Бизнес-процессы в компании – как фундамент для дома. Если строители действовали по принципу «и так сойдет», разрушится все здание. Произойдет это не сразу, но судьба дома предрешена. Так и на предприятии: если основные бизнес-процессы управления, производства и обеспечения не проработаны до мелочей, информация начинает теряться, функции - дублироваться, появляются лишние затраты, захромает качество продукции или услуг.
Разрушать гораздо легче, чем строить, поэтому управлению бизнес-процессами в компании лучше вовремя уделять время. Без взаимодействий сотрудников с клиентами и между собой нет бизнеса, и если прибыль уменьшается, процент «отвала» покупателей растет, а служба качества зашивается от количества жалоб – ищите причину в "фундаменте".
Задача оптимизации, создания и управления бизнес-процессами состоит из пяти этапов.
- Определение. Выявить и описать действующие бизнес-процессы на предприятии – цель первого шага. Лайфхак от Forward Telecom: чтобы избежать страха «чистого листа», если с ходу не получается выделить и создать описание бизнес-процессов управления, зафиксируйте сначала агрегированную информацию о действиях сотрудников и используемых документах. Проще структурировать собранные отрывочные куски, чем пустоту.
- Измерение. Каждый бизнес-процесс должен иметь контрольные точки и ключевые показатели для дальнейшего управления и развития. Результат можно измерить в цифрах или процентах, бинарные операции предполагают наличие/отсутствие документа или действия.
- Анализ. Аналитика проводится через сравнение плановых измеримых показателей, определенных на предыдущем этапе, с фактическими. Моделируются эталонные бизнес-процессы, которые будут использоваться в управлении компанией, производством и обеспечением.
- Внедрение. Разработанные модели стандартизируются и документируются. Проводится обучение сотрудников – каждый участник бизнес-процесса должен четко знать свои функции, обязательства и ожидаемый результат. Помимо методологических документов изменения вносятся в офисные программы и систему отчетности. После проведенных манипуляций новации становятся частью системы управления бизнес-процессами организации и объектом контроля со стороны руководства.
- Контроль. Разработать и внедрить бизнес-процессы – полдела. За качеством их исполнения и результатами изменений нужно следить, чтобы видеть динамику и в дальнейшем совершенствовать операции. «Но мы же и так внедрили эталонные модели, куда их улучшать?» - можете возразить вы. Улучшать некуда, если ваш бизнес не развивается, потребности клиентов не меняются, а требования рынка остаются прежними на протяжении многих лет. Подстраиваться под изменения в любом случае придется, а делать это с описанными функциями и основными бизнес-процессами управления, приведенными к единому стандарту – легче и удобнее.
Не последнюю роль в управлении бизнес-процессами предприятия играет их полная или частичная автоматизация. Описание цепочек взаимодействие – это теория, а собранная и сохраненная информация по ним в информационной системе – практика. Можно бесконечно моделировать идеальную схему работы в компании, а можно посмотреть, какие этапы «хромают», какие процессы неудобны и отнимают много времени у сотрудников, отследить закономерности ошибок и просрочек и скорректировать слабые места. Чем больше функций автоматизировано, тем меньше потребность в опросе работников или услугах «тайного покупателя». Цифровизированное управление бизнес-процессами в организации не позволит участникам отклониться от стандартов работы или нарушить правила взаимодействий.
Тема функционального управления бизнес-процессами набирает популярность с приближением четвертой промышленной революции. Без выстраивания и оптимизации работы компании внедрять технологии нового поколения невозможно и бесполезно. Только с отлаженными бизнес-процессами цифровая трансформация бизнеса выведет его на новый уровень и принесет дополнительную прибыль.