Что такое корпоративная банковская карта? Как она работает? Сложно ли её получить? Зачем она вообще нужна? Если коротко: легко, просто, удобно... Теперь чуть подробнее.
Что такое корпоративная карта
Получение денег под отчёт обычно не вызывает энтузиазма ни у работника, ни у бухгалтерии: зайти, получить, расписаться, зайти, вернуть остатки, расписаться... Все эти действия можно заменить выдачей руководителю или работнику корпоративной банковской карты, которой он будет оплачивать накладные, представительские, командировочные и прочие расходы. Или снимать в банкомате наличные, если есть такая необходимость. А вот зарплату выдавать по такой карте нельзя.
Откуда берутся деньги на карте
У мелких компаний или у ИП карта может быть привязана напрямую к основному расчётному счёту. Но обычно открывается отдельный карточный счёт, к которому выпускается дебетовая карта. Или карты — их может быть много. На каждую карту, в зависимости от того, какому работнику и для каких целей она выдаётся, настраивается ежемесячный возобновляемый лимит. Работник может совершать расходы в пределах этой суммы, деньги будут списываться с общего карточного счёта. Всё просто.
Карта может быть и кредитной (как правило, именно такие используют зарубежные компании). В этом случае, точно так же имеется кредитный лимит, который возобновляется после перевода средств с основного счёта.
Как получить
Совсем не обязательно открывать карточный счёт в том же банке, где открыт расчётный счёт. Если другой банк предлагает более выгодные условия или более удобный функционал, корпоративные карты можно выпустить и в другом банке.
С банком заключается договор на выпуск и обслуживание карт, указываются сотрудники, на имя которых выпускаются карты, прикладываются копии учредительных документов юрлица, выписка из ЕРГЮЛ, заявления от работников, копии паспортов и доверенности на них от юридического лица. При необходимости этот список может быть дополнен.
Преимущества корпоративной карты
- Это универсальный инструмент, которым удобно оплачивать авиабилеты, брони гостиниц, топливо на автозаправках;
- Экономится время на выдачу денежных средств и отчётность, бухгалтерия может видеть все расходы в режиме реального времени;
- Круглосуточный доступ к средствам на счёте юрлица;
- Может быть выпущено неограниченное количество карт;
- Лимиты каждой карты и оповещения банка можно настраивать индивидуально;
- Можно снимать наличные в банкомате;
- Можно делать покупки в интернете;
- Нет ограничения на расчёты (Центробанком установлена предельная сумма использования наличных при расчётах между юрлицами и ИП в размере 100 тыс. рублей);
- При зарубежных командировках нет необходимости открывать валютный счёт или покупать наличную валюту;
- К карте, если есть необходимость, могут быть привязаны счета в иностранной валюте, что позволит избежать потерь при конвертации;
- У пользователей появляется доступ к онлайн-системе и бонусным программам банка;
- В случае потери карты её можно оперативно заблокировать и сохранить все средства.
Что ещё нужно сделать
Выпуск корпоративных карт должен сопровождаться принятием локального нормативного акта предприятия, в котором будут изложены внутренние правила для пользователей карт:
- Порядок пользования PIN-кодами;
- В течение какого времени работник должен предоставлять отчёт в бухгалтерию;
- Что будет, если работник вовремя не отчитается о расходах;
- Инструкции на случай утраты или хищения карт.
Оформление, выдача и возврат карт фиксируется в специальном журнале учёта.
Использование корпоративных карт поможет оптимизировать многие финансовые вопросы, избавит от лишней бюрократии, сэкономит время руководства и работников и позволит повысить эффективность работы в целом. А более подробные условия выдачи таких карт можно узнать на сайтах банков.
