Я большой фанат планирования и целеполагания – в моем случае это мощнейшие инструменты как для внутреннего роста, так и для ведения проектов. Я вижу реальную эффективность прописывания миссии, долгосрочных целей, краткосрочных целей, а затем вывода этого в ежедневный планировщик задач. Как можно достичь чего-то, что четко не определено и не спланировано?
Многие ведут списки дел без понимания глобальных целей. Эндорфинки выделяются с каждым вычеркнутым делом, можно даже специально планировать легкие дела, чтобы легко вычеркнуть. Но какой смысл? Суть ведь в осознанном пути, в видении. Смысл в том, чтобы ценить свое время, отдавая отчет, частью какой глобальной цели являются запланированные на сегодня дела.
Система планирования
Коротко о том, как устроена моя система планирования. Миссия и жизненные цели прописаны и дорабатываются каждую неделю. Не всегда что-то меняю, но каждое воскресение как минимум перечитываю. Так же, как и цели на год, поставленные 1 января. Вот они изменяются немного чаще, и, думаю, это нормально.
По бизнес проектам годовые цели выводятся в ежеквартальные планы. Личные годовые цели напрямую влияют на планы на месяц. Планы на месяц, кстати — единственное, что пишу от руки в блокноте, чтобы держать на глазах постоянно.
Низ этой воронки – ежедневное планирование. Есть много подходов, о которых с радостью рассказал бы в следующий раз. Мой таков – группирую дела насколько это возможно, стараясь меньше переключаться в течение дня. В среднем это 5-7 дел, из которых несколько больших. Как бы контринтуитивно это ни звучало, но чем меньше дел, тем лучше. Наши ресурсы ограничены, переключения съедают много энергии, поэтому неспешно делать одно большое дело весь день куда проще, чем десять мелких дел.
Программы-помощники
Теперь к главной теме. Ниже представлено краткое описание трех программ для ведения проектов, организации ежедневных задач, долгосрочного планирования и создания базы знаний, ставших мне верными друзьями в последние годы. Это не новые любимчики, а результат многолетнего перебора разных вариантов, подходов, программ, сервисов. Разумеется, все индивидуально, но будет здорово, если кому-то поможет эта информация.
I. Notion (база зданий, планирование, ведение проектов)
После долгих и мучительных поисков основного инструмента для сохранения и упорядочивания записей + разного рода планирования я наконец нашел Святой Грааль. Notion – открытие года и one love. Эта штука заменяет Word/Google Docs/Pages, Excel/Google таблицы/Numbers, Заметки, Evernote, Ulysses и десятки блокнотов, опробованных во время поисков.
В Notion я пишу статьи, планирую цели и бюджет, фиксирую основные мысли книг. Здесь же веду всю работу по проектам и бизнесу – собираю базу знаний, считаю финансы, собираю и упорядочиваю идеи. Тут у нас с Полиной семейный workspace с делами и планами. Посмотрите пару видео на YouTube и поймете, почему я забыл об Evernote и прочих программах как о страшном сне.
Потенциал этой платформы огромен, и даже спустя полгода ежедневного использования я все еще в восторге. Единственное вынужденное "зло" – некоторая сложность освоения (хотя для меня это было приятное приключение). На русском языке материалов о том, как пользоваться программой, мало, поэтому если есть потребность сниму подробное видео.
Да, важно: Notion доступен как на сайте, так и в мобильных приложениях и приложениях на десктопы. Я использую приложение для mac os. Бесплатная версия имеет ограничение в тысячу блоков, которое обходится созданием новых workspaces, но если захотите купить версию без ограничений (я это сделал в большей степени ради поддержания проекта) – вот ссылка с подарочными $10 на счет: https://www.notion.so/?r=c3dd23e7f49249169243288a09b682e6
II. Things (ежедневный органайзер)
Главная сила Things в простоте и интуитивности. Я разделяю задачи по проектам, по воскресениям прохожусь по ним, чтобы распределить задачи на неделю вперед и ничего не упустить.
Все, что нужно, здесь есть – напоминания, система крайнего срока, комментарии внутри задач и даже чек-лист там же, теги. Отдельная радость – то, как разработчики продумали повторяющиеся задачи. Они планируются как угодно! По дням недели, по первым понедельникам каждого третьего месяца, по количеству повторов... В общем, все мыслимые и немыслимые варианты. С этим блоком, кстати, разобраться было сложнее всего, поэтому опять же если есть потребность – дайте знать, сниму видеоинструкцию.
Важно сказать про раздел "Входящие". Я не сразу увидел всю мощь этого решения, но глаза открыл Максим Дорофеев в "Джедайских техниках". Входящие – то место, куда по ходу недели я скидываю все неожиданно появившиеся задачи и мысли. Не нужно тратить время на размышление, в какой проект и на какое время поставить новое дело! Для этого есть планировочное воскресение (может быть любой день), тогда накопившееся должным образом распределяется. Точка. Просто и крайне эффективно.
Теперь о печальном. Во-первых, программа платная и недешевая. Вообще недешевая. Но я не нашел бесплатных аналогов, а-то, сколько времени и сил она сэкономила, с лихвой окупило затраты. Поэтому решать вам, я решение принял несколько лет назад и за это время ни разу не пожалел. Во-вторых, у нее нет функционала для совместной работы. То есть это исключительно личный органайзер. Меня не расстраивает, но кого-то может.
III. Monday (ведение бизнес-проектов)
Monday – еще одно открытие, самое вымученное. Я перебрал много систем для скаутингового агентства, четко понимая, что ищу, и ни один из наиболее известных сервисов не мог этого дать. Monday – это и CRM-система, и замена Trello, и невероятно удобный инструмент для командной работы. Последнее, наверное, ключевое.
Выглядит это как таблицы с кастомными столбцами, способными закрыть любые потребности – цветные статусы, числа и тексты, даты и города, номера телефонов и сайты, в общем, что угодно. Каждая задача также имеет внутри себя "доску" для обсуждения (внутренний чат), куда можно прикреплять фото, видео или документы.
У каждой задачи можно поставить ответственного, которому будут приходить уведомления по всем изменениям. Можно филигранно настроить автоматизацию процессов, например при смене статуса задачи на "Выполнено" переносить в определенное место или уведомлять определенного сотрудника. Это частный случай, функционал автоматизаций шире.
Сильно расписывать не буду, все-таки ведение бизнес-процессов требуется не всем, но если хочется разобраться глубже – буду рад помочь. На русском мануалов нет, несмотря на то, что компания недавно получила 150 миллионов долларов в четвертом круге финансирования – это уже не стартап.
---
Друзья, если есть желание читать больше моих материалов – подписывайтесь на Telegram-канал "Sober" (https://tele.click/soberblog). Там будут и статьи, и мысли, и многое другое.