки цели — договоритесь об исполнении этой роли с вышестоящим руководителем.
№9 — Руководитель не дает обратной связи.
Важно обсуждать проделанную работу, уделять на встречах время для полноценного ее разбора.
Что делегировать можно и нужно?
Во-первых, рутинные задачи, а именно — все то, что давно находится в работе и не требует особого внимания, например, выгрузку заявок из CRM.
Во-вторых, подготовительную работу — сбор информации о клиенте и его потребности, подготовку коммерческого предложения и т.д.
В-третьих, специализированную деятельность — все, что касается профильной компании.
При правильном делегировании вы не только освободите себя от многих задач, но и повысите эффективность работы в вашем отделе.