До сих пор во множестве компаний в России, да и не только у нас, отсутствует система управления. Вернее, само управление есть, а вот системы, системности и системного подхода нет. Принимаемые решения часто противоречат друг другу, сотрудники разных отделов напоминают пресловутых лебедя, рака и щуку, их ключевые показатели деятельности не согласованы между собой.... Все это, безусловно, отрицательно сказывается на способности компании развиваться и изменяться под текущие обстоятельства.
С чего же следует начать внедрять систему управления в компании?
Для начала необходимо определиться с миссией и целью компании.
Миссия и цели компании – не пустые слова. Без идеологии сотрудники менее мотивированы, растут затраты на персонал, сильные сотрудники могут начать покидать компанию, а на их место сложнее найти новых такого же уровня.
Идеологию необходимо создавать и продвигать внутри компании.
Идеология должна отвечать на вопросы – зачем сотрудникам необходимо работать лучше и внедрять улучшения в работу компании.
Не всем сотрудникам интересно не просто работать за деньги. Им также важно присоединиться к большой и важной цели.
Среди их побудительных мотивов : чувство долга и личная убежденность. Такая мотивация работает, если в компании создана идеология: у Компании есть миссия, цели и замысла, которые формируют идеальную картину, к которой стремиться компания и ее сотрудники.
Тем не менее, для некоторых сотрудников личная выгода и финансовые вопросы (деньги) тоже важны, а иногда и стоят на первом месте. С такими сотрудниками сложнее внедрять улучшения и нововведения.
Инструменты системы управления
1. Организационная структура компании
Структура компании: Уникальная или схожая с другими компаниями? Многие управленцы ошибочно считают, что структура компании должна быть уникальной. При этом, как правило, на самом деле их компания схожа со многими другими компаниями.
Отсутствие структуры вызывает проблемы: Сотрудники не знают свою зону ответственности, бывает сложно определить «слабое звено» и все вопросы решаются через руководителя.
Какая должна быть правильная организационная структура?
В организационной структуре должно быть предусмотрено 7 основных функций:
Управление – планирование на стратегическом уровне, создание идеологии, найм топ-руководителей, управление компанией.
Построение организации – наблюдение за бизнес-процессами, поиск слабых места, описание должностных обязанностей, найм специалистов, связь специалистов с другими частями компании.
Распространение - реклама и продажи
Финансы
Техническая функция
Квалификация / качество продукта
Расширение компании– PR, взаимодействие с партнерами
С правильной оргструктурой все функции становятся последовательны и взаимосвязаны, а на каждой позиции определены ценные конечные продукты.
Почему руководители все время перегружены? Потому что в компании неправильно построены командные и коммуникационные линии между руководителем и подчиненными. Правильное соотношение между командными и коммуникационными линиями: 1 к 100. Большая часть взаимодействий должна быть по коммуникационным линиям.
Для этого нужна правильно проработанная оргсхема, в которой настроена система быстрого потока:
- Сотрудник должен знать, к кому обращаться по тем или иным вопросам. Схема должна быть наглядна и доведена до сотрудников.
- Сотрудник должен понимать, что руководителя не надо нагружать, и что он должен сначала коммуницировать с другими сотрудниками в соответствии с известной ему организующей схемой.
Внедрение оргсхемы дает множество преимуществ: повышается производительность, все сотрудники понимают требуемые от них результаты, понимают и правильно расставляют приоритеты в деятельности, так как понимают узкие места.
Руководители начинают быть руководителями и перестают делать несвойственную им работу. В компании появляется возможность вырастить руководителей внутри компании
2. Статистика – количественное измерение результата
Измерить можно все. И измерить НУЖНО все.
Измерение результатов не должно занимать много времени.
Отсутствие измерения результатов приносит определенные проблемы : сложно увидеть, где тормозится развитие компании.
Сотрудники могут манипулировать руководителями. Руководители не могут адекватно оценить результаты работы сотрудника и его ценность. Руководителям приходиться все время подталкивать подчиненных и тратить на это лишнее время.
Каждый сотрудник должен измерять количественно результаты своей работы. Результаты должны быть визуализированы в виде графиков и других способов.
После внедрения измерения статистики руководители могут принимать правильные решения, так как видят четкую, понятную, измеримую картину. Они меньше рассчитывают на интуицию, а больше превращают управление в инженерную науку.
Также среди плюсов – более легкий процесс выращивания лидеров, возможность оценить сотрудников по их результатам, а также оценить результаты принятых решений. Кроме того, на основе статистики можно предсказывать проблемы еще до момента их появления, на основе наблюдения за постоянно измеряемыми трендами и показателями.
3. Планирование
Без планирования эффективность работы снижается вдвое. Сотрудники не управляют своей деятельностью, а руководители не управляют сотрудниками.
Внедрение измеримых показателей – не есть планирование. Все должны четко планировать свои действия для достижения нужных целей – и сотрудники и высшие руководители. Иметь план в голове – недостаточно.
Без планирования сотрудники показывают низкую производительность труда. Они делают то, что им проще, а не то, что требуется сделать, а также неправильно расставляют приоритеты.
Руководители же, в свою очередь, не могут контролировать сотрудников, либо контролируют их чрезмерно.
Как правильно внедрить планирование?
- Оптимальный горизонт планирования – неделя.
- План обязательно должен быть в письменном виде.
- Все задачи в плане должны иметь точный результат.
- План обязательно должен одобряться руководителем.
