Победа в тендере — мечта многих компаний. Как правило, это значит, что компания сможет заключить договор на внушительную сумму и на долгое время будет обеспечена работой. Анастасия Плахина, директор по развитию Cotraco Group, опытный игрок на тендерных площадках, рассказывает об основных моментах закупочной процедуры консультационных услуг, а также к чему надо быть готовым участникам тендеров.
👉Согласно законодательству российская компания может приобрести нужные ей услуги на сумму свыше 100 тысяч рублей только через тендер. Организация и проведение тендера — строго регламентированная процедура. Любое нарушение влечет за собой серьезные последствия.
Безусловно, своя специфика есть и в закупках услуг до 100 тысяч, но они больше касаются внутренних процедур заказчика. Для подрядчика это выглядит примерно так: пришлите пакет документов и проект договора, или давайте просто по счёту закроем работы.
Объявляя тендер, заказчик руководствуется одним из двух федеральных законов: 223 или 44. Он сам выбирает, какой из них выбрать. Можно сказать, что для исполнителя предпочтительнее ФЗ-223: он предполагает более простую форму итоговой отчетности.
Совет №1. Учите матчасть. Прежде, чем заглядывать на тендерные площадки, ознакомьтесь с правилами проведения закупок по обоим ФЗ. Может, ну его, и оно вам не надо?
👉Где искать информацию о тендерах? Есть много закупочных площадок: открытых и для всех, типа www.zakupki.gov.ru. Также есть закрытые площадки «Газпромбанка», «Роснефти», РЖД и других крупных компаний, где размещается информацию только о тендерах конкретной компании.
Совет №2. Составьте топ-3 тендерных площадок, за которыми вы будете следить. Выбирайте те, на которых чаще всего размещают информацию о закупках приоритетные для вас компании. Зарегистрируйтесь и мониторьте новые заявки.
👉Обратите внимание, что на некоторых площадках необходима электронная цифровая подпись. Ее нужно получить заранее.
Просматривая информацию о тендерах, оценивайте, насколько он вам подходит по сумме контракта, срокам выполнения работ и есть ли у вас необходимые ресурсы. Если вас все устраивает, можно приступать к подготовке тендерного коммерческого предложения.
Обращаем внимание, если вы уже состоите в базе поставщиков заказчика (то есть если вы уже сотрудничали с компанией или участвовали в аналогичных конкурсах), запросы на предоставление предложений будут поступать на почту автоматически. Стоит ли реагировать на каждое такое обращение, решать вам.
Для большинства закупок требуется одинаковый пакет документов. Исключение — если есть особенности в самом предмете закупки. Например, у поставщика должен быть сертификат соответствия ISO.
Универсальный пакет документов включает:
- копию устава;
- копию свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ;
- копию свидетельства о постановке на налоговый учет;
- приказ о назначении генерального директора и главного бухгалтера;
- выписка доходов-расходов (за последний месяц);
- документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор;
- копию бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках за последний отчетный период. Лучше, если на документах будет отметка налоговой службы;
- копию лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
- сведения о том, относится ли поставщик услуги к представителям малого и среднего предпринимательства;
- справку об отсутствии задолженности по налогам.
Также может включать:
- договор аренды;
- разрешение от собственника на проведение крупной сделки;
- справку об отсутствии аффилированности;
- письмо о том, что компания не находится на стадии банкротства;
- справку о судебных производствах в отношении компании или их отсутствии;
- другие документы, необходимые по внутренним регламентам закупки конкретной компании.
Самое главное: если вы подготовились заранее, то есть вероятность проскочить формальную процедуру безболезненно и вписаться в сроки (потому что ряд справок имеет ограниченный срок действия).
Совет №3. Подготовьте заранее все необходимые для прохождения тендерной процедуры юридические документы. Периодически обновляйте документы согласно требованиям законодательства.
👉Обратите внимание, что в любой закупочной документации есть контакты ответственных лиц. Если вам что-то не понятно по процедуре или по содержанию запроса, не стесняйтесь — позвоните и уточните.
Совет №4. Если что-то непонятно, обязательно позвоните и уточните. Помните, что пятиминутный разговор способен заменить часовую переписку по электронной почте.
👉Часто заказчики запрашивают подтверждение вашего опыта в реализации проектов. Это позволяет быть уверенным в высоком уровне победившего поставщика.
Совет №5. Подготовьте заранее отчёт о всех реализованных вашей компанией проектах, CV экспертов и тренеров (включая копии их документов об образовании и повышении квалификации).
Ну что, мы красавчики? Юридические документы отправили, тендерное коммерческое предложение составили, подтвердили свой опыт и квалификацию тренерского (экспертного) состава, что ещё можно посоветовать?
Совет № 6. Сознательно выбирать тендеры, в которых будет участвовать компания. Не бросайтесь разрабатывать заявки для каждой закупки, о которой вам пришло уведомление/приглашение.
Обязательно изучайте закупочную историю компании, пригласившей вас поучаствовать тендере. Эта опция есть на электронных торговых площадках. Постарайтесь посмотреть на процесс закупки глазами заказчика. Для чего он организует тендер? Как и с помощью чего он мог сформировать представление о рынке консультационных услуг, почему для него важны те или иные требования к исполнителю.
Перед тем, как подать заявку, трезво оцените свои возможности и ресурсы. Для участия в тендере вам потребуются деньги: и на оформление пакета юридических документов, и на резервирование средств для гарантии. Если вы представитель малого или среднего бизнеса, для вас это могут быть значительные деньги.
Коротко:
К участию в тендерах — как и ко всему в жизни — надо относится сознательно. Трезво оцените свои возможности и ресурсы, и если желание не пропало, составьте список компаний, с которыми вам хотелось бы сотрудничать, определите приоритетные для них, а следовательно, и для вас, электронные торговые площадки и начинайте мониторить информацию о конкурсах. Желательно, чтобы у вас была создана электронная подпись (если она требуется) и всегда находился под рукой актуальный пакет юридических документов.
Вы участвуете в тендерах? Какой совет вы бы дали будущим участникам?
Подписывайтесь на нас в ВК, ФБ и Ln
