Анна Федорова, HR-эксперт, кандидат психологических наук, автор проекта «HR-партнер малого бизнеса», работодателю.рф. , сегодня рассказывает о том, как правильно вести трудовые книжки, что требует закон, и что необходимо соблюдать всем, в том числе , имеющего свой штат.
Далеко не каждый бизнес может позволить себе штатного кадровика. Если ваш бизнес еще мал, то кадровые вопросы придется решать самому. Вам придется делать записи в трудовых книжках. А делать это надо правильно.
Трудовую книжку надо вести правильно. Во-первых, есть законодательные требования. Их надо соблюдать, и с этим никто не поспорит. Во-вторых, от ваших записей зависит будущая пенсия вашего работника. Одним словом, это ответственно.
Что надо знать начинающему работодателю?
1. Надо знать, на КОГО ведется трудовая книжку. Да, документ этот ведется на каждого вашего работника. Сколько работников, столько и трудовых у вас должно быть. Но важно не только количество, но и срок заполнения каждой книжки. И этот срок — свыше пяти дней. Если работнику него должна быть запись в трудовом документе. И ваша работа должна быть для этого работника основной.
Есть один нюанс. У вас есть «УДАЛЕННЫЙ» работник. Если ваша работа для него основная, то вы должны сделать об этом соответствующую запись. Но! Вы можете не вести его трудовую книжку, если подпишите с этим работником соответствующее соглашение. Просто так не весть трудовую вы, конечно, не можете.
Если соглашение такое есть, то документом, подтверждающим эту дистанционную работу, у такого работника будет его экземпляр трудового договора о дистанционной работе.
2. Необходимо знать ФОРМУ трудовой книжки, так как этот документ имеет принятую форму, утвержденную Постановлением Правительства РФ. Приобрести нужную форму можно без проблем, так как она свободно продается в книжных магазинах, как оффлайн, так и онлайн.
Обычно работник приходит с уже имеющейся трудовой книжкой, записи в которой вы просто продолжаете. Однако если ваша работа у работника первая в жизни, а вы являетесь его первым работодателем, то именно вы должны выдать ему его трудовую книжку. Это означает, что таким работникам трудовую книжку приобретаете вы, а не он сам заранее.
3. Ведение трудовой книжки требует определенного цвета чернил. Разрешается делать записи ЧЕРНЫМИ, СИНИМИ и ФИОЛЕТОВЫМИ чернилами. Никакие другие цвета чернил использовать нельзя. Ручка может быть гелевой, перьевой, шариковой, это также может быть роллер, но чернила должны быть стойкими к воздействию света и воды.
4. Есть также требование к написанию цифр. Они должны быть арабскими. Причем в дате число и месяц пишутся двухзначными цифрами, а год записывается полностью четырехзначным числом.
Например, вы делаете запись, что работник принят на работу 15 мая текущего года. Дата должна быть записана как «15.05.2019».
5. Все слова в трудовой книжке пишутся полностью. Никакие сокращение здесь недопустимы.
Например, вы пишите слово «приказ», писать его надо полностью, никакие «пр.» не допустимы. И это требование касается всех слов.
6. Записи ведутся на государственном языке. В нашей стране таким языком является русский. Но в РФ есть республику, у которых наряду с русским действует свой государственный язык. Если вы работаете на территории такой республики, то вести трудовую можете либо на русском языке, либо на государственном языке вашей республики.
7. Важно знать сведения, которые вы должны внести в трудовую книжку своего работника. Это сведения:
- о самом работнике;
- о выполняемой им рабоет;
- о переводе на постоянную работу;
- об увольнении работника и об основании прекращения трудового договора;
- о награждении работника за успехи.
Важно! Взыскания по отношению к работнику в трудовую книжку не вписываются. Но есть исключение — дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Как уже выше отмечалось, такая запись в трудовой должна быть.
Если работник работает по совместительству, то запись об этой работе вносится в трудовую лишь по его желанию. Запись делается на его основном месте работы, но для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий этот факт.
8. Записи, которые вы делаете в трудовой книжке, должны слово в слово повторять формулировку приказа, благодаря которому работника переводят на постоянную работу, награждают, увольняют и т. д. Как известно, просто так в трудовую ничего не следует.
9. Важны также сроки, в которые вы делаете эти записи. Нельзя делать запись, когда у вас время или желание появится, надо их делать в соответствии с законодательными требованиями. А требования эти таковы, что запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения, а на все остальные записи у вас есть неделя. Это означает, например, что запись о переводе на постоянную работу вы можете сделать сразу, а можете и немного позже, но откладывать следует не дольше, чем на неделю.
10. Все записи в трудовой книжке нумеруются. Нумерации в каждом разделе идет по порядку, свой номер есть у каждой записи.
Заголовки же в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» пишутся без порядкового номера.
11. Работник должен быть ознакомлен со всеми записями, что вы делаете в его трудовой книжке. Нельзя записать и забыть сообщить. Знакомить надо под роспись. О факте своего ознакомления с записью в трудовой ваш работник расписывается в личной карточке Т-2. Запись в этой карточке полностью дублирует вашу запись в трудовой книжке!
При увольнении работника проверьте, что в его трудовой книжке вы как работодатель удостоверили все свои записи. Удостоверить запись может и ваш работник, ответственный по приказу за ведение трудовых книжек. Кроме вашей подписи (или ответственного лица) необходимо печать и подпись самого работника.
Если вы именно вы заводите работнику трудовую книжку, так как он впервые трудоустраивается, то не забудьте получить его роспись на титульном листе документа. Эта подпись свидетельствует о том, что вы вписали верно все данные.
12. Работодатель отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек своих работников. Если вы ИП и имеете сотрудников, то именно вы за их трудовые и отвечаете.
Если именно вы работаете с трудовыми, то издайте приказ, в котором будет сказано, что вы приняли на себя ответственность и все полномочия по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Вы можете приказом назначить ответственное лицо, которое будет работать с трудовыми книжками. И уже этот человек будет отвечать же за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Но вы по законы будете ответственны за организацию его работы.
13. Последнее требование закона относительно трудовых книжек касается места их хранения. Трудовые хранит не сотрудник, а именно работодатель. Причем не просто в шкафу или на полке, а в несгораемом сейфе.
Это лишь общие правила по ведению трудовой книжки вами как работодателем. В нашем очередном материале вы на примерах узнаете, в каких формулировках необходимо вносить записи в трудовую книжку.
Открыть счет в Совкомбанке
Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.