В интервью с CFO Russia Татьяна Фомина, руководитель департамента закупок GEFCO Россия, рассказала CFO Russia о корпоративном проекте по централизации закупок в своей компании.
Как давно в GEFCO внедрили централизацию закупок?
Проект появился в конце 2017 года практически одновременно как на корпоративном уровне, так и в российском подразделении. Эта потребность закономерна. Ограничения, которые налагает экономическая ситуация, требуют применять единый прозрачный подход и строгую корпоративную политику в области закупок.
Проект централизации закупок представляет собой выделение закупочной функции из операционной части деятельности в самостоятельный департамент.
В какие этапы проходило внедрение данного проекта?
До начала внедрения мы провели масштабное исследование с вовлечением ответственных менеджеров направлений, операционных департаментов и отдела качества.
Планировалось, что новый департамент будет аккумулировать в себе максимум компетенций компании – в частности, в основу новой структуры войдут профессионалы по закупкам в области наших ключевых направлений бизнеса. Это поможет усилить обмен знаниями и распространять лучший опыт на другие типы закупок.
Сам процесс централизации проходит в несколько этапов, некоторые из них необходимо проводить параллельно.
Первый этап – формирование структуры департамента и закупочной команды. Далее мы проводили описание стандартных процессов и процедур. Параллельно с этим формировали единую базу поставщиков. Также следует отметить важность автоматизации закупок, оценки деятельности поставщиков, управления номинациями и расчета клиентских тендеров.
С какими сложностями столкнулась компания при внедрении данного метода?
Изменения в структуре компании зачастую встречают скепсис со стороны сотрудников. Особенность GEFCO – наличие в компании различных операционных подразделений: перевозка готовых автомобилей, наземные, железнодорожные, морские перевозки и так далее. Все они работают в различных ИТ-системах по своим устоявшимся за долгую практику процессам.
Также на первом этапе трудности вызывает разрыв коммуникаций между закупками и операциями – теперь сотрудники работают в разных департаментах.
Однако мы планомерно проходим этапы централизации и налаживаем коммуникацию, согласно новым процессам. Так формируется качественная база поставщиков, что позволяет снять сомнения и вопросы.
Какой эффект получила компания от централизации закупок?
Основной эффект – контроль и оптимизация закупочной деятельности, которые значительно влияют на прибыльность и конкурентоспособность компании.
Проект по централизации позволяет максимально внимательно подходить к выбору и проверке каждого поставщика, чтобы предлагать лучший сервис клиентам.
Компания приобретает систему одного окна для всех запросов, которые связаны с закупками, а также единый механизм выбора подрядчика и контроля закупочных мощностей в компании.
Задать свои вопросы Татьяне Фоминой и узнать больше об опыте GEFCO Россия вы сможете на Третьей конференции «Управление закупками», которая состоится 5-6 сентября 2019 года в Москве.
Мария Кириченко, CFO Russia