- План должен быть исполнимым и содержать приоритеты, чтобы не сорвать выполнение действительно важных задач из-за менее важных.
Внедрение планирования невозможно без внедрения предыдущих пунктов, то есть без внедрения статистики и оргсхемы. Зато после их внедрения можно рассчитывать на рост производительности труда, уровня ответственности и профессионализма сотрудников.
Только после комплексного внедрения всех этих мер руководители могут начать делать свою настоящую работу.Внедрение планирования невозможно без внедрения предыдущих пунктов, то есть без внедрения статистики и оргсхемы. Зато после их внедрения можно рассчитывать на рост производительности труда, уровня ответственности и профессионализма сотрудников. Только после комплексного внедрения всех этих мер руководители могут начать делать свою настоящую работу.
4. Координация и согласование действий сотрудников
и подразделений между собой
Координация – это не только проведение планерок и совещаний. С другой стороны, совещания нужно собирать не только, когда есть действительно большие проблемы или пожарные ситуации. Совещания – важная часть координации сотрудников. Часто руководители не знают, как правильно проводить совещания.
Без координации сотрудники не делают работу до конца и не сбиваются с приоритетов, особенно если есть препятствия в их работе. Руководители не в курсе, что происходит с сотрудниками. Действия разных сотрудников и департаментов остаются несогласованными между собой.
Как правильно внедрять координацию?
- Необходима разработка регламентов, описывающих участников совещаний, процедуры и последовательность действий.
- Необходимо обучить руководителей правильно проводить координацию, а также ввести это в практику и осуществлять контроль.
После внедрения координации можно рассчитывать на еще большее повышение эффективности, на снижение времени на различные согласования и контроль исполнения.
5. Финансовое планирование
Если сотрудникам не давать контроль над финансами, они чувствуют себя отрезанными от реальной деятельности. В то же время, конечно, нельзя отдавать им полный контроль.
Любой компании нужны денежные резервы.
Без финансового планирования сотрудники и руководители могут быть не в курсе, зачем требуется увеличивать доход, они не вовлечены в финансовый менеджмент.
Менеджмент компании часто погружен в операционное управление и не смотрит с высоты птичьего полета. А сотрудники и руководители не чувствуют себя способными реально управлять своей областью.
Как правильно внедрить финансовый менеджмент?
1. Внедрить систему разделения счетов :
- Отдельный доходный счет, с которого никто не может ничего потратить до особого распоряжения, которое выдается еженедельно.
- Отдельный расходный счет, которым управляет директор.
- Еженедельно вырабатывается список расходов, который одобряется руководителем. Расходы никогда не превышают текущий доход, с учетом отчислений акционерам и отчислений в резервы. На расходный счет поступают только одобренные суммы.
2. Внедрить систему заявок на расходы и их согласования
3. Разработать политику по распределению средств – какие есть лимиты, какие есть ограничения и кто за это отвечает
4. Внедрить процедуры одобрения с фокусом на инвестиционный подход – «Как это поможет нашему бизнесу вырасти?»
После внедрения финансового планирования растет ответственность руководителей за весь доход компании, изменяется их точка зрения на финансы. Доходы растут и становятся всегда выше расходов, а акционеры получают свой доход также, как сотрудники свою зарплату
Внедрение системы управления
Внедрение системы управления требует много времени. За три месяца это сделать невозможно.
Ее нельзя внедрять частично. Частичное внедрение не поможет росту бизнеса и не позволит выращивать менеджеров внутри компании.
Некачественное выполнение начальных задач приводит к плохим последствиям в будущем. Бизнес может остановиться из-за препятствий, с которыми сложно справиться. Компания начинает изобретать велосипед, вместо того, чтобы развиваться.
Внедрение системы управления позволяет руководителям и владельцам бизнеса нанять и вырастить грамотных управленцев, высвободить время и заняться развитием, масштабировать бизнес.
Как правильно внедрить систему управления?
1. Не забывать про регламенты, в которых сотрудник должен понимать, что и как он должен делать.
2. Обучить персонал
3. Понять возможные проблемы и препятствия при внедрении
Ошибки при внедрении системы управления:
1. Внедрение только на словах
2. Неправильный расчет усилий
3. Внедрение системы управления не в компанию и руководителей, а только у владельца
4. Изобретение чего-то своего, нежелание использовать готовые проверенные шаблоны
5. Найм неправильных людей на неправильные позиции
6. Слишком долгий ввод в должность
7. Внедрение руками только консультанта, без активного вовлечения собственника
8. Масштабирование и наращивание оборотов без системного фундамента
9. Внедрение самостоятельно, без наставников
10. Внедрение без поддержки сообщества
11. Внедрение без намерения действительно внедрить
Результаты внедрения системного подхода к управлению :
1. Все сотрудники знают цель компании и идут в общем направлении
2. Каждый сотрудник видит свои результаты, самостоятельно их измеряет и заинтересован в их росте
3. Действия сотрудников и подразделений спланированы и скоординированы между собой
4. Услуги предоставляются со стабильно высоким качеством
5. Компания имеет высокую прибыльность, платёжеспособность и кредитоспособность
6. Компания стабильно растет
7. Все сотрудники вовлечены в рост компании
Вы согласны, что без системного подхода к управлению результаты будут хуже, чем с ним? У вас был опыт внедрения системного подхода? Поделитесь своим мнением в комментариях.
И подписывайтесь, дальше будет очень много интересного !