Каждый из вас наверняка встречал в своей жизни людей, которые лихо оперируют иностранными финансовыми терминами и с важным видом рассуждают о достижении break-even (точка безубыточности) при текущих показателях cashflow(денежный поток).
У меня для вас есть потрясающая новость: вы тоже можете об этом рассуждать.
Даже если вы нежный одуванчик, пришедший в этот мир, чтобы творить добрые дела. И при слове мультипликатор перед вашими глазами встает образ Юрия Норштейна, а не монструозная финансовая формула -- вы все равно должны уметь считать деньги.
К тому же это совсем не сложно, если разобраться с основами и начать применять на практике. Чем мы сегодня и займемся.
Без правильного учета невозможно правильное планирование. Без правильного планирования невозможно правильное развитие. Наверняка что-то подобное говорил Сократ, но сегодня эту мудрую мысль высказываю я. Так что в ж*пу Сократа!
Наглядный пример того, что происходит, когда управление финансами вы полностью отдаете другому человеку: история с брендом Asya Malbershtein.
Почему учет важен?
Если ваш учет сводится к простой фиксации факта продаж, а остальные затраты вы считаете уже постольку-поскольку, то модель ведения вашего бизнеса называется "наугад". И вы совершенно спокойно можете принимать управленческие решения на основе советов астролога или последнего гороскопа для близнецов из журнала «7 дней».
- сколько денег я могу потратить на маркетинг?
- сколько сотрудников я могу нанять, чтобы увеличить продажи?
- как покупка нового оборудования может увеличить мои продажи?
На все эти вопросы ответит звонкий бубен потомственного шамана из Якутии.
Штука в том, что смотреть проблемам в лицо иногда страшно, но критически важно для абсолютно любого бизнеса.
Классический пример:
Коля Какашкин нанял программистов, вместе с которыми они запилили очень нужный, по мнению Коли, продукт. Например: сервис знакомств для собак на основе геолокации.
Коля потратил все деньги на разработку и запуск невероятной красоты лендинга. Объявил друзьям об открытии и стал ждать. За два дня страницу его сайта посетили два друга (из жалости) и поисковой паук Яндекса (из необходимости).
Что не так сделал Коля? Он не учел затраты на продвижение при составлении финансовой модели.
Что такое правильный учет?
Правильный учет выполняет следующие функции:
- Фиксирует прошлое
- Планирует будущее
- Эффективно управляет финансами компании
При этом вести 25 таблиц Excel, которые заполняют 6 разных людей совершенно необязательно и даже вредно.
С учетом для малого бизнеса сможет справиться даже школьник с такими же малыми возможностями.
Если у вас несколько сотрудников, то данные для отчета вам предоставляют ответственные сотрудники (руководитель отдела продаж, начальник склада и т.д.), а оценкой корректности данных занимается ваш финансовый менеджер.
Если основная часть ваших сотрудников -- линейный персонал или сотрудников нет, то все делаете вы сами.
Самое главное правило финансового учета
Любой финансовый консультант скажет вам, что учет финансов не про деньги в кассе, а про обязательства. Обязательства наши и обязательства перед нами.
Мы продаем продукт. Доставить работающий продукт -- наши обязательства. В обмен на обязательства его оплатить.
Когда мы выполнили свои обязательства доход от выполнения учитывается в Отчете о прибылях и убытках (Profit&Losses или P&L) как «Выручка». Даже если деньги мы получим по постоплате через 1,5 месяца.
Самостоятельно составляем отчет о прибылях и убытках в Excel
Сначала заносим данные о выручке за выполненные нами обязательства.
Предположим, у вас небольшой бизнес по производству сумок. В этом месяце у вас купили 80 сумок со средним чеком 4500 руб. Помимо этого вы получаете за доставку(фулмилмент) от клиентов в среднем 400 рублей, а из 80 человек доставку в этом месяце оформили 60. Но и этого вам показалось мало, и вы оказываете консультационные услуги по организации производства на сумму 60 000 рублей в месяц.
Блок «Выручка» вашего отчета будет выглядеть так:
Теперь посчитаем расходы. Расходы бывают двух типов:
- Переменные
Меняются вместе с увеличением/снижением выручки. Если мы полностью зависим от рекламы, то увеличение вложений в рекламу ведет к увеличению выручки. И наоборот.
- Постоянные
Фиксированная зарплата персонала, аренда помещения и т.д.
Вместе эти расходы в бизнесе называются «Операционными расходами».
Операционные расходы бизнеса из нашего примера будут выглядеть так:
- Переменные
Расходы на закупку фурнитуры/материалов и оплата выработки швейного персонала, так как они напрямую зависят от объема продаж. А также реклама и затраты на обработку заказа(оператор+доставка).
- Постоянные
В нашем случае -- это аренда помещения и расходы на канцелярские товары, туалетную бумагу и т.д.
Получаем следующую картину:
Теперь у нас есть все, чтобы посчитать показатель, от одного названия которого у прыщавого подростка случится приступ истерики. Конечно же это EBITDA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation Amortization). на человеческом языке -- прибыль компании до вычета налогов, расходов на амортизацию и обслуживания кредитов.
Это показатель операционной эффективности бизнеса. Если он не нулевой и не отрицательный -- у вашего бизнеса есть потенциал.
Считается EBITDA предельно просто: Общая выручка – Операционные расходы
Вот так выглядит EBITDA нашего проекта:
Теперь добавим налоги (у нас упрощенка 6%) и амортизацию оборудования. В нашем примере: две надежные швейные машины, срок полезной службы которых для швейного оборудования составляет до 5 лет, а стоимость амортизации рассчитывается линейным способом.
Стоимость оборудования: 240 000 руб.
Срок службы: 5 лет
Ежегодная амортизация: 240 000/5 = 48 000 руб.
Ежемесячная амортизация оборудования: 48 000/12 = 4000 руб.
Кредитов в нашем примере нет. Но если вы кредитуетесь, то в P&L заносятся только расходы на обслуживание кредита.
Считаем чистую прибыль по формуле: выручка – расходы – налоги – амортизация – кредиты.
Вуаля! У нас перед глазами самый настоящий Отчет о прибылях и убытках. А это уже большой шаг на пути к систематизации работы бизнеса и контролю основных финансовых показателей.
В следующей части мы станем еще круче и сделаем полноценный Отчет о движении денежных средств(ДДС) в Excel.
Не переключайтесь и подписывайтесь на Маркетинг для своих, чтобы ничего не упустить. Места ещё есть:)