За многие годы отделы закупок научились приобретать товары и услуги по низкой или хотя бы приемлемой стоимости, а также оценивать качество закупаемой у поставщика продукции. Однако мир меняется. Сегодня все сильнее проявляется рассогласованность между специалистами по закупкам и подразделениями компании, которые они обслуживают.
Питер Бэндэ-Сэмюэл, эксперт в области трансформации бизнеса, Forbes
Перевод Кристина Мелюк, B2B-Center
Многие сетуют, что их отделы по работе с поставщиками закупают необходимую продукцию дешево, но эти закупки зачастую не удовлетворяют потребностям бизнеса и не обеспечивают желаемого результата. Компании нуждаются в большей ценности.
Попробуем разобраться, почему традиционные практики и подходы в закупках оторваны от реалий и потребностей бизнеса, и какая трансформация необходима специалистам по работе с поставщиками.
Цифровая трансформация
Цифровая трансформация меняет правила игры применительно практически ко всем закупаемым продуктам. На этом фоне и растет разрыв между ожиданиями компаний и закупочной реальностью.
Цифровая бизнес-модель подразумевает интенсивное использований новых технологий, а это предполагает совершенно другие цели и задачи. Теперь внимание акцентируется на клиентском опыте, а не на стоимости. И здесь речь идет о совершенно новом уровне эффективности: зачастую эти модели на 30%-300% более эффективны, чем традиционные. Они ориентированы на совершенно другие задачи и в разы дешевле. При этом технологии также радикально влияют на стоимость эксплуатации.
Специалисты по работе с поставщиками должны изменить свое мышление и начать мыслить с точки зрения суммарных затрат, а не с точки зрения штучной себестоимости. Традиционный подход к закупкам и работе с поставщиками уходит в прошлое ― простых запросов предложений по принципу «получить больше двух заявок и закупить» уже недостаточно, равно как и работы с поставщиками лишь в контексте соглашений об уровне обслуживания.
Руководители и компетентные пользователи
Еще один аспект структурной рассогласованности между отделом закупок и компанией: трудности в понимании потребностей заинтересованных лиц.
В любой компании всегда есть множество заинтересованных лиц, которых можно разделить на две категории: руководители и компетентные пользователи. И те, и другие, работают в одной и той же компании, и принято считать, что руководители говорят остальным сотрудникам компании, что делать.
Как следствие, в обычной практике работы с поставщиками слишком много времени и внимания уделяется отношениям с руководителями и встречам с ними, причем «в ущерб» руководителям среднего звена и компетентным пользователям – то есть людям, которые будут использовать продукт поставщика каждый день. Более того, механизмы управления обычно вообще не учитывают эту группу заинтересованных лиц. Они почти никогда не представлены на совещаниях, а даже если и представлены, то степень их вовлеченности не позволяет вынести на поверхность проблемные вопросы и потребности.
Закупщики должны учитывать интересы обеих групп внутри своей компании. У каждой из этих групп есть свое видение, которое закупщики должны уметь его обнаружить, чтобы более полноценно обеспечить их потребности. Эффективный способ ― беседовать с этими группами по отдельности за пределами управленческих совещаний, чтобы докопаться до истины и понять существующие противоречия.
Рассогласованность на стороне поставщика
Проблема структурной рассогласованности есть и на стороне поставщика. В компании поставщика также существуют разногласия между группами заинтересованных лиц ― руководителями и сотрудниками отделов по работе с клиентами.
Недостаточно посвящать время и направлять усилия лишь на то, чтобы выяснить видение руководства. У обеих этих групп на стороне поставщика разные интересы и разное видение. И крайне желательно, чтобы закупщики работали с этими группами как по отдельности, так и совместно.
И в этом случае совещания, как правило, тоже не дают возможности понять внутреннюю проблематику поставщика. Их не воспринимают как что-то ценное для компании, потому что в результате таких совещаний не обеспечиваются реальные потребности.
Решение, конечно же, кроется совсем не в том, чтобы обязать представителей поставщика присутствовать на совещаниях. Специалисты по работе с поставщиками должны изыскивать способы, позволяющие более системно и глубоко выявлять интересы поставщика. Нужно вовлечь обе группы заинтересованных лиц поставщика наиболее продуктивно и системно выявлять, к чему они движутся.
Надо отметить, что и метод анкетирования в большинстве случаев не эффективен. Индивидуальные беседы и встречи дают гораздо плодотворнее, особенно, если при этом есть четкая повестка, которая формирует структуру, позволяющую людям обнаружить свои потребности или опасения.
Таким образом, специалисты по работе с поставщиками должны понимать, что у компании-поставщика не один, а много голосов. И все это множество голосов заинтересованных лиц нужно учитывать, ведь у каждого из них – свои «законные интересы». Да, это непросто, но все это необходимо «расшифровать», признать наличие интересов различных заинтересованных лиц в бизнес-сообществе, и, в частности, внутри сообщества поставщиков, и найти способ выявить эти интересы.
Трансформация работы с поставщиками
Описанные выше обстоятельства взывают к жизни более продвинутые подходы к закупкам и работе с поставщиками, которые предполагают нечто большее, чем просто «закупить и забыть».
Да, специалисты по работе с поставщиками обладают профессиональной квалификацией, которую они могут применять в различных сферах деятельности или для разных категорий закупаемых товаров и услуг. Но даже при этом им нужно кардинально изменить свою деятельность. В новой эпохе им нужно быть ближе к бизнесу, и чтобы достичь этого, они должны понимать сложности и противоречия, существующие между заинтересованными лицами как внутри своей компании, так и внутри компании-поставщика.
Для того, чтобы обрести эту способность, необходимы инвестиции. Отделы по работе с поставщиками должны перейти на новый уровень, а для этого они должны быть вооружены более совершенными инструментами и обладать более качественными данными. Подобно тому, как меняются закупаемые ими товары и услуги, специалисты по закупкам и работе с поставщиками также должны обновлять свои навыки в процессе масштабной трансформации.