ИП на упрощённой системе налогообложения имеет несложную бухгалтерию, с которой, в принципе, можно справиться и самостоятельно. Но если у вас не «упрощенка», есть сотрудники или вы цените свое время, то всегда можно обратиться к профессионалу. Но какой путь выбрать: брать бухгалтера в штат или воспользоваться аутсорсингом?
Итак, вы решили взять бухгалтера. У вас, как уже было выше сказано, есть два варианта: взять специалиста к себе в штат или воспользоваться внештатным специалистом на аутсорсинге. Давайте рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов.
В штате
Если у вас большая компания, много сотрудников, выручка перевалила за миллион и количество договоров растет от месяца к месяцу, то, скорее всего, вы можете позволить себя штатную единицу. Помните, работник по трудовому договору должен получать зарплату в срок, отпускные, оплаты по больничным листам, а также иметь оборудованное место и материалы для работы, а сюда входят и бухгалтерские программы, и бухгалтерская литература. Одним словом, это затратно. И именно это является главным минусом данного варианта.
Бухгалтер должен быть в курсе законодательных нововведений и изменений. Имея специалиста в штате, вы как руководитель должны его контролировать, следовательно, также должны быть в курсе этого. Безусловно, вы можете довериться специалисту полностью, но это часто имеет отрицательные последствия. Именно поэтому бухгалтер в штате не освобождает вас от необходимости следить за законодательными изменениями. И если вы не фанат постоянного саморазвития и обучения, то этот пункт также можно считать минусом.
Есть и плюсы.
Во-первых, свой бухгалтер всегда под рукой. Вы всегда сможете запросить нужный документ и практически тут же его получить. Вы можете в любой момент проконсультироваться по интересующему вас вопросу. Одним словом, вам не придется ждать, дозваниваться, договариваться о встрече.
Во-вторых, бухгалтер в штате несет ответственность за всю вашу бухгалтерскую деятельность. Но взыскать с него неустойки вам будет все же трудно.
Открыть счет в Совкомбанке
На «удаленке»
Если вы нуждаетесь в помощи бухгалтера, но ваш бюджет не может позволить штатного сотрудника, то ваш путь — сотрудничество вне штата, при котором вы платите лишь за работу.
Необходимо заключить договор, где прописать, что именно вы ждете от сотрудничества, какие работы поручаете, при каких обстоятельствах и кто несет ответственности за штрафы и платит их, и что будет, если условия договора нарушаются.
Какие плюсы у такого выбора?
Во-первых, вы экономите деньги, о чем уже говорилось. Тарифы на такие услуги начинаются от 3 тысяч рублей в месяц. Безусловно, это минимум, а дальше зависит от потребностей вашего бизнеса и нагрузки, которую вы передаете стороннему специалисту.
Во-вторых, если на аутсорсинге вы сотрудничаете не с частным специалистом, а с компанией, то за вашу месячную оплату с вашими документами работает часто не один бухгалтер, а еще и кадровик, бизнес-ассистент, а зачастую и юрист. В принципе, это тоже экономия, так как вместо услуги одного специалиста вы получаете комплексное обслуживание.
В-третьих, заключив договор на бухгалтерские услуги на аутсорсинге, вы можете не следить за законодательными изменениями. Вы передали эту ответственность по договору стороннему лицу.
В-четвертых, бухгалтер на стороне может оценить вашу деятельность не предвзято. Штатный сотрудник не всегда видит ошибки руководства, здесь срабатывает эффект работы по накатанной.
В-пятых, если вдруг случится, что к вам придет налоговая проверка. То налоговики будут не у вас в офисе, а в офисе аутсорсинговой компании. А это менее нервно. Кроме того, такая компания имеет больший опыт в таких проверках, чем вы.
В-шестых, если вы работаете с удаленной компанией, то получаете все услуги бесперебойно. У компании нет отпусков и больничных.
Однако, условия, что фирма, оказывающая вам бухгалтерские услуги, в случае проверки будет представлять ваши интересы должны быть прописаны в договоре с ней.
Плюсы перечислили. Справедливость требует назвать и минусы. Они, естественно, есть.
Во-первых, вы не можете мгновенно консультироваться по бухгалтерским вопросам или получить требуемый вам бухгалтерский документ. У вас есть либо специальные дни для консультаций, либо вам придется отдельно оплачивать такие часы.
Во-вторых, выше описанный плюс может обернуться и минусом. Стороннего специалиста контролировать сложно. Безусловно, отдать все другому и не переживать — хорошо. Но все же вы должны иметь возможность контролировать этот важный аспект своего бизнеса. Помните об этом, когда будете составлять договор и обязательно обсудите и пропишите систему контроля с вашей стороны.
В-третьих, сторонний специалист — это сторонний специалист. Работая таким образом, вы должны понимать, что отдаете информацию о своем бизнесе на сторону. Кто-то вне вашего бизнеса будет знать информацию о ваших доходах и расходах, контрагентах, поставщиках. Естественно, вы пропишите соглашение о неразглашении (не забудьте это сделать), но риск всегда есть. И это риск выше, чем от бухгалтера в штате.
Кроме того, закон от 07.08.2001 №115-ФЗ обязывает бухгалтеров информировать Росфинмониторинг о подозрительных сделках своих клиентов! Это означает, что аутсорсинговые фирмы обязаны предупреждать власти, если заподозрят вас в отмывании дохода или в терроризме. И тогда уже вам придется доказывать, что вы белый и пушистый. Причем делать это компании должны, не ставя вас в известность.
В-четвертых, согласно закону «О бухгалтерском учете» за свою бухгалтерию отвечаете именно вы. Если в результате вы попадете на штрафы, то именно вам их и платить. Как быть? Прежде всего, ответственно подходить к выбору бухгалтера на аутсорсинге, особенно при основной системе налогообложения, где необходимо разбираться во всех деталях. Кроме того, прописать соглашение о финансовой ответственности за ошибки. Если сделать это правильно, то штрафы, которые вы получили по итогам ошибок стороннего бухгалтера, государству оплачиваете вы, но их компенсирует вам потом бухгалтер. Если соглашение было подписано, а компенсация добровольно не происходит, то у вас есть возможность взыскать ее через суд.
Не лишнем будет проверить перед заключение договора с аутсорсинговой компанией наличие у нее договора страхования ответственности.
В-пятых, если вы работаете с аутсорсинговой компанией, то можете рассчитывать лишь на те услуги, что прописаны в договоре. Все другие вам придется оплачивать дополнительно.
Третий путь
Безусловно, есть вариант «сам себе бухгалтер», но в данной теме мы изначально не рассматриваем этот путь. Мы говорим о том, что вы доросли до момента, когда вам нужна помощь.
Возможно ли еще какая-то помощь?
Да. Эту помощь можно получить от банковских сервисов. Например, Совкомбанк предлагает своим клиентам сервис «Мое дело».