К нам в организацию пришёл новый сотрудник. Назовём его Николай. С первых дней я понял, что специалист грамотный. Стартанул Николай с места в карьер. Всё знает, во всём разбирается, всем подсказывает. С местной спецификой разобрался быстро. Минус был только один – Николай не записывал задачи. «Запиши» - говорю. «У меня всё в голове, то что важно помню, до тех пор, пока не выполню» - отвечал он.
Прошло пару недель, количество задач увеличилось и он завёл тетрадь. На новый год нам традиционно выдали ежедневники, но он упорно записывал в тетрадь.
Прошло полгода. Количество задач увеличилось. Плюсом к тому он получил новую руководящую должность и помнить нужно было не только свои задачи, но и делегированные.
Новый руководитель посчитал, что Николай уже освоился и начал спрашивать строже. Особенно за те задачи, которые не выполнили вовремя.
А что происходит когда начальник спрашивает результат, а вы понимаете, что к задаче даже не приступали?
Большинство бросают всё и начинают выполнять «потерянную» задачу. Выполняют в панике, ошибаются, переделывают, потом доделывают и наконец отчитываются руководителю, когда результат задачи уже не важен. А пока бегают и в суете что-то делают, забывают ещё о паре задач. И катится снежный ком.
Планирование в голове, а не бумаге возможно если задач не много (один проект), либо работа грамотно организована, но и то и другое бывает редко.
В остальных случаях такое планирование непосильная задача для мозга. И он периодически нас подводит. Со временем мы теряем контроль над ситуацией и начинается хаос.
Что делать?
В зависимости от ситуации (характер, мотивы, руководитель…) люди реагируют тремя способами:
· Сбегают;
· Не делают ничего;
· Пытаются изменить ситуацию или измениться сами.
1. Сбежать
Это самый простой способ. Найти другую работу, в надежде что там задач меньше, или уйти на больничный, в надежде что всё в это время само собой разрешиться.
2. Не делать ничего
Я имею в виду не делать ничего, чтобы изменить ситуацию кардинально.
Некоторые продолжают работать в своём темпе и «не парятся».
Другие пытаются всё-таки успеть за поездом, остаются после работы, злятся на себя, на жизнь, на руководителя, нервничают, пьют. Самые упорные даже побеждают. Они так быстро перебирают лапками, как лягушка из притчи, что выбираются из этого хаоса. Их замечают и повышают – помещают в ещё больший горшок со сметаной. Перебирать лапками нужно ещё быстрее и увы не все лягушки выдерживают такой темп.
3. Изменить ситуацию или себя
3.1. Выстроить систему самоорганизации
Проанализировать ценности, поставить цели, составить планы, действовать по плану, своевременно контролировать, и корректировать планы и действия. Самый простой способ взять чужую систему организации и перестроить под себя. Например, систему Дэвида Аллена, Глеба Архангельского, Максима Дорофеева.
3.2. Решать проблемы по одной.
Провести анализ, понять в чем проблема, поставить цель, составить план, организовать работу, мотивировать себя и решить проблему. Проконтролировать и взяться за следующую. В результате у нас появляется новый навык.
Например, мы теряем задачи. Почему? Потому что они у нас не записаны и хранятся в разных местах: в голове, в почте, в тетрадке. Значит первым шагом нужно научиться собирать задачи в одном месте. Это цель. Составляем план: выбрать место хранения, собрать все текущие задачи, новые задачи записывать сразу в единое место хранения. И действуем.
Вспоминается притча про двух учеников стрельбы из лука. Один выпустил тысячу стрел на полигоне, второй искал идеальный лук и тоже выпустил тысячу стрел. В итоге оба научились стрелять.
Выбирайте как реагировать на большое количество задач осознанно, тогда вы либо избежите хаоса, либо он не будет для вас неожиданностью.
P.S.
Николай выбрал третий путь. Он пытается делегировать всё задачи и построить систему управления. Есть одно НО. Задача считается делегированной, если исполнитель её принял. А желающих выполнять чужую работу в нашей организации мало.