Здесь будет подробный и достаточно объемный пост про управленческий аудит. Раннее я уже делал 4 поста на данную тему, но сейчас решил собрать все полученные знания в одном месте.
Итак, несколько месяцев назад я начал работу по очередному управленческому аудиту.
Ко мне обратился Роман, который идеально подходит под определение “Топ менеджер”, стаж работы 9 лет, имеет под своим крылом 62 сотрудника, выручка составляет более 500 млн рублей в год. Сегмент B2B. После второго дня усердной работы Роман сформулировал актуальные на данном этапе задачи аудита, я решил сразу добавить к ним свои комментарии:
"Повысить эффективность работы каждого сотрудника": Тут я согласен на 100% - не всё у Романа работает хорошо. В Рамках аудита - реально.
"Повысить уровни управления, постановки личных целей и уровень контроля. Выявить зоны ответственности.": Это прям любимое, сделаем.
"Увеличить объём продаж и прибыли.": Хмм… Вот тут у меня появились сомнения:выполнимо ли? В течение 3х месяцев аудита прибыль может и не вырасти. Существенный рост начинается как раз после аудита: эффективность управления возрастает, и только через время растут финансовые показатели. Но посмотрим, время покажет!
"Выстроить систему мотивации сотрудников.": Всё будет!
"Повысить свой личный уровень, скорость принятия решений, правильность решений.": Это сделаем.
"Делегирование функций и полномочий, в том числе по принятию решений.": Будет.
"Научить сотрудников принять полномочия.": Интересный момент. Моё мнение, что если сотруднику правильно выставить задачи и делегировать полномочия - его не надо учить принимать полномочия. Поэтому при выполнении предыдущих задач эта может отпасть сама собой.
"Здоровый сон.": У Романа последнее время излишнее беспокойство, просыпается в 4 утра, уснуть не может. Решаемо
Есть у кого то похожие проблемы?
После постановки целей двинулись мы с Романом их достигать, но немного углубились в процесс… Можно сказать, из кучи сотрудников сотворили единый мощный рабочий управляемый организм-достигатель целей. У некоторых сотрудников сдавали нервы. Но никто не уволился)))
В общем сложности за пару месяцев усердной работы, включающей 4 тренинга по 2 часа, было сделано следующее:
- Анализ рабочего дня руководителя. Инструмент просто бомбовый. Наблюдаешь за тем, что и как делает руководитель, делаешь себе пометки. Обычно на второй день человек раскрывается))) Кстати, рекомендую этот инструмент в качестве контроля за подчинёнными: целый день смотришь, что делает и ничего не говоришь. Обсуждать на следующий день. Просветляет очень сильно.
- Дополнительное изучение оргструктуры и составление её в печатном виде (как есть). Мало нарисовать - надо всех научить. Обучение всех сотрудников по этой структуре - 2х часовой тренинг на 40 человек. Провёл я.
- Внедрение в компании работы по целям и задачам (приказ по ежемесячным планам, отчётам, обучение всех сотрудников по этому приказу, контроль его исполнения на протяжении 3х месяцев). 2 часа обучение и внедрение на 40 человек. Проводил я и Роман вместе.
- Обучение всех сотрудников: базовые функции менеджмента (целеполагание, планирование, организация, мотивация, контроль). 2х часовое обучение. Проводил я.
- Обучение (только Роман, индивидуально): порядок оптимальной индексации зарплат.
- Обучение (только Роман, индивидуально): как внедрять изменения (на примере всех изменений).
- Изменение оргструктуры для соблюдения нормы управляемости и увеличения эффективности. В оргструктуре реально косяки были, исправили, улучшили.
- Выделение дополнительной функции, которая была упущена.
- Прорисовка Главного процесса и определение зон ответственности в рамках этого процесса и обучение всех сотрудников. (Я реально так много подряд давно не учил, 2 часа тренинг).
- Внедрение листов контроля у всех сотрудников. Это такая крутая штука вместо должностной инструкции
- Запущены в работу несколько других процессов с помощью написания приказов и инструкций.
До мотивации ещё не дошли, и я не уверен, что дойдем.
Пункт 1, 2 и 9 я бы очень порекомендовал проделать каждому: сильно добавляет ясности в работу. Как это правильно делается написано в любом источники в Интернете.
