Многие люди пишут списки дел: дела на сегодня, дела на месяц, планы на год. Некоторые даже составляют бизнес-план на целую жизнь вперед.
Часто на формировании списка вся работа с ним и заканчивается. "У меня совершенно нет времени, чтобы сделать все это!" - восклицает составитель невыполненного списка, мучаясь угрызениями совести и недовольством собой к вечеру.
Между тем, правильная работа со списком дел не только поможет в организации времени и пространства вокруг вас, но и будет неизменно повышать вашу самооценку. Ведь так здорово, когда всё удается!
Умерьте свой пыл
Когда вы садитесь написать план дел "на завтра", вспомните о том, что день не безразмерен. Не стоит включать в список всё, что вы забыли или не успели совершить за минувшие две недели. Поверьте, ваши надежды успеть всё завтра не оправдаются самым горьким образом. А для того, чтобы учитывать текущие задачи, можно вести отдельный список, потихоньку включая его пункты в перечни-ежедневники.
Ограничьте себя! Попробуйте назначать не более 7-9 дел на день, глобальными и важными из которых являются лишь 1-2 задачи.
Чтобы ввести ограничение более естественно, используйте маленькие бланки для формирования списка задач: стандартные листки из блока для заметок размерами 5 х 5 см (максимум 5 х 8) подойдут. Такой лист с перечнем дел удобно носить в кармане, периодически заглядывая в него и отмечая уже закрытые вами пункты.
Формируйте временной резерв
Помимо собственно рабочих задач, важно обозначать в вашем списке перерывы на обед, резервные часы на случай, если что-то пойдет не так, и время, которое вы отводите на дорогу и отдых.
Все эти "пустоты" кажутся сами собой разумеющимися. Но на самом деле в момент формирования списка дел большинство людей не считается с тем, что прежде, чем начать выполнять поставленные задачи, им нужно потратить свое время на то, чтобы добраться до офиса, съесть свой завтрак или обед, успеть погулять с собакой. А встреча, назначенная на 14:00 с легкостью может сорваться или быть замененной встречей в 16:00, которая очень важна и предстоит вообще на другом конце города.
Большинство подобных "скрытых занятостей" в течение дня можно предвидеть и встроить в свой график. Это позволит избежать недовольства собой и внутреннего конфликта в конце дня.
Если же ваш временной резерв окажется не занятым, всегда найдется дополнительное дело, которое его заполнит, не так ли? ;-)
Разделяйте задачи по степени важности
Лучше всего, если в вашем списке будет лишь одна глобальная проблема или большая задача. Один день - одно большое дело. Например, одна встреча, от которой зависит развитие вашего бизнеса.
Человеческий мозг и организм работают так, что решение каждой глобальной проблемы требует от нас полной мобилизации: концентрации внимания и сил на этом деле. Лучше не перегружать себя такими вещами.
Если больше двух задач будут носить глобальный характер, вы рискуете либо выполнить их неполностью и получить стратегический провал, либо не справиться с остальными важными делами в этот день.
Остальные дела также стоит разделить для себя по тому, как важен результат их выполнения для вас. Для этого можно воспользоваться цветом.
Начинайте с главного ранним утром
После того, как степень важности каждого из грядущих дел вами определена, нетрудно сориентироваться между ними.
Лучше всего начинать рабочий день с решения главной задачи, продвигаясь постепенно от наиболее значимого дела к наименее значимым.
Ни для кого не секрет, что утро - это самая эффективная часть рабочего дня. Именно утром наш организм является наименее уставшим и загруженным. Мы можем быть собраны, сконцентрированы на решении самых важных задач и создании самых смелых идей.
Определите ещё вечером, какое дело займет ваши утренние часы. Это придаст вам сил и уверенности совершить переворот с самого утра.
Ещё несколько советов
Совет № 1. Не используйте приложения: пока вы ведете нереальный список, важность ваших дел также останется нереальна для вас.
Совет № 2. Не обманывайте себя: не пытайтесь начинать с неважных задач, все таки оказавшихся в списке. Так ваша энергия будет потрачена, а наиболее важные цели не будут достигнуты.
Совет № 3. Не воспринимайте список как тяжелую ношу, которую вы сегодня тащите. Играйте. Это же весело!
Совет № 4. Не отчаивайтесь, что всё получается не сразу. Наверняка, поначалу вы будете достигать лишь 60-80% выполнения всех дел из списка. По мере тренировки, ваши результаты стремительно достигнут максимума.
Совет № 5. Иногда всё идет наперекосяк. В такие дни лучше просто выбросить список. Плыть по течению не всегда плохо...
Надеюсь, статья была полезна для вас. Благодарю за прочтение и обратную связь.