В четвёртой статье 54-го ФЗ описана надлежащая работа онлайн-кассового аппарата. Такая работа предполагает наличие присвоенного единице техники заводского номера устройства; наличие исправного накопителя фискальных данных, который передаёт информацию в налоговую службу; наличие возможности печати, в том числе штриховых кодов (1d и 2d); наличие системы шифрования.
В статье 4.3 прописано, что после того, как устройство зарегистрировано, оно должно эксплуатироваться там, где производятся операции при взаимодействии с клиентом. Исключения – оплата клиентами через интернет и автоматизированные устройства, оплата транспортных услуг.
В статье 4.7 прописано, что разрешается не отображать реквизиты на бумажном чеке, а лишь в электронном виде. При этом обязательным элементами являются идентификационный номер налогоплательщика; номер чека; время совершения оплаты; наименование организации; применяемая система налогообложения; номер кассового аппарата, который был присвоен при регистрации; штриховой код; в некоторых случаях – наименование продукта, количество единиц продукта (обязательным для всех случаев указание станет в 2021 году).
В случаях, которые предполагают, что агент взаимодействует с обычным физическим лицом, предусмотрено наличие в чеке таких элементов, как номер телефона агента, с которым осуществлена операция, и сумма выплаты от покупателя.
Если речь идет конкретно о банковском агенте, в таком случае требуется наличие в чеке наименование акта (совершенной платёжной операции), размер выплаченной суммы, идентификационный номер налогоплательщика, указание места нахождения оператора и его название.
Если происходит взаимодействие индивидуального предпринимателя и общества с ограниченной ответственностью, требуются такие элементы чека, как наименование обоих; идентификационный номер налогоплательщика –покупателя; место изготовления покупаемой продукции; регистрационный номер декларации для таможни; размер акцизной выплаты.
Отдельные правила существуют для случаев взаимодействия двух лиц, одному из которых полагается лотерейная премиальная выплата средств (сумма должна превышать 15 тысяч рублей). Должен быть стандартный «набор» элементов в чеке, а также наименование и идентификационный номер клиента как налогоплательщика.
В целом вне зависимости от взаимодействующих сторон чек, разумеется, должен быть абсолютно читабелен и грамотен с юридической точки зрения.
Согласно статье 4.1, фискальный накопитель, которым оснащена касса, также должен соответствовать установленным требованиям, а именно запломбированность от производителя, надлежащий уровень обеспечения сохранности информации и ее защиты, достаточный уровень шифрования, возможность сохранения информации об операторе фискальных сведений, возможность формирования фискальных признаков, сохранность регистрационного кода устройства.
Есть отдельные предписания для чипа. Если срок сохранности его составляет 3 года, эксплуатировать его можно внутри определенных видов работы: ветеринарные услуги; авторемонтные услуги; услуги бытового характера – например, сантехнические работы, манипуляции с электрикой; торговля (не оптовая); сфера общественного питания (если площадь заведения не превышает 150 квадратных метров) и еще некоторые другие категории.
Есть также чипы, рассчитанные на год (12-13 месяцев). Такие полагается использовать тем, кто применяет общую систему налогообложения, либо конкретно тем, кто торгует продукцией с акцизами.