Умение правильно организовать рабочий процесс является отличительной чертой высокоэффективных людей. Делать это можно разными способами, но основными являются следующие:
1. Сосредоточиться на наиболее важных задачах.
Мало кто обходится в наше время многозадачности без огромного списка дел. Но любой список дел - это смесь очень важных и менее важных задач. Первый шаг к эффективности состоит в том, чтобы выделить из них 1-3 главных и срочных. Желательно сделать это в начале дня. Далее самое существенное - сфокусироваться на них и выполнять только те действия, которые ведут к результату. Но необходимо помнить: чем больше задач вы перед собой поставите, тем труднее будет их выполнить физически.
2. Вести "список отвлечения".
Поддерживать рабочий ритм невозможно, если постоянно что-то отвлекает. Среди методов уменьшения отвлекающих факторов одним из лучших считается ведение "списка отвлекающих дел". Этот список-лист должен находиться всегда под рукой. И каждый раз, когда появляется отвлекающая мысль (например, что нужно оплатить счет или появилась идея), ее необходимо внести в список и снова возвратиться к работе.
3. Разбивать большие задачи на более мелкие.
Причин прокрастинации или откладывания дел может быть много. Например, список дел очень большой или задачи в нем не очень конкретные, или задачи кажутся слишком сложными, а объем проекта огромным. Именно тогда возникает мысль:"Я даже не знаю с чего начать."
В любом случае, начать нужно с разбивания больших задач на более мелкие. Список дел, разумеется, увеличится еще больше. Но теперь не придется думать, с чего начать. И можно сделать все быстрее.
4. Начинать работу без мотивации и вдохновения.
Главное - первый шаг. Его надо сделать. Совершение действий - это то, что ведет к мотивации, которая в свою очередь ведет к еще большему действию. Можно начать с разбивания текущей задачи на более мелкие, продолжать будет легче.
5. Обращать внимание на самочувствие.
Эффективные люди выполняют сложные дела утром, когда они полны сил и энергии. Утро - самое время для "поедания лягушек". Если распределить задачи по сложности в течение дня, справляться с ними будет легче и быстрее. Почувствовав усталость, лучше сделать перерыв. Неважно, что еще не все сделано, сосредоточиться на работе и быть продуктивным будет трудно. И наоборот, если чувствуете прилив сил и энергии, действуйте. Можно будет сделать гораздо больше за меньшее время.
6. Проанализировать сделанное за день и подвести итоги.
Анализ дня - важная часть высокой продуктивности. Каков был утренний план? Что сделано? Почему остались незавершенные дела? Были ли критические ошибки? Что нужно перенести на другой день? Возможно придется пересмотреть планы на неделю.
Начните планировать дела на следующий день. План того, что нужно сделать завтра, пора готовить уже сегодня.