Когда нужно начинать подготовку к деловому мероприятию? Не всегда нужно закладывать слишком много времени. Для стандартной однодневной конференции, состоящей из деловой части, кофе-брейка и развлекательной программы, порой достаточно порядка недели. Однако, очень многое зависит от нюансов.
Что нужно учитывать, чтобы успеть подготовить отличное мероприятие:
🔶 необходимость в брендинге и изготовлении сувениров с нанесением потребует времени на производство, срок зависит от сложности, качества и тиража
🔶 формат — например, если деловая часть требует присутствия многочисленных экспертов и логистики или если одно событие сочетает несколько форматов: конференция + тимбилдинг или форум + премия
🔶 место — мероприятия за рубежом, безусловно, требуют больше времени и предварительного посещения площадки
🔶 масштаб — количества партнеров, участников, продолжительности мероприятия и необходимости в реализации билетов, разработки сайта, приложения и специальных мероприятий
🔶 производство уникальных конструкций требует разработки и согласования дизайн-проекта, последующей транспортировки и монтажа. Здесь процесс может потребовать от 2 месяцев
🔶 время года — если мероприятие приходится на высокий сезон, лучше заранее поторопиться с выбором подрядчика. Новогодние корпоративы, как правило, уже согласованы в сентябре, а к масштабным выставкам и фестивалям можно начинать готовиться за несколько месяцев.
🔶 сроки согласования внутри вашей компании — учитывайте скорость внутренних процедур, которые существенно влияют на скорость работы с агентством на этапе согласований.
Наша команда умеет вписываться даже в самые жесткие временные рамки, ведь мы точно знаем, что в подготовке событий имеет ключевое значение, а на чем можно сэкономить время. Начните проработку мероприятия с письма нам: info@a-pencil.ru Для грамотной организации всех деталей события мы пропишем адекватные сроки пошаговой реализации проекта любой сложности.