В интервью с CFO Russia Евгения Ни, вице-президент по управлению персоналом и административным вопросам «Эйр Астана», рассказала CFO Russia о предпосылках и этапах, а также результатах внедрения ЭДО в компании на сегодняшний день.
Что стало предпосылкой к внедрению электронного документооборота в «Эйр Астана»?
Необходимость более эффективной работы. Это было важно из-за особенностей бизнеса, поскольку поддерживать классический документооборот трудоемко и неэффективно из-за территориальной разбросанности. Кроме этого, авиакомпании – сложный бизнес в плане зарабатывания денег. В нем необходимо работать четко и менее затратно, чтобы в итоге выходить на прибыль.
Как давно ведут ЭДО в вашей компании?
Мы запустили его с ограниченным функционалом приблизительно три года назад и постепенно расширяем. Например, в прошлом году компания перешла на электронные трудовые договора.
На какие этапы делился переход на ЭДО?
Сначала мы выбрали наиболее часто встречающиеся документы и массово отправили на самообслуживание работникам, чтобы упростить работу специалистам. Например, на сегодняшний день мы автоматизировали бронирование гостиниц. Письмо формируется автоматически и идет на утверждение специалисту, после чего отправляется в гостиницу с бронью. Так же проходит процесс формирования и отправления приказов и заявлений на отпуск. Вне зависимости от процесса работник должен самостоятельно заполнить форму, которую проверяют и согласовывают в HR-отделе. После этого готовый документ уходит на подпись руководителю или в бухгалтерию для выполнения задачи.
С какими проблемами вы столкнулись в процессе внедрения?
Внедрение ЭДО проходило не так быстро как хотелось бы, учитывая, что на этот период времени мы не расширяли штат. Проект оказался трудоемким. Нам пришлось разработать более 80 шаблонов договоров для автоматизации, пересмотреть и поменять бизнес-процессы. Когда компания растет каждый год на протяжении 17-18 лет, автоматизация – хорошая возможность переосмыслить часть процессов, чтобы они проходили быстро и гладко.
В целом, в компании много автоматизированных процессов на всех этапах. «Эйр Астана» – одна из передовых компаний на авиационном рынке. Она одной из первых внедрила электронный билет, регистрацию на мобильном телефоне и так далее. Поэтому сотрудники воспринимали процесс внедрения ЭДО естественно. Особенно это касается работающих далеко от головного офиса. Им приходилось высылать документы в головный офис. Эти документы могли потеряться, поэтому их приходилось отслеживать.
Сейчас ЭДО работает хорошо. Мы только ведем статистику: сколько людей подписали документы вовремя, позже или не подписали и по какой причине.
Каких результатов от перехода на ЭДО вы достигли на сегодняшний день?
В соответствии с комплаенсом компании необходимо успевать все делать в срок, чтобы документация была в порядке. Из-за особенностей организации бизнеса и необходимости отслеживать и проверять все документы вручную возникали проблемы. Подготовкой документации занимались 10-12 человек при общем штате сотрудников более 5 тысяч, поэтому необходимо было внедрять технологии. Как результат, мы экономим бумагу и время на хранение, передачу и проверку документов. Мы один раз инвестировали в автоматизацию и сейчас работаем над актуализацией процессов.
Кроме этого, мы значительно ускорили процессы. Например, раньше один процесс занимал несколько дней, а на подписание дополнительных соглашений и актуализацию договоров со всеми сотрудниками по вопросам повышения зарплаты уходило до 6 месяцев. В итоге не получалось всегда подписывать договоры со всеми в срок, потому что сотрудники за это время порой увольнялись.
При внедрении ЭДО мы пошли немного на опережение, поскольку у нас есть электронное правительство и разработаны планы по цифровизации. Многие компании опасались внедрять ЭДО, даже когда мы рассказывали о своем опыте. В 2019 году работа правительства сильно продвинулась в этом направлении – активно разрабатывают план по внедрению электронной биржи труда и электронных трудовых книжек.
На сегодняшний день «Эйр Астана» – первая компания в авиационной отрасли, которая в этом пилоте полноценно готова сотрудничать с правительством для интеграции с порталом и отхода от бумажной отчетности в будущем.
Елизавета Гета, CFO Russia