Фоток с тренингов нет и не будет. Это условия контракта.
В самом разгаре нашего с Романом аудита обнаружилась потеря работоспособность после обеда. Спать хочется, голова не варит. И так каждый день. В первой половине дня - всё нормально, а потом - непонятно что.
Я решил проанализировать режим дня, сна, питание. Пошел за советом к хорошим знакомым, вспомнил все свои знания, и причина нашлась. Завтракает Роман очень рано и насыщенно, примерно в 6:45. После он усиленно трудится до обеда, который начинается в 13:30, то есть с перерывом в почти 7 часов.
В общем, можно сделать единственный и самый важный вывод из ситуации: 7 часов между приёмами пищи очень большой перерыв, поэтому просто необходимо делать плотный перекус между завтраком и обедом. Правильное питание - залог эффективной работы.
Конечно же, это не готовое решение для всех - у каждого свои особенности пищеварения. Но чтобы их решить достаточно включить мозг, ну или пойти к диетологу. А можно и погуглить бесплатно. С развитыми мозгами любой вариант эффективен.
Вот мы и подобрались в итогам Управленческого аудита. Дело выполнено. Об успешности проделанной мной работы можно прочитать чуть ниже. Отзыв Романа тоже обязательно будет.
В случае с Романом в соответствии с договором результатом аудита является “Отчёт о выполненных услугах”. По итогу получилось целых 32 страницы текста. Конечно, лучше всего было бы прикрепить полный отчёт в *.pdf со всеми личными данными: подписями, оргструктурой и фамилиями участников, но я оставлю ссылку с заштрихованной конфиденциальной информацией.
"Ссылка на отчет по управленческому аудиту в pdf"
Оценка результатов аудита на странице 3 отчёта.
Я этот отчёт предоставляю вам как он есть, в виде рабочего документ, в таком виде он был предоставлен заказчику. Убедительная просьба: смотрите содержание, а не форму.
Самое ценное в этой работе - это не отчёт, а изменения, которые произошли в голове. Этот отчёт - подведение итогов работы, того, что было сделано за 3,5 месяца погружения в компанию. Вот вам отзыв без какого-либо редактирования:
НАЧАЛО ОТЗЫВА
“Наша компания — активный участник рынка В2В.
Желание увеличить объем продаж и прибыли, новые направления деятельности, рост числа сотрудников компании, усиливающаяся конкуренция, требовали повышения эффективности работы каждого сотрудника и отделов. Управлять по старому не представлялось возможным, времени катастрофически не хватало, вроде бы все «при деле», а оценить работу каждого, (тем более чтобы сам сотрудник оценивал результат своего труда) не получалось.
1. Порядок начался с составления Орг.структуры и Основного Бизнес-процесса компании, как следствие определение зон ответственности (то за что можно спросить!), а также выделение дополнительного процесса (за него вообще никто не отвечал, как будет, так и будет…), изменение под нормы управляемости. Руководители отделов стали работать со своими сотрудниками ежедневно.
2. Внедрение в компании работы по ежемесячным целям и задачам, отчет о выполнении за каждый месяц. Это вообще бомба! Наконец-то с помощью такого простого инструмента можно от сотрудников добиться то чего хочешь и они сами теперь знают чего хотят и что НАДО. Постановка задач по SMART (необходимо/понятно/достижимо/актуально).
3. Внедрение листов контроля (очень действенно на часто повторяющиеся функции и чтобы ничего не забыть).
4. Много еще попутных важных вещей по мотивации, индексации, контролю и делегированию. Очень правильно не откладывать на завтра, то что можно сделать сегодня.
В итоге за 3 месяца достигнуто 80% поставленных целей, производительность колоссальная, огромный респект и уважение :-)”
КОНЕЦ ОТЗЫВА
Я получил огромный респект, уважение. А еще деньги на расчётный счёт) Заказчик говорит, что выполнено 5 из 7 целей, которые были прописаны в самом начале поста. Заказчик доволен, а значит я тоже доволен.
Из данного поста могу сделать такой вывод: прокачивайте свои навыки управления, свою команду и свою систему управления компанией и будет вам прибыль)))