Причины пользы виртуального офиса
Тренды рынка (Запада и России) и организация юридической компании явно показывают: сотрудники многих современных фирм работают в разных городах. Так, мне лично пришлось несколько лет сотрудничать с людьми, которые чисто физически сидят в разных городах: я и несколько моих коллег-юристов – в Москве (причем каждый – на своей станции метро), менеджеры – в Подмосковье, программисты – в разных городах средней полосы России и в Сибири (от Саратова до Новосибирска) и т. п.
Это очень выгодно и для вас лично и для организации в целом.
Организации не надо тратиться на обеспечение работников материалами и др. Это экономит ресурсы, в том числе финансовые. Отдельные работодатели так еще и на налогах экономят...
А работнику не надо тратиться на билеты на дорогу в офис и обратно, а также на обеды в столовке и другие, условно говоря, представительские расходы (куда дешевле сидеть дома за ноутом в халате, не используя макияжа, духов и проч.). Это удобно тем, кто работает фрилансом и по совместительству; у кого дома есть дети, инвалиды или другие нуждающиеся в постоянном присмотре лица; совмещающим работу и учебу.
Но в таком случае возникает вопрос организации работы, контроля качества труда и выполнения задач. Некоторые работодатели по старинке уверены: как только работник окажется вне зоны их личного контроля – он сразу начнет халявить, халтурить и вообще просто так проедать выплачиваемую ему зарплату. :)
Поэтому удаленку не так часто используют (несмотря на ее активный ПР в Интернете: мол, смотрите, я сижу на Мальдивах и одной левой печатаю отчетик по работе), несмотря на ее очевидные плюсы.
Конкретные примеры работы виртуального офиса
Неофициально удаленка используется давно.
Например, многие маститые писатели применяли труд так называемых литературных негров, которые сидели в разных географических точках и слали оттуда автору свои писания, а тот собирал все воедино и издавал книгу под своим именем.
Официальным аналогом является работа репортеров, которые живут по городам и весям и шлют в редакцию в большом городе свои статьи для газеты (описание такой работы вкусно дает Гиляровский).
Есть и экономические, юридические, образовательные и иные организации, трудящиеся в формате виртуального офиса.
Такие организации делают ставку на процесс, коммуникации, таланты экспертов из разных регионов, на работу из дома. В них все сотрудники трудятся по разным схемам, определенным для каждого сотрудника индивидуально под его личные рабочие функции.
В России во многом такая схема известна, как минимум, еще с 1990-х гг., с тех пор, как пошла мода на участие в грантовых конкурсах. Тогда вокруг одного светила науки или общественной знаменитости объединялась команда людей для проработки одного гранта. Светило давало вес популярности, а команда делала собственно всю работу. Каждый выполнял свою роль и все находились по разным городам.
Или это может быть ультра-специалист, допустим врач, который нанимает по 1–2 врача-консультанта в других городах, он обеспечивает экспертизу и статус, а удаленные коллеги ему помогают работать в разных регионах, консультируя пользователей сайтов.
Или федеральная экономическая компания может работать в нескольких крупнейших городах, в каждом офисе у нее сидит по несколько человек, они отдают заказы специалистам в других городах.
Ну, и самый раскрученный тренд – это торговля и реклама. Авторы Яндекс дзена – в том числе. :)
Достоинства удаленных команд
1. Финансовая экономия на зарплатах и материальном обеспечении сотрудников.
2. Снижение транспортных издержек.
3. Возможность, особенно на старте, когда не очень много прибыли, взять за те же деньги специалистов более высокого уровня. Более ответственные, опытные специалисты удаленно – это лучше, чем специалисты рядом за те же деньги, но менее квалифицированные. Т. е. удаленно можно привлечь специалистов топ-класса за небольшие деньги.
Инструменты для организации удаленной работы команды
1. Нужно единое информационное пространство для совместной работы (канва коммуникаций с заказчиком, подготовка конкретными людьми конкретных документов и проч.).
2. Эмоциональный контакт с работниками надо воссоздавать видео-звонками, конференциями (при работе с проектами и др.).
3. Коммуникации в удаленном режиме должны быть доступны, просты и ориентированы на работу. У каждого сотрудника должен быть ноутбук, чтобы можно было работать не только из дома.
Программы в помощь организации виртуального офиса
Конкретная программа зависит от процессов продаж.
Так, Google Drive поможет хранить документы. Однако учтите, что там не выстроить организацию выполнения задач и контроль их выполнения. Плюс, так как это общедоступный сервис, там высок риск ошибок и отсутствия конфиденциальности.
На стартовом уровне, когда продают сами работники и у них нету колл-центра, подойдет Jefit. В нем есть воронка продаж, постпродажное обслуживание клиентов, интеграция с арбитражем. Он создает чек-листы: можно поставить задачу специалистам (особенно подойдет для начинающих), заранее определять шаги, которые надо сделать. Дает возможность нанять помощника дистанционно. В нем шаблоны документов сокращают затраты времени (не надо переписывать поля замены), снижают число ошибок, уменьшают время проверки документа, таким образом, снижают цену работу. В то же время это усиливает качество работы (заполнение полей, в том числе автоматом, и др.).
Если есть выделенные продавцы, подойдет Pride drive, так как он технологичен и прост.
Есть программа Ammyy для поступления из разных источников, но она не дает коммуникации с клиентами, не фиксирует переписку, историю, звонки; можно подключить WhatsApp, но нет интеграции, поэтому надо совмещать Google Диск и проч.
Bitrix – это многофункциональная платформа, поэтому сложна и неудобна. => К ней нужны специалисты, которые ее адаптируют под конкретные задачи.
Slack-чат – подвид скайпа, узко нацеленный на рабочие команды, специализированную интеграцию. В нем видно, кто чем занимается; ставятся статусы и проч. Задает повышенную ответственность сотрудников.
Конфиденциальность информации при удаленной работе
Например, при удаленной работе есть риск при соблюдении адвокатской или врачебной тайны. Но большинство причин утраты конфиденциальности – в действиях самих клиентов (ненадежные пароли и т. п.).
Есть много сервисов, к которым доступ должен быть у нескольких участников команды. Бывает, что кто-то из участников ушел, у него остался пароль к общим документам. Есть программы, которые меняют автоматически и быстро пароли у всех оставшихся. Можно использовать облачную службу вроде Google (корпоративный тариф, корпоративная почта, общий доступ). Блокируя ушедшего сотрудника в Google, одновременно блокируем его в остальных сервисах.
Тут важно обеспечить правильный доступ работников к документам. Есть инженеры, которые отвечают за бесперебойность работы сервера и могут получить доступ к любой информации. Можно давать им временный доступ, когда сисадмины решают с таким доступом конкретную задачу, а потом их доступ ограничивается.