Продолжая тему организации подсистемы совещаний в корпоративной Системе управления предприятием (писал об этом здесь 1 и здесь 2), хочу заострить внимание на роли и методах поведения руководителя - председателя совещаний. Весьма часто наблюдаю одни и те же распространенные ошибки, способные свести на нет все усилия и время, потраченные на подготовку к совещанию, наносящие ущерб делу и авторитету руководителя, вместо того, чтобы способствовать эффективному управлению предприятием.
Поскольку всякое совещание - это форма групповой деятельности и его результативность зависит от вклада всех участников в общий процесс обсуждения и принятия решения, руководителю не нужно пытаться в нем доминировать, принимая на себя роль докладчика-вещателя. Известные ученые вообще настаивают на двоякой роли председателя совещания: и хозяина, и слуги. Это особенно важно учитывать, когда председательствует на совещании не руководитель компании, а кто-то из его доверенных лиц - заместителей (модератор).
Председатель, будучи зависим от участников совещания, исполняет роль своеобразного их «слуги», обеспечивающего процесс коллективной деятельности. Это значит, что каждый участник имеет право сделать председателю замечание, если в процессе совещания не поддерживается принятый группой регламент работы, происходит отклонение от повестки и т.п. Но как «хозяин», председатель является организатором и координатором общего процесса совещания. Он следит за регламентом, предоставляет право выступления тому или иному участнику, управляет уровнем и тембром дискуссии, как дирижер оркестром в соответствии с компетенцией того или иного совещания (см. материал "О компетенции совещаний").
От профессионального мастерства председателя и умелого сочетания этих ролей зависит эффективность встречи и решения поставленных задач. В реальности доминирование той или иной роли оказывает существенное влияние на стиль ведения совещания. Чрезмерное преобладание у председателя роли «хозяина» выдает его авторитарность. Нередко человек, особенно впервые занявший председательское место во главе стола, начинает раздувать собственное «я», хватается за возможность навязать свою волю группе, считая, что получает лицензию на полное превосходство.
Такое председательство - самодовольные разглагольствования, пересыпанные требованиями согласия группы, не позволяют полноценно достичь целей совещания. Стремление к самоутверждению является серьезной помехой эффективности совещания, так как купирует коллективную деятельность. Явный сигнал опасности - это когда во время обсуждений председатель очень много говорит.
Человеку в председательском кресле необходимо осознавать это искушение потакать собственным слабостям. У председателя может быть лишь один оправданный источник удовольствия, это удовольствие в результатах совещания, а чтобы быть обоснованным, это удовольствие должно разделяться всеми присутствующими.
Председателю, стремящемуся превратить совещание в действенный рабочий инструмент, полезнее рассматривать себя скорее как «слугу» группы, чем как ее «хозяина». Его основная задача - помочь группе прийти к наилучшему заключению или решению наиболее эффективным способом. А для этого он должен разъяснять и уточнять, продвигать дискуссию и подводить участников к резолюции, которую каждый поймет и примет как общее волеизъявление, даже если отдельные участники будут с ней не согласны. Реальный источник его авторитета у группы - это сила приверженности общей цели и умение помочь группе в ее достижении.
Общий настрой участников совещания на оперативность и явное желание прийти к наилучшему результату наикратчайшим путем - более действенный инструмент, чем большой председательский молоток! Контроль и дисциплина становятся не актом навязывания собственной воли группе, но следствием навязывания воли группы тому индивиду, который способен отклонить или затормозить процесс обсуждения и, следовательно, реализацию целей.
Таким образом, компетентный председатель придерживается правила: ограничивать свое вмешательство в процесс обсуждения вопросов, оставляя за собой право контролировать их конструктивность, а также регламент, повестку и этику.
Профессионально компетентный и грамотный председатель способен удержать дискуссию в нужном русле, не пользуясь своим положением, а просто сказав, что сейчас нет времени рассматривать конкретную идею, нет времени для долгих речей, группе лучше оставить этот пункт и перейти к следующему и т.п. В крупных предприятиях председатель часто является непосредственным руководителем собравшихся, что по сути его председательской роли (не хозяина, но слуги) не меняет.
Яркий пример неудачного совещания здесь.
Для тех, кто дочитал до конца, о несерьезном:
Всегда для ваших лайков, комментариев и пересылок.
Сергей Русанов.