От заседаний и совещаний в работе серьезного предприятия никуда не деться. О важности правильно организованной системы совещаний в крупном предприятии, как ритуальном элементе корпоративной культуры я писал в материале "Еще больше дисциплины". Но как определить ту грань, после которой необходимые и нужные совещания превращаются в рутину, а бесценное время сотрудников проваливается в них как вода в песок.
Очень просто - система совещаний не должна стать догмой - в этот день и в этот час еженедельно собираются те-то для обсуждения того-то. Управляющий делами или администратор предприятия по поручению руководителя компании или его исполнительного/ генерального/ административного директора при приближении установленного срока должен собирать информацию от участников ритуального действа об исполнении прописанных протоколом предыдущего совещания поручений и докладывать руководителю.
При анализе отчетов об исполнении решений в наложении их на текущие проблемы руководитель в состоянии сделать вывод о целесообразности запланированного совещания: есть что обсуждать в этот раз или можно обойтись перепиской по текучке в программе управления предприятием (о программе управления здесь). А возможно нужно поменять формат планируемого совещания на иной - более простой и ограниченный или на более сложный и развернутый.
Зачастую в устоявшейся системе управления плановые совещания теряют наполненность повестки дня благодаря урегулированности большинства типовых проблем. Ну и слава Богу! Нет необходимости отдавать дань корпоративной этике в исполнении ритуала, ради ритуала. Корпоративная культура не пострадает от того, что плановое совещание ввиду недозагрузки его повестки дня будет перенесено на следующий предусмотренный для него срок.
Также нет смысла сбирать очередное совещание, когда треть и более ее участников отсутствуют и по уважительным причинам не могут принять в нем участие. У руководителя компании, где установлена система селекторной связи с ключевым персоналом, нет проблемы разбить рассмотрение отдельных вопросов повестки дня совещания руководства предприятия на микро совещания по направлениям данных проблем дистанционно (см. об этом здесь), самому приняв участие только в наиболее важных из них.
Необходимо при принятии решения о проведении планового совещания оценить готовность к нему основных участников и руководителя. От проведения неподготовленного совещания лучше сразу отказаться, чем напрасно "толочь воду в ступе", тратя драгоценное время руководства предприятия и приглашенных специалистов.
В тоже время действовать по стиху великого русского поэта В.В. Маяковского, поставленного в заглавие этого материала: "Еще хотя бы одно заседание об искоренении всех заседаний", не рекомендую - чревато разбалансировкой управления и падением уровня корпоративной культуры.
Дочитавшему бонус: любопытный материал "Барьеры понимания" о том, какие мы все разные.
Комментируйте, отмечайте, предлагайте.
Сергей Русанов.