Если ИП имеет работников, то по закону он обязан вести кадровый учет.
Кадровые документы, которые необходимо вести в случае, если ты являешься работодателем, регулируются Трудовым кодексом РФ.
Список этих документов очень внушителен. Их можно разделить на несколько групп.
Первая группа — локальные нормативные документы
В этой группе у нас находятся правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие, а также должностные инструкции и инструкции об охране труда. Одним словом, эти документы описывают рабочий процесс именно у вас.
Вторая группа — организационные документы
В основном сюда входят всевозможные журналы: учета кадровых договоров, учета приказов по личному составу, учета работников, которые уезжают в командировки, и учета работников, которые, наоборот, к вам приезжают в командировки. Кроме этого в этой группе находится книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в эту книжку, табель учета рабочего времени и зарплаты, штатное расписание, график отпусков, график сменности. Одним словом, здесь документы, описывающие организационные процессы и ведущие подробный учет этих процессов.
Открыть счет в Совкомбанке
Третья группа — документы по кадровому учету и оформлению трудовых книжек
Само название говорит, что в этой группе находятся непосредственно документы кадрового учета. А это трудовой договор, приказы по личному составу, трудовая книжка, личная карточка, а также документы, направляющие работника в командировку.
И все эти документы из трех групп должен оформлять любой работодатель! В том числе и ИП. И даже ИП с небольшим штатом должны вести всю требуемую кадровую документацию.
Если у вас есть один наемный работник. То у вас уже есть штат сотрудников, и отношения даже с одним работником должны быть задокументированы.
О правильном заключении трудового договора можно прочесть у нас здесь.
Кто кадровик?
Безусловно, список кадровых документов внушителен, особенно для предпринимателя без специальной подготовки. И здесь возникает вполне логичный вопрос, а кто по закону отвечает за ведение всех этих документов.
В первую очередь ответственность лежит на работодателе. Причем неважно, работодатель является организацией или индивидуальным предпринимателем.
Работодатель-организация, естественно, сам не ведет работу с кадрами и кадровую отчетность, он нанимает для этого специальных сотрудников или вообще организует специальный кадровый отдел.
Работодатель-предприниматель, конечно, имеет меньшие финансовые возможности. Он также может нанять сотрудника для ведения кадровой работы, привлечь стороннюю организацию, воспользоваться соответствующими сервисами в Интернете, а может и сам выполнять эту работу.
Здесь вопрос возможностей и предпочтений, однако, ведя кадровый учет самостоятельно, ИП должен придавать этой работе надлежащее внимание, так как ошибки в кадровом учете и кадровых документах также наказываются штрафами.
Узнать все нюансы заполнения трудовых книжек можно в нашем материале «Надо знать: как правильно вести трудовую книжку».
Наказание за нарушение
Ошибки или неправильное ведение документов, как уже говорилось, наказывается административно, то есть штрафами.
- Отсутствие заключенных трудовых договоров наказывается штрафом от 5 000 до 20 000 рублей. Если ИП к этому наказанию привлекается повторно, то штраф может вырасти до 40 000 рублей.
- Если нет коллективного договора и нет никаких обоснований этому, то штраф за нарушение от 3 000 до 5 000 рублей.
- Незаконное привлечение работника-иностранца также штрафуется, но размер зависит от квалификации этого работника и места ведения вашего бизнеса.
- Нарушения, связанные со сбором, ведением и хранением персональной информации сотрудников штрафуется от 500 до 1 000 рублей.
- Задержка зарплаты наказывается штрафом в размере 1/3—ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки. Если же не платить работнику зп свыше 2 месяцев, то ИП-работодатель может быть оштрафован до 500 тысяч рублей.
Это все, что касается административной ответственности, Но ошибки в кадровом учете могут наказываться и уголовно.
К таким последствиям может привести необоснованный отказ в приеме на работу, увольнение беременной сотрудницы или женщины, имеющей ребенка до 3-лет. Такие нарушения наказываются либо штрафом в размере 200 тысяч рублей, либо заработком, который бы женщина получали в течение полутора лет, либо 180 часами исполнительных работ.
Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.
Больше материалов для ИП читайте здесь.